城乡居民社会养老保险档案管理问题及其措施的探析

穆友杰

摘要：在我国社会进入老龄化的形势下，城乡居民需要提供养老保险服务的人员数量不断增加，保险制度也在不断的改革和变化，这就为养老保险档案管理工作的开展面临了新的挑战，为其管理工作提出了新的工作要求和标准。当前由于城乡居民的工作变更比较多，这需要随时的更新养老保险档案内容，使得养老保险档案的变得日益复杂。基于此，本文阐述了城乡居民社会养老保险档案的主要特征及其管理必要性，对城乡居民社会养老保险档案管理问题及其措施进行了探讨分析。

关键词：城乡居民；社会养老保险档案；管理；必要性；问题；措施

社会养老保险档案需要完整地记录每一个参保人的详细信息，包括具体参保情况、参保年限以及退休之后享受到的待遇，数据量极为庞杂，给养老保险档案管理带来较大困难。所以需要结合具体保险档案管理需求，不断优化城乡居民社会养老保险档案管理机制，明确管理流程，应用信息化的手段辅助进行档案管理，保证档案管理的合理性。因此为了做好城乡居民养老保险档案管理工作，以下就城乡居民社会养老保险档案管理问题及其措施进行了探讨分析。
一、城乡居民养老保险档案的主要特征

主要表现为：第一，档案数量多，我国养老保险制度处于不断的完善之中，参与城乡居民社会养老保险人员也在与日俱增，使得城乡居民养老保险档案的规模变得越来越庞大。第二，具有较强的动态性，受到诸多客观因素以及主观因素的影响，城乡居民的薪酬以及工作单位都会出现变动，在这种情况下，员工的养老保险也会相应出现变化，使得城乡居民的养老保险档案管理工作存在动态性特征。第三，遵守以人为本的要求，城乡居民养老保险档案工作要以人作为管理对象，所以应当遵守以人为本的原则展开养老保险档案管理工作。

二、城乡居民社会养老保险档案管理的必要性

　　随着我国社会保障体系的逐渐建立健全以及养老保险制度改革的不断推进，城乡居民养老保险管理形式以及执行制度发生了翻天覆地的变化，能够更加满足人们的实际需求，维护人们的合法权益。城乡居民社会养老保险档案管理工作的顺利开展直接关系着城乡居民的自身利益，当参保人达到领取退休金的年限之后，在获得养老福利的过程中需要办理很多手续和文件，保险档案作为提供参保人保险信息的重要途径，在城乡居民合法利益维护过程中承担着重要的任务。社会养老保险档案会保存参保人完善的个人信息数据，并帮助参保人构建个人账户，及时将所交的保险费划归到参保人的个人账户中，实现保险之间的有效续接以及基金的转移，为居民合法权益的维护提供重要依据。

三、城乡居民社会养老保险档案管理存在的主要问题

　　1、档案意识问题。从目前城乡居民养老保险发展的进程来看，档案管理意识淡薄。某些地区对档案工作资金投入不足，档案保管设备短缺，档案保管不善。档案管理的人员身兼多职、临时机动，对档案工作放任自流、听之任之，认为只要抓好平时的日常业务工作开展，档案管理工作可有可无，看不到长远利益，只注重直接利益、自身利益。这些原因的存在直接导致档案资料收集不齐全、不及时，质量要求不高，档案保管存在风险等档案管理不规范现象。从根本上说这些存在的种种现象都是档案管理意识不强、重视程度不够造成的。

　　2、档案管理软件问题。目前各省出台了相应的档案管理办法，并没有一个统一的软件来全面进行档案管理，从而使得所有档案管理工作变得异常琐碎而繁杂。而由于整体档案管理的范围、分类和整理方式有所不同，随着时间的推移就会出现诸多问题。在实际工作中，工作量的增多，档案管理实际操作参差不齐，缺乏统一操作的尺度与要求，整体工作的水平及效率低下，人力物力耗费巨大，对以后养老保险数据的统计和管理以及转移工作带来许多不便。另一方面现代人参加养老保险的意识增强，参保对象越来越多，档案资料越来越要求规范齐全，这势必会增加管理者的工作量。新时代的社会保障对档案管理水平提出更高层次的要求。

四、加强城乡居民社会养老保险档案管理的措施

1、建立健全档案管理制度建设。城乡居民养老保险档案与当地居民的利益息息相关，因此，完善居民养老保险档案的管理体系，将信息的手机与互联网技术相结合，可以更好地为居民服务，相关人员应当不断提升自身素质，努力更新自身知识体系，运用专业的知识和良好的素质为城乡居民服务，对于纸质版的档案，应当按照相关规定进行管理和保护，在保证纸质版资料完好的同时应当建立一套完整的信息索引体系，方便在之后的工作中进行查阅，对于电子档案，应当建立完善的备份，避免之后因为一些意外情况导致档案丢失，与此同时还应当保证电子档案的安全，绝不能出现信息泄露的情况。

2、充分重视城乡居民社会养老保险档案管理工作。第一是加强城乡居民社会养老保险档案管理决策人员和管理层对城乡居民社会养老保险档案管理工作重要性的认识，为了避免管理工作的混乱，可以成立档案管理小组，对整个档案管理工作进行统筹安排，与此同时，把城乡居民社会养老保险档案管理工作列入相关人员的绩效考核中，以此来凸显城乡居民社会养老保险档案管理工作在整个社保体系中的重要地位。第二，从城乡居民社会养老保险档案管理人员入手，提高其对档案管理工作的重视，主要的方式还是通过加强他们对档案管理工作和构建和谐社会关系的认识，使其明白他们的工作关系着人民生活的稳定性，从而在日常的工作中端正态度，表现出积极性，提高城乡居民社会养老保险档案管理的工作水平。　

3、提升管理水平。各级特别是乡镇一级城乡居民社会养老保险部门应克服资金紧张的困难，购置先进的微机设备，装备档案室。要尽力做到统一标准，以便计算机联网及共享社会保险档案数据。同时应着力进行档案管理的软件开发工作，由上级城乡居民社会养老保险部门统一组织实施。软件功能应包括：档案的自动快速编目，及档案信息的自动检索，可以实现对档案资料的快速查询统计。

　　4、加强档案信息化建设。计算机技术的快速发展给城乡居民社会养老保险档案管理工作提供了新的途径。传统的纸制档案管理模式管理效率低下，档案查询与调用的速度慢，而且纸质档案还容易受到自然灾害、人为损坏以及各种因素的影响而出现纸质档案丢失或缺损问题，影响档案的完整性。社会养老保险档案管理部门需要建立专项的电子信息库，将所有关于养老保险档案的纸质信息电子输入到信息库当中，将原有的纸质档案转变为信息档案，从而可以减少档案的存储空间，降低档案的保管费用。同时，还可以利用信息技术构建档案管理的官方网站，提高档案的收集速度和应用效果，并利用各种即时通信平台收集群众对档案管理工作的意见，调整和优化当前的档案管理活动，保证档案管理效率。

结束语

　 综上所述，城乡居民社会养老保险是社会基础保障机制的重要组成部分，其可以为社会保障服务的顺利开展提供数据支持，因此必须加强社会养老保险档案管理。并且作为国家档案资源的主要内容之一，社会养老保险档案能够真实反映参保人义务缴费履行情况以及所需要享受的社保待遇，可以维护城乡居民的合法权益，因此必须加强对城乡居民社会养老保险档案管理问题及其措施进行分析。

参考文献：

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[2]王婧.基于机关事业单位养老保险档案规范管理的问题分析[J].中文信息，2018（07）

[3]张艺菲.关于城乡居民社会养老保险档案工作的思考[J].办公室业务，2017（22）