浅谈提升计生办档案管理水平的策略

程千明

摘要：新时期下，我国计生办档案管理在面临机遇的同时，也存在一些问题和不足，主要是思想观念创新不足，忽视完善数据库的构建，相关制度不完善，以及管理人员素质偏低，为了使档案管理水平提高，新时期下我国计生办应采取各种措施加以完善。

关键词：计生办；档案管理；互联网+

随着计生工作在新时期下的转型发展，使计生档案管理科学化迈入了更准、更严、更新、更高的阶段。提高计生档案管理水平，提高计生办工作效率是重要的一项不可忽视的工作。更需要知道的是，计生办档案管理工作当前存在一些问题与不足，使工作实效性的提高受到影响，必须采取措施提高管理水平。

一、计生档案管理的重要性

作为当地重要的制定计生政策的资料，计生档案是计生工作过去的积淀，担负着对我国计生事业发展历程进行记载的重任，正在成为重要的各项工作的法律依据和凭证。

（一）计生档案管理是计划生育事业发展的信息载体

与国家推行计划生育政策同步，计生档案工作管理距今已有30多年的历史，计生档案记录着公民的婚育信息、国家针对计生部门的重要决策、计生部门自身设定的法规政策、发生重大事件的记载以及计生管理工作人员在长期工作中总结出的经验等等，其本身就是一部计生工作发展版的百科全书，在我国人口管理工作中举足轻重，不可或缺。

（二）计生档案管理是维护人民群众的合法利益的基础佐证

近年来，随着时代的发展，计生工作方法方式的转变，工作思路的提升，计生利益导向机制日渐深入，不管是省市各级人民政府，还是国家及相关职能部门均相应出台了一系列优先优惠政策。例如：地方上出台的各种对计生户的优先优惠政策和国家出台的“计生家庭特别扶助金”、“农村部分计生家庭奖励扶助金”制度，而在计生档案为优惠政策享受人员提供了重要佐证资料，将对计生工作的监督权、知情权和参与权赋予人民，杜绝和防止了发生不公正、不公平的现象，对计生利益导向政策起到很大作用。

（三）计生档案管理是政府科学决策的重要依据

计生档案资料是不少人口和计生统计数字的来源。在工作中，对这些数据进行分析和处理，政府统筹计划可利用其结果，为政府决策提供人口数据，为区域经济发展指出工作重点，对生产的科学统筹安排提供前瞻性的理论数据。同时，随着我国任用干部制度的规范化和法制化，在选拔和任用干部中，各级政府、党委多年来都将计生关严格把好，将计生国策的严格实施作为第一条件，为各级政府、党委选拔人才，计生档案提供了可靠依据。

二、当前计生办档案管理存在的问题与不足

虽然计生办档案管理工作在新时期下面临各种机遇，有利于提供管理水平，但由于未严格落实相关技术措施，以及部分人员综合技能弱，导致管理工作实效性难以提高，总之，当前我国计生办档案管理主要存在以下问题：

（一）思想观念创新不足

某些档案管理人员在档案管理活动的开展中，仍然采用传统方式，拘泥于采用输入编号进行查询，对档案的借阅和入库等信息用笔记录，思想观念陈旧。这种方式较为落后和陈旧，影响工作实效性的提高，也会耗费比较长的时间，对新时期的要求难以顺应，导致难以提高管理工作效率。

（二）忽视构建完善的数据库

未能根据档案管理需要，也没有顺应时代发展要求，进行完善数据库资料的构建，使得数据信息不全面。同时，也导致难以提高档案的查阅、入库等工作的效率，以及难以提高档案管理服务质量。

（三）相关制度不健全

例如，未根据档案管理的需要和新时期的要求，进行完善健全的档案管理制度的构建，使得档案管理工作难以达成规范化和制度化。同时，严格的档案管理奖惩激励机制和责任制也未建立，导致管理人员主动性难以被激发出来，从而难以提高档案管理水平。

（四）管理人员素质偏低

例如，原先的档案管理人员思想观念陈旧，年龄较大，不熟悉扫描仪和计算机的操作，对新时期的要求难以顺应。此外，他们的责任心不强，计生办也忽视了责任心强、基础扎实档案管理人员的引进，导致难以提升工作实效性，亟需完善和改进。

三、新时期提高计生办档案管理水平的对策

为顺应新时期的要求，以及解决计生办档案管理工作存在的不足，结合我国计生办实际情况，提出以下对策。

（一）创新管理思想观念

计生办档案管理人员要注重思想观念的扭转，顺应新时期的要求，重视互联网和计算机的使用，发挥数据库、计算机和互联网的作用，使档案管理水平不断提高。例如：要对思想观念及管理方式进行创新，并对相关措施与制度加以完善，从而使档案管理数字化水平提升。

（二）构建完善的数据库，提高管理工作效率

对扫描技术的使用予以重视，促进档案管理数字化的实现，便于查阅档案资料。以便于查询档案资料，档案管理水平提升为目的，建立完善健全的数据库，将计生办档案信息资料详细录入，使数据库的数据和知识储备实现充实，为顺利进行档案管理活动打下基础。要建立健全的檔案资料查询目录，便于查询信息资料，为使用者和管理者提供方便。

（三）制定健全的管理制度，推动管理工作制度化

根据档案管理工作需要和新时期的要求，进行完善健全档案管理制度的构建，并严格落实和执行，使档案管理规范化和制度化。对管理人员的职责要加以明确，对责任制及奖惩激励机制进行建立并严格落实，让他们对自身职责认真履行，对自身工作任务出色完成，对各项活动基于档案管理流程有效进行，实现提高工作实效性。

（四）引进高素质人才，提高管理队伍综合素质

注重引进工作技能高、责任心强及专业基础扎实的人才，使计生办管理队伍不断充实，为顺利开展各项活动打下基础。建立健全管理培训制度，采用交流学习、学术讲座、课堂授课等形式，让管理人员加强学习相关知识，使工作经验不断丰富，管理实效性提高。

四、结束语

总之，新时期下，为了使计生办档案管理水平进一步提高，应注重管理思想观念的创新，进行健全数据库的构建，对完善的管理制度进行制定，进行高素质人才的引进，并加大资金投入，重视应用现代信息技术，如此，才能顺应要求，使管理水平提升。也将优质服务提供给使用者，促进管理服务质量和实效性提高。

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