提高企业办公室行政秘书工作水平的思考

袁珂

摘要：办公室是处理日常事务的中心，在企业经营管理中，办公室承担着审核把关、协调调度、监督检查等重任，随着各企业的快速发展，企业对办公室文秘工作的要求也越来越高，为保证企业办公室的稳定运行，提高企业办公室文秘工作水平有十分重要的作用。因此，本文探讨企业办公室行政秘工作存在的问题，并提出了一些提高电力企业办公室文秘工作水平的途径，充分发挥办公室的职能作用，提高工作效率和服务水平。

关键词：企业办公室；行政秘书；提高工作水平

引言

现阶段，随着经济社会的进步以及现代企业制度的构建，各大企事业单位的用人标准越来越高。企业行政秘书若想在竞争激烈的职场占据一席之地，必须不断提高自身行政工作水平。企业办公室行政秘书的主要工作职责就是服务于上级领导人员以及内部工作群体，这些工作都要求其具有较高的职业素养与工作水平。因此，在新形势下，企业办公室行政秘书应该随着企业的发展不断提升自身的工作水平，以自身专业技能的提升来促进企业的高效运转与经营。充分发挥办公室的职能作用，提高工作效率和服务水平。

一、企业办公室行政秘工作常见问题

（一）目标模糊

企业办公室文秘的工作目标模糊，则会呈现工作规划无整体性、无序性特点，使之在领导意向掌握片面的情况下，作出错误判断。而产生该种现象的原因主要有以下几点：

（1）没有统筹分析工作标准，导致在日常工作中把控失衡；

（2）机械作业。因办公室文秘自身创造性、主动性思维的缺失，无法在积极自主的条件下完成领导意向任务，从而在上级精神理解不足的情况下，与“参谋助手”的价值失之交臂。

（二）办公室文秘人员解决问题能力有待提升

由于办公室的日常工作比较繁忙，导致文秘人员忙于处理日常事务，在工作过程中，没有掌握到工作的重点，导致文秘人员解决实际问题的能力比较差，不能和上下级进行有效地沟通，在起草文件的过程中，思路不清晰，很难帮助领导进行日常事务处理。

（三）办公室文秘人员少，工作量大

目前，企业办公室文秘人员比较少，加上办公室的日常工作比较繁重，导致文秘人员忙里忙外，甚至还需要加班加点，文秘人员少，工作量大直接导致工作效率低、工作质量差，这对办公室工作的进行造成很大的影响。

二、提高企业办公室行政秘书工作水平的途径

（一）树立服务意识

企业办公室秘书的主要工作职责就是服务于上级领导人员、服务于企业的经营与发展，其内在本质与核心就是服务。立足于服务领导，服务企业经营与发展，如果想提高办公室行政秘书的行政工作水平，必须要牢牢树立服务意识，并以此为基础开展各项工作。企业办公室秘书在日常工作中要时刻保持一颗充满活力与热情的心，对于上级领导布置的工作任务要协同各个部门积极主动地去完成；对待那些来请示以及意见征询的基层工作人员要以笑脸相迎，保证信息传达的及时性与可靠性。只有企业办公室秘书以“服务至上”的理念来开展工作，真正服务好领导人员与企业的日常工作，才可以将企业办公室的中枢调节职能发挥到最大效用，进一步促进企业的经营与发展。

（二）清晰的角色定位

当下企业办公室秘书行政水平提高与发展的首要前提与基础就是对自身的工作岗位有清晰明确的认知，并对自身的工作职责与工作角色进行定位。首先，企业办公室行政秘书需要对自身的工作发展以及职业素养进行全面细致的思考与规划，根据自身不同阶段的发展情况为其制定具体而详细的计划。其次，企业办公室的行政秘书还需要对自身的心理状态、家庭情况等方面进行科学评估，了解现阶段自身的职业技能与工作能力。最后，企业办公室秘书还需要对现阶段企业的经济发展状态与运行情况进行了解，根据自身情况制定长期、中期、短期三种不同的职业发展规划。

（三）提高自身工作能力

提高企业办公室秘书行政工作水平的首要途径就是要通过培训来不断提高自身的职业素养与工作技能。首先，办公室秘书在选择培训机构时需要从工作能力、知识技能、思想行为等方面进行综合考量，在学习秘书学的相关知识后对政治、经济、文化、法律等学科进行学习，为今后高效秘书工作的开展奠定坚实的基础。其次，秘书作为一门需要负责诸多内容的岗位，其不仅需要掌握多项现代化办公技能，还需要综合学习社交文化、公关礼仪、办公程序等内容，逐步提升自身行政工作素养，帮助上级领导解决诸多工作问题。

（四）提升文字功底

现代化企业办公室秘书工作的最基本要求就是具备扎实的文字功底。因而，企业办公室秘书文字功底的提高需要从以下几个方面入手：首先，办公室秘书在日常工作中要细心观察写作的特点与方式，对多样的作品结构与格式进行全面透彻的分析，掌握与了解作品后将其转化为自身的写作素材。其次，企业办公室秘书要做好充足的思想准备工作，在接到上级领导的写作任务后要快速准备材料与素材，尽早完成上级领导交代的工作任务。

（五）提高技术素养

现阶段随着科学信息技术的进步与经济社会的发展，企业秘书原有的工作模式已经远远不能满足现代化企业的实际发展诉求。因此，提高企业办公室秘书的工作技术水平变得尤为重要。首先，企业在对办公室秘书进行招聘时要将更多的关注点放在其职业素养与现代化工作水平层面，入职后还应该定期开展现代化技术水平培训。其次，企业的相关领导人员还应该定期在内部对秘书的电脑操作技术、电子邮件查收与发送、信息查阅等技能进行考核，对现代化办公技术水平较高的秘书进行相应的奖励与表扬，对于那些工作技能较低的人员进行处罚与批评，促使秘书在权责一致的条件下不断提高自身的技术素养。

（六）提高创新思维

企业经营模式的改革与创新，使企业对内部工作人员有了更高的要求与标准。因而，企业办公室秘书若想在竞争激烈的秘书行业占据一席之地并形成自身强有力的核心竞争力，必须要随时代变迁不断发展自身的创新性思维。例如：在企业内部组织管理活动时，领导人员在给秘书安排征集活动时，应该在满足领导意图的基础上融入创新性元素，为秘书今后的发展提供保障。

（七）提高政治素养

一名有广阔发展前景的企业办公室秘书必定是具有较高职业素养与政治素养的，因而为了提高办公室秘书的实际工作水平，促进企业的长足发展，必须要不断提高秘书人员的政治素养。首先，企业办公室的秘书人员要根据企业的实际发展情况以及自身的实际工作状态，树立正确的就业观与职业道德观。其次，企业办公室秘书还需要充分了解我国政治发展方向，并将其与企业实际发展进行有机融合，为企业今后的发展壮大提供坚实的理论基础。综上所述，在企业培训中将秘书的道德素养与政治素养融入其中，借助相关管理制度提高其行政水平尤为重要。

结束语

总而言之，随着企业改革和形势的发展，办公室的工作任务日益加重，要求也越来越高。企业办公室作为企业组织结构体系中一个十分重要的部门，既是企业的参谋部、指挥部，也是企业的综合管理部门，在企业运转过程中发挥着参谋助手、协调综合、审核把关、运转保障、督促检查等多重职能。作为文秘人员要用心谋事、用心想事、用心做事，做到参之有道、谋之有方，不断提高办公室文秘工作水平，从而为电力企业办公室工作的顺利进行提供保障。

参考文献：

[1]李清芳.提高企业办公室行政秘书工作水平研究[J].2021(2019-8)：74-74.

[2]赵斌.提高企业行政文秘工作质量和水平的有效策略[J].轻松学电脑,2019,000(015)：P.1-1.