应用于信息化档案管理的预归档方法研究

车凤

摘要：随着科技的迅速发展，当今社会已经全面进入信息化、数字化、网络化的时代。档案信息的跨地区、跨部门利用日趋频繁，而传统档案管理面临着严峻的考验，因其使用效率较低，已适应不了新形势下社会发展的需要，在信息化条件下采用预归档方法进行档案管理可以有效提高工作效率。

关键词：信息化;档案管理;预归档

1 引文

近年来，在信息技术的大力推动下，各个单位都在进行档案信息化、数字化的工作，并将建设数字档案馆、提高各级档案管理信息化水平摆在重要位置。档案信息化是在国家档案建设管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。档案管理模式从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。档案信息化建设必须遵循三条基本原则，即文档一体化、双轨制和确保网络安全。

2 档案信息化建设的现实状况

2.1 电子档案的收集、管理工作还不规范

档案是记录各级组织在日常管理、业务工作、学术研究等方面的真实记录，不仅具有重要的参考作用，还具有重要的参考价值。随着无纸化办公的飞速发展，传统的纸质档案收集整理作变得尤为困难。目前，国家标准是实行“双轨制”标准，即纸质文档和电子档案同时保存，但是许多单位在档案信息化方面还基本是空白，整体工作还处于起步阶段，面临着大量有保存价值的电子文档流失，同时收集到的电子文档格式标准不统一、数据不齐全等问题突出，急需加强档案的信息化管理。

2.2 档案的归档工作还不高效

当前随着我国信息化建设的发展，各单位为档案管理工作创造了一个良好的使用环境，基本实现档案资源信息化、有效整合、共享功能。但是在文件归档初始阶段，由于文件数量庞大，使用周期不确定，文件不能按照发文字号的顺序回收，往往需要耗费大量的人力、物力和时间对归档文件进行整理排序，直接导致文件归档可操作性不足，效率低下，延长了档案整理的周期，在一定程度上影响了档案的查阅和利用。

2.3 档案信息安全体系还比较脆弱

互联网作为一个开放和自由的空间，在给档案资源共享带来便利的同时也带来了许多的安全隐患。各单位的档案中有许多内容是由保密要求的，保密档案在规定的保密期限内只能按照规定的程序对特定的人员开放，这是规章制度的硬性要求。但是，这些信息一旦被黑客或者其他组织盗取或者破坏，轻则对档案管理造成不便，重则造成一定的经济损失，甚至是威胁到国家安全。

3 档案管理系统设计

预归档库：管理人员对日常回收的纸质文档和电子文档进行初步收集整理，可保存于档案柜或硬盘中，形成未归档资料的预归档库。

数据归档：将预归档库中的文档录入至档案库，如图2所示。

①组卷：事先将纸质文档按发文字号进行排序，根据案卷盒的大小选取厚度适当的文件，即形成一卷文档。

②录入信息：将每一卷文件，按照年度、全宗号、案卷号、标题、发文字号、发文单位、页数（张数）、归档日期、责任人、保管期限等字段信息进行录入。

③生成档号：系统按照录入的顺序自动生成档号，也可通过手动录入档案的案卷号、序号生成档号。

档案检索：在搜索框中可通过输入关键词来实现搜索。

档案使用：在通过检索找到需要的档案后申请使用，经过审批后可以进行借阅或者复印。

使用查询：查询使用档案的历史记录。

预归档的方法是对归档文件进行初步处理，建立预归档库，管理人员对日常回收的纸质文档和电子文档进行初步收集整理，首先对已回收的纸质文件按照发文字号进行排序，然后将每一份文件，按照年度、全宗号、标题、发文字号、发文单位、页数（张数）、责任人、保管期限等字段信息录入预归档数据库，将纸质文件和电子文件分别保存于档案柜或数据库硬盘中，形成预归档库，待文件全部回收后，进行数据归档工作。

4 新形势下如何做好档案信息化建设

4.1 完善信息化的标准和各项规范

随着档案数字化是档案信息资源共享的基础，数字化标准不完善不统一、通用性不强、实用性不足，严重影響了档案信息资源的共享。根据档案信息化发展的需要，科学制定档案信息化的各项管理规范、业务规范和标准统一，确保在档案信息化建设实现之后，能够做到互联互通、档案信息共享。

4.2 完善档案管理系统

随着档案信息化的工作开展，各级已经在一定程度上实现了档案的信息化。但是档案工作的各个环节和不同类型档案信息管理使用的软件系统还不统一，存在一定的不兼容性，导致档案信息资源无法共享。档案管理系统需要采用最新的网络技术、数据库技术、存储备份技术等，做到功能齐全、系统稳定等要求，满足档案使用管理的各项基本需要。档案管理系统同时要覆盖档案工作的全部过程，即“收、管、用”这三大内容。档案管理系统要按照实体文件归档与电子文件归档相结合、实体利用与网络利用相结合的思路进行系统的研发，切实提高工作效率。

4.3 加强档案信息安全

档案信息安全是档案信息化建设必须高度关注的关键因素，我们要建立严格的信息安全制度，严守各项保密规定，并且同步建设网络安全防护体系。可以采用加密、网络的访问控制、防火墙等技术确保档案信息的机密性、完整性和可用性，为档案的信息安全提供保证。

4.4 提供快捷的服务利用

服务利用是档案工作一个永恒不变的主题，也是档案的使命和职责所在。档案的信息化建设说到底就是以信息技术为支撑，充分发挥档案的利用价值，更好地为用户提供服务。资源共享对于实体的纸质档案来说实现起来比较困难，但是在信息化的条件下，将其变为可能。人们在生活的许多方面都需要跨部门甚至是跨地域进行档案的查阅工作，各地的档案资源共享可以最大程度地发挥档案的作用，并给人们带来极大的便利。

参考文献：

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