档案数字化在房地产档案管理中的应用

赵雅琦

摘要：房地产行业是我国建筑行业的基础性产业之一，档案管理工作作为房地产行业的内容记录，在行业中占据了极为重要的地位。工作人员通过查看房地产档案信息，能够有效解决房地产中存在的争议、纠纷，从而更好地保护业主及国家的房屋所有权。随着社会和时代的发展，人们对房地产的重视程度越来越高，因此，房地产档案管理工作应进行适当的改变，提高房地产档案管理的效率，让房地产行业更好地服务于区域经济，以满足人们日渐多样化的需求。当前，我国房地产档案管理工作中存在很多问题，严重制约着我国房地产行业的长久发展。要想为房地产的未来发展扫清障碍，必须从观念、制度、人员、现代化四个方面着手。

关键词：档案数字化；房地产；档案管理；应用

1数字化技术在房地产档案分类管理中的重要性

1.1实现高效检索

随着房地产行业的持续发展，房地产档案数量日益庞大，内容愈发繁多，因此沿用传统的依靠人工手动的档案管理方式是行不通的。而采用数字化技术对房地产档案进行分类管理，只需操作计算机将所用的档案编号直接录入到电脑中，按照各自的类别进行归纳和分类，需要档案时用计算机输入相应的编号直接进行检索，就可以得到需要的资料，从而更加高效便捷。

1.2检索方式更加多样

使用数字化技术对房地产档案进行分类管理，能够给档案利用者提供更加多样化的检索和查阅方式，数字化技术的实际应用使得检索更加方便快捷。在进行检索的过程中，可以采用高级检索和模糊检索的方式，计算机能够根据输入的实际指令选择最合适的方式对档案进行检索查询，从而使得利用者快速在海量的档案中查询到需要的资料。

2数字化技术在房地产档案分类管理中的特点

2.1专业性

档案管理利用数字化技术开展实际应用不仅能够确保档案记录的原始性，还可以建立电子数据库，突出房地产档案的专业性。房地产档案能够真实反映行业的发展进程，包括其间发生的重大事件，并涵盖丰富繁多的各类资料，通过数字化技术可以按照精准的分类对各类信息进行记录和储存，大大方便后期的查询及利用。

2.2共存性

在房地产开发的过程中，大多采用划分区域的方式进行开发，这也是一种较为分散的模式。虽然在建设施工方面是分散进行的方式，但是在对项目的管理和审批时却是采用总体统筹的形式开展工作。因此在房地产建设项目的档案管理环节，一定要做到分散集中化管理，每一份档案都要对应好每一个建设项目，不能有管理模糊化的情况出现。

2.3项目化

在房地产行业的实际管理过程中是采用项目运营的形式去开展的，根据项目的先后顺序开展实际的工作。在工作中要想更好地跟进房地产项目的实际开发进度，就必须对所开发项目进行详细全面地记录，对需要用到的资料进行归纳总结和系统分析，整合成与项目相对应的档案内容，这样才能更好地发挥房地产档案的价值。

3新时期房地产档案管理强化对策

3.1完善档案管理制度，提高管理的制度化和标准化

建立完善的房地产档案管理制度是档案管理工作顺利开展的前提和基础。首先，完善的房地产档案管理制度能够帮助工作人员明确工作流程，提高工作标准的规范性，制度中的相关条例能够约束房地产档案管理工作人员的工作方式和工作内容。其次，完善房地产档案管理制度能让工作人员对档案信息进行集中统一管理。总负责人可以将档案工作分类，然后派给不同的人员，由其专职负责，统一进行调配和管理。最后，企业要根据房地产档案管理的相关规定制定档案管理人员的奖惩考核任务，提高档案管理工作人员的工作目标性。完善的制度还能实现档案管理工作的标准化，其在企业中发挥的作用，在一定程度上取决于档案管理工作的效率和质量。完善制度有利于实现档案信息的严格审核、入档，提高档案信息、案卷内容的标准化和规范化，方便其他人员查看和寻找。

3.2转变传统管理理念，树立创新意识

在新时期背景下，房地产企业领导要重视档案管理工作，认识到档案管理工作的作用与价值，并为员工普及相关知识，以身作则，推动企业内部的上行下效。档案管理并非没有用处，它能够为企业带来相应的经济效益。虽然档案管理具有一定的商用价值，而且企业掌握着档案信息的所有权，但并不代表企业管理人员有权将档案信息用作商业用途。如果企业管理人员出现私心，擅自使用档案信息获取利润，将会为企业和个人造成一定的影响，严重者更有可能危害房地产行业的健康发展。除此之外，房地产企业档案管理人员也要建立相应的责任意识，履行好自己的责任，将档案信息的价值和作用最大化。由此可见，必须从整个企业出发，提高所有人员对档案管理工作的认识，这样才能保证房地产档案管理工作的顺利开展。并且在工作开展过程中，各部门都与其配合，共同为企业的经营发展贡献力量。

3.3调整培训方式，提高人员综合素质

作为管理工作的一部分，房地产档案管理工作在企业发展中有着极为重要的地位。房地产企业领导转变了传统观念，提高了对档案管理工作的重视程度后，要尽可能将档案管理工作纳入企业日程中。从人员着手提高档案管理工作的实效性。档案管理工作人员的综合素质和个人专业性会直接影响档案管理工作的质量优劣和价值高低。要想提高管理人员的综合素质，可以从三个方面来考虑。①提高档案管理人员的文化素质。在档案管理人员上岗前，企业要对其进行多方面的岗前培训，培训内容包括工作人员的逻辑思维、文字表达能力、语言表达能力等。这些训练能够帮助档案管理人员在大量的档案信息中快速筛选出有效信息。另外，档案管理人员还要熟练掌握计算机的基本操作知识和流程，并有较强的应用能力，能够利用计算机软件对档案信息进行数据提炼和分析。②培养档案管理人员的专业素养。作为房地产行业的档案管理人员，必须熟知我国的房地产法律法规、政策制度及企业运营的相关流程。另外，房地产档案管理人员还要熟知房地产档案管理流程、档案信息的开发和利用。③培养人员的职业道德。职业道德对于每个行业来说都尤为重要，高度的责任心和事业心能确保房地产档案管理工作的顺利开展。

3.4建立信息平台，实现房地产档案管理现代化

当前，我国正处于互联网快速发展的时代，房地产档案信息管理工作也要随着时代而产生变化。建立完整的房地产档案信息管理平台，有利于实现企业内档案资源的信息共享、提高人员对档案信息的收集与整理速度、加强部门之间的协作效能。首先，档案管理工作人员借助信息技术能将档案资源进行整合和共享，而且档案信息在不断共享的过程中，原有的残缺数据会补全，从而建立起一个完整的档案信息数据库。档案信息所涉及的内容非常多，为了保证信息的安全性，需要在房地产档案信息管理平台中设立强大的网络安全管理程序，避免档案中的机密文件被泄露，从而引发企业风险。其次，传统的档案数据收集是人员根据纸质资料进行分类的，这很容易造成数据缺失。信息平台能够对档案进行扫描，快速完成对档案信息的收集和整理，缩短了人工的时间成本。即便如此，工作人员仍要严格把关档案信息的整合质量，提高信息利用率。档案信息平台的建立，让企业的各部门连为一个整体，而且资源的共享性让部门和部门之间的交流、联系增强，因此也实现了各部门之间的协作效能。

4结语

综上所述，应不断探索与创新数字化技术在房地产档案管理工作中的运用，在档案管理的基础原则上，紧跟时代步伐，进行技术创新，让数字化技术在房地产档案管理工作中进行广泛实际运用，确保档案管理与时俱进，促进企业全面、可持续发展。

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