如何用信息化实现合同的结构化管理

李懿

摘要:随着社会的不断发展变化，现代企业制度不断优化完善，并对合同管理工作提出更高要求。合同管理作为企业开展经营活动的一个重要载体，是企业经营管理的一项重要内容，与企业的运营发展具有紧密联系。信息化发展水平的提升使得信息技术被广泛的应用到了企业的合同管理工作当中，在极大程度上推动了合同结构化管理的发展。因此，为更好地发挥合同管理的优势作用，为企业的发展提供有效的指导，本文就如何借助信息化实现合同的结构化管理展开相关研究。

关键词:信息化；合同管理；结构化管理

1.合同结构化管理的概述

经济的迅猛发展推动了企业发展规模的不断扩大，各种各样的企业数量在不断的增加，在市场经济发展浪潮中，企业越来越重视企业内部管理机制的优化，对于一些大型企业来说，内部合同管理工作则是非常重要的，而合同管理内容和合同文本具有一定的复杂性，有些合同能够达到数百页。通常情况下，企业的合同条款和内容都是围绕四个基本功能来开展的，会涉及到交易对象、交易内容、交易问题和交易方式。合同文本的内容具有一定的结构性，是影响合同质量评估的一个重要因素，这就要求企业强化合同结构化管理工作，明确合同结构化管理工作的策略和流程，制定一个规范化的标准，为合同管理工作效率和质量的提高提供保障。

其次，计算机技术是信息化技术的一个体现，合同结构化管理中发挥着重要的作用。利用计算机进行合同信息化管理，有利于提高合同审核的准确性和速度。工作人员利用计算机的拆分功能，可以对合同内容进行分类管理，构建统一又分离的合同条款和模板。在相关部门进行审核之后，在应用法律合同模板和公司业务人员进行交流沟通，满足合同交易目标和法律要求。

2.合同结构化管理的信息化发展趋势和优势作用

2.1合同结构化管理的信息化发展趋势

信息时代的到来，信息技术被广泛的应用到了企业的管理当中，提高了企业的管理质量和效率，为企业的发展和生产运营效率提升创造了一个良好的环境。合同管理是企业运营管理的一个重要环节，企业的合同结构化管理离不开信息技术的应用，利用管理信息系统和ERP系统能够实现对数据信息的共享，提高了合同管理工作的准确性和速度，节省了大量的成本。在应用信息化实现合同结构化管理的过程当中，要求企业建立一个有效的计算机平台和结构化管理的集成系统。用户通过登录系统就可以完成合同审核、数据传输等一系列操作，有效的减少了时间的浪费，提高了系统运行的可靠性和安全性。

2.2合同管理信息化的优势作用

合同管理信息化有利于实现对合同的动态化管理，保障企业外部经营和内部管理的活力，实现企业经济效益的最大化。首先，合同管理信息化推动了合同管理工作的系统化、规范化发展，改变了传统由业务部门分管合同的现状，能够实现对合同的全面处理，解决了信息分散、管理不规范等难题，优化了工作流程，保障了管理制度的全面落实和执行。其次，合同管理信息化减轻了工作人员的压力和负担，将管理人员从手工劳动中解放了出来，节约了人力资源成本，改变了传统合同管理的弊端，以结构化的信息系统为工作基础，构建了专门的信息交流软件和集成系统，提高了各级员工的工作效率和信息分享的效率。另一方面，合同管理信息化可以为企业创造经济效益提供更大的空间，因为合同管理信息化消除了空间距离，减少了业务人员的异地往来，降低了差旅相关费用的支出。

3.合同管理信息化存在的问题

3.1缺乏对合同管理信息化的认知

随着信息技术的深入发展，对于企业的合同管理方式和理念造成了巨大的冲击。就目前来看，大多数企业的合同管理工作不能顺应时代发展潮流，仍然保持着落后的管理工作理念，缺乏对该项工作的资金投入，无法引进先进的信息化技术手段。其次，大多数企业缺乏对合同管理信息化重要性的认知，很多时候合同管理信息化工作只是流于形式，没有得到具体的落实，而相关的管理工作人员缺乏专业性的知识和足够的能力，跟不上信息化技术发展建设的步伐。

3.2缺乏完善的合同管理信息化制度

合同管理信息化工作的发展和完善的管理制度体系是离不开的。就目前来看，大多数企业对于合同管理工作很难形成一个统一有效的管理标准和规章制度，缺乏一定的针对性。另一方面，虽然大多数企业都引进了信息化技术，但是在运行过程中，不能将信息技术的优势作用发挥到最大，管理系统存在一定的缺陷，影响了合同管理工作的有效开展。

4.用信息化实现合同结构化管理的策略

4.1规范同起草功能和会签功能

合同起草和会签是合同管理和控制的重要环节，要求企业制定一个规范化的合同范本管理机制和合同范本，在工作人员进行合同拟定和签署过程中可以利用合同范本的关键功能，对信息的收集和处理，方便经办人更好的进行合同鉴定。其次，在合同稿件上传过程中，合同的信息化管理系统具有自动提取功能，能够对内容进行编辑和自主筛选，剔除一些不合规定的内容或者是对这些内容进行优化。另一方面，企业要整合合同审核盖章流程，建立一个有效的统一标准，管理信息系统的优势，将工作人员的职责和功能固定在流程系统当中，结合业务流程进行审批，提高发挥合同履行效率和审批效率。

4.2加大培训和宣传力度

在合同结构化管理信息化系统建立之后，企业也要注重对合同管理系统的培训工作和学习活动的开展。因此，企业要对合同管理工作的从业人员和领导人员进行全面的培训，明确培训内容和重点，让其掌握合同管理流程、审批权限、制度操作方法等多项内容，增强其风险防控意识，增强其对管理信息系统的掌握，不断提高其自身的业务能力，推动企业合同管理信息化的发展。

4.3建立合同评价机制

合同管理信息系统具有很大的便利性，为企业合同管理和审批工作提供了有效的途径。因此，企业要结合实际情况制定活动评价机制，明确合同管理的各项内容和工作。同时，企业可以设置一个后评价小组来对合同评价机制进行完善。通常情况下，后评价小组要负责合同的审核和评价，如果发现合同内容出现异常则需要对其进行标记和解决。最后，合同效果也是后评价小组需要负责的一项重要内容，通过判断合同是否能够达到预期目标，明确合同执行存在的问题，根据问题制定解决对策，保障企业内部合同管理的科学性。

5.结语

合同管理信息化工作和企业的运营发展具有紧密的联系。随着科学技术的不断发展，计算机技术在合同管理工作当中得到了广泛的应用，这就要求企业强化合同管理信息化结构建设，提高企业合同管理的质量和效率，实现对合同风险的有效控制，为企业的长远稳定发展创造一个良好的环境。

参考文献：

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