现代企事业档案科学保管及有效措施研究

关绍鹏

摘要：为了提升企事业档案管理水平，本文主要对现代企事业档案科学保管及有效措施进行研究。文中分析了企事业档案保管内容，并提出了保管措施，如落实好安全保管工作、档案信息资源的开发和利用、保卫和保密管理，希望可以为有关人员提供参考。

关键词：现代企事业档案；科学保管；有效措施

档案室中有很多的档案资料，且分类比较复杂，如果管理不当，就会出现档案信息缺失以及损坏的问题，这对企事业单位而言是一种损失。近些年来，随着自然灾害的频繁发生，档案安全管理存在严峻的考验，特别是在自然灾害面前，如果采取的措施不合理，就会引发灾难性的损失。为了落实好档案保管工作，需要从不同的方面着手，采取有效的措施，如，提升管理人员意识及操作技能、利用先进的技术方法开发利用档案资源等，促进企事业单位档案管理水平的提升。

1、企事业档案保管内容

第一，日常性的保管和保护工作。其主要包括库房清洁、企业档案的入柜上架整理、温度和湿度的观察监测、库房安全保卫等等；第二，预防性保管和保护工作。主要是对档案采取的各项维护措施，比如防盗、防潮、防火以及防高温等。第三，抢救性的保管和保护工作。一般指对破损或是载体变质的档案实施修补以及复制。第四，条件性的保管和保护工作。一般包括库房的规划建设和使用、档案装具的挑选、设备购置和维护^[1]。库房管理是企事业单位档案保管工作中不可缺少的一部分，可以为档案保管工作奠定良好的基础，因此，档案管理人员应该落实好库房管理工作，为档案工作的有序开展创造必要条件。

2、现代企事业档案科学保管措施

2.1落实好安全保管工作

2.1.1加强管理意识，清楚规定职责

在档案维护工作中，需要确保档案室内资料的安全性以及完整性。企事业单位应该注重档案安全维护工作，以安全为首要原则，实施主管领导负责制，清楚规定责任和权利，加强日常管理，将相关的措施全面落实到位，落实责任到个人。档案所属部门的领导需要积极的宣传档案安全工作，组织构建档案管理小组，对安全管理系统进行优化和健全，制定清楚的档案工作流程，包括登记、检查以及管理等，全面落实相关的安全管理工作^[2]。

2.1.2提升档案管理人员的意识和技术能力

档案管理人员是落实档案相关工作的主体，其业务能力关系到档案管理工作的效率和质量，特别是当前档案室中引入和运用了先进的管理设备及技术，这就对档案管理人员的业务能力提出了较高的要求，管理人员应该发挥主动性，不断的学习专业知识，强化对档案保管的管理操作能力。要想适应当前档案管理工作要求，就要组织档案管理人员实施培训，依据具体的岗位，分途径、分层次的实施业务培训，补充档案管理人员的专业知识，让其及时的掌握最新的管理技术，充分发挥出各项管理设备和技术的作用，提升工作的效率^[3]。

2.1.3 落实安全工作管理措施

在日常管理工作中，需要全面的落实有关的制度，比如查阅制度、管理制度、销毁制度、保密制度等等。将档案安全工作和其他方面工作进行结合，如，利用、管理和接收，实现相互配合。档案室中需要配备好相关的防护设备，同时定期做好防护工作的安全检查，包括防虫、防盗、防火、防潮以及防尘等等，落实好安全保管设备的维护和检修工作，定期对落后的消防器材进行更新，注重排水系统检测工作，对于档案室底层窗户实施加固^[4]。只有全面执行相关的安全防护措施，才能确保档案室安全，及时的应对各种突发状况。

2.1.4促进档案信息化建设，实施档案数字化管理

在档案安全管理中，应该遵循预防为主、防治结合的原则，运用先进的信息技术，促进档案数字化管理发展，从而延长档案使用寿命，确保其安全性。传统档案管理方式已经无法满足当前档案管理工作发展的要求，对此，应该积极的转变档案管理模式。互联网时代，档案管理技术得到了极大的发展，基于档案室能够构建一套自动化的、全面的档案信息管理系统，把需要长期保存的档案实施数字化录入，实现档案信息化，这样可以保存更多的档案资料。针对存在特殊要求的档案资料，除了要数字化保管之外，还要注重纸质资料保管^[5]。在对电子档案实施管理中，应该及时的备份和加密处理，避免档案信息出现泄露、损坏等问题，提升电子文件安全性。

2.2档案信息资源的开发和利用

2.2.1重视档案资源建设，给开发利用奠定良好的基础

在档案资源开发利用方面，应该先落实好收集工作，如果没有档案资料，就不能建立资源信息网络，更谈不上资源开发。对此，档案部门就应该及时的录入档案信息，并确保信息的准确性，不断的补充馆藏资源，给开发工作奠定良好的基础。

2.2.2提升档案开放力度，适应档案资源开发利用的要求

在档案开放方面，应该在保护档案所有者利益的前期下，按照“开放档案的范围应最大化，档案保密范围应最小化”这一原则，提升开放工作的速度。还要提升档案鉴定工作的速度，制定合理的降解密制度

^[6]。

2.2.3应用信息技术，提升开发利用效果

在对纸质档案转化成数字信息时，需要借助多种手段，如资料录入、计算机扫描等，进而发挥出计算机以及互联网的作用，构建信息化网络，让管理可以实现自动化，自动传输数据。通过提供多种服务，如网络信息咨询、传递、计算机，检索等，公开的发布档案信息。

2.3落实好保卫和保密管理

档案资源是企事业单位的重要文化财富，其中包括一些机密性档案信息。档案工作人员需要保持警惕，落实好库房的相关保卫保密工作，确保档案安全性。档案库房需要制定有效的管理制度，库房管理人员应该落实好防盗工作，消除所有可能引发档案信息失窃的漏洞。非库房管理人员，没有通过批准，不可以进入库房。对于绝密、珍贵的档案资料，需放到保险柜保管，放置在专门的保存地点。进出档案库房的档案，应该及时的进行清点和登记^[7]。在库房管理工作中，为了最大程度的杜绝失密的可能性，管理人员就要具备较强的职业道德，如果不是因为工作原因不可以谈论档案内容，以免泄漏保密性较强的档案资料。对于库房中档案的存放情况以及管理制度内容，都要加入到企事业档案室保密工作中。

结语：

综上所述，企事业单位需要充分认识到档案管理的重要作用，积极的开展管理工作，以促进企事业单位自身的发展。现阶段在档案管理中还存在较多的问题，这就需要正确的分析问题，并采取有效的措施进行解决，落实好档案保管工作，为档案利用奠定基础。

参考文献：

[1]常峰.“互联网+”下档案管理效率的提升策略研究[J].文化产业,2021(19):64-65.

[2]李蕴佼.新媒体时代档案管理策略分析[J].产业与科技论坛,2021,20(12):266-267.

[3]李英.新时期事业单位档案管理工作的策略[J].科技经济导刊,2021,29(16):247-248.

[4]李进军.提高档案管理科学化水平的有效途径探索[J].兰台内外,2021(13):28-30.

[5]陈佳星,曾琛.企业档案管理现状及改进措施[J].当代旅游(高尔夫旅行),2018(11):89.

[6]关蓓蓓.提高企事业单位档案管理科学化水平[J].现代营销(经营版),2018(09):138.

[7]胡选江.如何提高档案管理科学化水平[J].办公室业务,2016(05):62+64.

作者简介：关绍鹏（1962.7－），男，籍贯：辽宁省沈阳市，现职称：馆员，学历：本科，研究方向：档案管理。