办公室自动化、办公自动化与OA

孙国胜

摘要：传统的办公室工作技术较为单一，原有的工作模式已不能满足工作需要。要提高办公效率，减少人工费用，就要借助现代化技术。计算机应用于人们的工作和生活中，在企事业单位管理中发挥着重要的作用。OA是办公室自动化的简称，是利用计算机进行数据存储、运算、分析等工作。在信息沟通方面，办公自动化的应用打破了原有的办公模式，使信息接收更加顺畅。

关键词：办公室；自动化；OA

从当前的工作情况来看, 办公室管理自动化及基本工程要素包含传递、整理以及思考三个基础组成部分。想要实现办公室自动化管理, 必须要有打印机、传真机等可以对文字进行处理的现代化设备。可以是机械设备, 也可以是其余类型的设备。还要对办公室资料管理配备相关的机械设备, 整理计算机。信息化技术的本质不光是对资料进行整理, 还需要体现其自动化本质。部分设备可以帮助人们完成思考或者帮助人们提出问题的解决方式, 这些都是可以提升设备智能化水平的发展方向。除上述各个要求以外, 现代办公室自动化还需要专业的工作人员进行辅助, 才能完成管理。作为专业工作人员来说, 应当具有专业化知识, 对个人知识掌握情况进行管理, 在办公室中拟定切实可行的管理制度, 不断完善制度, 使制度可以适应当前办公室的计算机问题, 从而组成信息结构模式。

1 办公室自动化

办公室业务一般为文件起草、处理、通知、存档及查询等，通过计算机对文字信息进行存储处理。办公自动化范围很广，如办公过程中的某项技术等。办公室常用的基础设备如打印机、复印机、传真机等，对文档进行复制、打印、远距离传输，属于办公自动化范畴。人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等是办公事务中常见的应用软件，很多企事业单位已将常用的办公软件制作成软件包，以便对数据进行共享或调用，提高办公效率。

2 计算机办公自动化系统的应用

计算机办公自动化事务的处理由综合数据库提供信息，针对需要做出决策的问题，构造或选用决策数字模型，结合内部和外部条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。一体化、网络化办公系统的优点是可以使本单位的办公信息运转更紧凑，也有利于和外界的信息沟通，实现信息资源共享。

3 办公室自动化和计算机应用实践

3.1 信息和数据处理

高效处理各项信息和数据是办公室实施自动化的最终目的，所以需要对信息和数据进行收集、整理和归纳，再对其进行核算，最后进行分类存档、保管和修改等工作。这些工作十分烦琐，需要运用成熟有效的办公自动化管理模式，使办公自动化变得更便捷、实用、可靠。便捷是指计算机对数据和信息存储、提取方便;实用是数据信息开放共享，方便企业获取信息;可靠是指对计算机数据的分析真实有效。办公室管理的重点是计算机数据和信息，实际应用中，这些数据和信息可以为使用者提供文件体系，便于快速找到所需信息。

3.2 信息和数据传输

对数据信息进行保存，通过自动化系统处理信息并发送到用户手中，实现了办公自动化。利用传真机、复印机等机械设备对数据进行传输也是办公自动化的一种方式，很多单位还专门设有局域网络，通过局域网进行统一管理，即利用远程技术对计算机进行资源共享。

3.3 判断和决策

应用计算机办公自动化技术，工作人员可通过计算机完成各项数据的整理分析，保证了数据准确性。管理者与决策者可通过办公室管理系统进行信息查询，解决了工作中的问题，将复杂的问题变得简单化。

4 优化办公室自动化和计算机应用的措施

4.1 提升人员素质

办公室自动化通过计算机操作，但核心是人员自身，良好的素养是提高办公效率的前提。工作人员要对各领域知识有所了解，这样才能更好地做好本职工作。很多先进设备及技术要求具备一定的专业知识和技能，工作人员要全面掌握办公室设备操作和使用方法。各单位要定期对员工进行专业知识培训，制订奖励机制，激发员工的学习热情。

4.2 健全管理体系

健全管理体系是保证办公室工作正常运行的前提。企事业单位应建立完善的体系制度，使员工快速融入单位的运转中。注重创新发展，使单位充满生命力。

4.3 提高应用技术水平

办公自动化不仅需要硬件支撑，还需要软件维护，两者缺一不可。21世纪，计算机办公自动化技术飞速发展，对工作人员也提出了更高的要求，要想进一步提高办公自动化技术，要求工作人员熟练掌握现代计算机技术，能够不断开发与创新，完善计算机办公自动化系统。我国计算机专业人才逐年增多，在竞争日益激烈的环境下，要有危机意识，不断提升自身专业水平，熟练掌握计算机办公自动化各项功能，适应现代社会发展的需要。管理单位内部，协调与外单位办事部门的关系，是机关、企事业单位办公室的重要职责，应强化办公室管理，提高办文质量，加快信息传递。应熟练使用和操作计算机，应用办公自动化技术，提高信息传递效率，简化工作程序。要充分利用现代计算机办公自动化功能，提高办公效率。利用先进的自动化软件，实现信息共享，使信息传递更迅速，为领导判断、决策提供参考。

4.4 判断决策

站在办公室管理工作人员的角度来看, 管理办公室的过程中, 需要使用计算机来优化办公模式, 提升办公质量。办公室的工作人员可以通过数据资料的方式对其进行整理, 提升管理人员数据结果分析质量, 保证结论最优化。从该角度进行分析可以发现, 计算机判断以及计算机决策系统可以十分广泛的应用到办公室自动化系统中。此外, 办公室自动化对计算机信息系统的要求也比较高, 不会仅限于办公室文件处理上, 也不会局限于通过计算机的形式来处理简单问题, 更多的是关注办公室自动化的作用。办公室所有工作人员在日常工作中都可以通过计算机的形式对办公室管理人员以及办公室各方面的专业工作情况进行优化, 提升全办公室环境下的工作效率, 也在一定程度上提升了办公室管理工作人员个人问题处理效率, 使其在最短时间内帮助完成问题定性, 提升决策的准确性。

计算机在处理问题方面的工作效率比较高, 可以帮助工作人员优化内部工作效率, 提升办公室的整体经济效益。想要通过相关系统对办事工作人员日常决策进行支持, 需要结合办公室管理信息系统, 将决策过程进行有效结合, 实现信息系统决策。办公室决策人员或者办公室基础工作人员通过管理信息系统对相关问题进行查询, 发现办公室日常工作存在的问题后, 分析存在的问题, 将分析结果输入信息系统, 便于后期查询。完成信息输入后, 可以寻找问题的最佳解决方式, 通过计算机自动化系统来顶替传统办公室管理信息系统, 保证数据信息整理工作的正常进行。此外, 这种工作模式可以更加简单地分析数据, 打破传统工作模式下繁琐的工作流程。将问题交由办公室的自动化系统来解决, 管理人员以及决策人员就可以对自动化分析系统最终数据进行分析, 结合数据分析结果, 从而更好地判断数据和处理数据, 给出正确的指令。

5 结语

计算机技术的进步为办公室自动化发展带来新契机，不但提升了办公水平，还促进了企事业单位在社会化、信息化网络时代的健康发展。企事业单位要想实现办公自动化管理，还要不断探索创新，利用先进科学技术，提升办公自动化工作效率，为其发展打下良好基础。

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