电网建设项目档案管理新模式的探索分析

杨敏

摘要：电网建设是国家的基础建设，为国家经济发展做出巨大的贡献，与此同时，促进电网建设项目的规模越来越大。而随着电网建设项目数量的提升、规模的扩大，其所产生的数据信息也越来越多，在这种情况下，相关单位就需要开展相应的档案管理工作，借此对大量的数据信息资料进行有效的管理，为电网建设项目的电网建设运营提供可靠的参考信息。基于此，相关单位要加强对档案管理工作的重视，并且要结合电网建设项目的具体情况，引入先进的档案管理技术手段，对传统的档案管理进行合理创新，以此提高电网建设项目档案管理的有效性。

关键词：电网建设；项目档案管理

引言

电网建设工程是国家经济社会发展的引擎。项目档案是电网建设项目的重要资源。项目档案是电网建设项目全过程的真实记录和真实反映。不仅对于电网建设项目，对于项目运行管理、维护维修、改扩建等，都具有凭证和审核的作用。可见，做好项目档案管理、用好服务，将在电网建设项目本身及后续发展中处处突出。然而，目前电网建设项目的档案管理存在诸多问题。

1电网建设项目档案的特点

电网建设项目本身就具有较强的综合性，而且横跨时间相对较长，施工环节繁琐，涉及的部门也比较广，工程操作更是具有一定的复杂性，而电网建设项目档案则是对整个电网建设项目全过程的真实反映，也因此，电网建设项目档案具备以下几点特征。其一，成套性。档案内容本身就记录着项目工程的整个电网建设过程，其中大都是具有独立性的项目工程形成的规律性的文件资料，能够将工程电网建设项目的具体过程真实的反映出来。其二，专业性。基建档案保存的都是电网建设项目所产生的各种文件资料，而这些文件资料的内容记录的都是工程项目的专业技术活动，这就使得基建档案具备较高的专业性。其三，实用性。基建档案资料本身具备较高的实用性，其能够在长时间内起到相应的参考价值，对于电网建设项目设计施工质量的考察、竣工验收、工程使用维护等多个环节有着重要作用。

2电网建设项目档案管理存在的问题

2.1档案设施不齐全，档案管理职责缺失

由于电网企业实施改革，集团本部甚至一些二三级单位的档案机构和编制撤销，致使多数电网建设单位没有专门的档案库房，不能按照相关规定配备档案管理必备的设施；同时没有设置专兼职档案人员，归档文件材料的收集、整理和保管混乱，甚至造成档案文件材料的遗失，不能按照档案归档要求完整、准确归档，给电网企业造成重大损失。

2.2档案管理人员与各部门缺乏沟通与配合

档案管理人员与项目管理人员缺乏沟通和配合，致使项目档案文件材料归档不及时，项目文件材料前期留存在项目管理人员手中，如果不及时归档极易造成丢失或损坏，使项目档案文件材料的归档不齐全、不完整。另外，由于电网建设项目前期审批手续的办理往往滞后(安全、环境、消防等)，审批手续材料不能及时移交归档并进行整理，造成项目档案文件材料归档不齐全、不完整，最终影响电网建设项目的竣工验收。

3解决电网建设项目档案管理问题的有效措施

3.1建立健全的基建项目档案管理制度

完善的管理制度能够对基建项目档案管理工作予以科学指导，提高档案管理的规范性以及有序性，促使这一工作能够顺利开展。电网建设项目本身的规模比较大，工期也比较长，其在电网建设过程中所形成的文件资料非常多，大量的文件资料也增加了档案管理人员的工作量，若是对档案管理流程不加以规范，就会有较大可能造成档案管理的混乱性，因此，相关档案管理部门需要结合档案管理的实际情况，制定出健全的管理制度。其一，管理单位要建立岗位责任制，设立合理的管理工作岗位，对于岗位责任予以明确，并对其进行细化，落实到相应的负责人身上，同时还要指定专人，进行基建项目文件资料的收集、整理，提高档案管理的效率。其二，相关单位要结合基建项目本身的特点，对相关文件资料进行科学分类，而且还要对不同文件资料的归档范围以及保管期限予以明确，制定出相应的管理分类标准，将其指导作用充分发挥出来。其三，对于基建项目档案的移交要求要予以明确，对于基建档案的利用、查阅、保管以及验收等多项工作流程进行规范，要求管理人员严格按照相应的流程，开展档案管理工作，以此提高档案管理工作的有效性与高效性。

3.2各负其责、密切配合、注重实效，健全档案管理体系

电网建设单位领导要定期召开电网建设项目专题工作例会，监督协调项目管理工作，确保电网建设项目与档案工作同步，明确各部门的职责分工，相互沟通、相互配合，定期向档案部门移交项目文件材料，保证项目文件材料的齐全、完整、准确和安全。要从监、管两方面入手，用规章制度对各部门进行约束，确保项目档案管理工作有序进行。如果某个环节出现问题将直接影响电网建设项目工程的竣工投产以及电网企业为了电网建设、发展等需要进行的改、扩建工作，因此项目档案管理工作对电网企业的发展起着举足轻重的作用。

3.3加强档案管理的信息化电网建设

在当前信息化的社会时代中，相关单位若想提高基建项目档案管理工作的有效性，就需要做到与时俱进，将信息技术引入到档案管理工作之中，加强基建项目档案管理的信息化电网建设，借此提高档案管理水平，保障档案信息资料的安全性与完整性。基于此，相关单位要正确认识信息技术，提高自身的信息化档案管理意识，并加大资金投入，购进信息化电网建设所需的各种设备，比如，计算机、扫描仪等，为基建档案信息化管理提供充足的设备支持。另外，有关单位要利用信息技术建立完善的档案信息管理数据库，还要对数据库进行模块功能划分，将其分为查询、阅览、录入、删除等多项功能模块，这样更方便档案管理人员的工作。而且也要建立相应的搜索引擎，以及相应的档案类型区域，提高档案查询的高效性。此外，相关单位还应该重视档案管理数据库的安全性，加强网络安全防护工作，可以在计算机中建立防火墙，同时也要下载安全杀毒软件，提高系统的抵御能力，避免数据库受到网络病毒或者是黑客攻击，造成信息泄露，确保整个网络系统的安全性。在登录档案管理数据库时，可以采用密钥、密码、身份识别等多种方式，避免出现信息外露的情况，提高档案信息的安全性。

3.4加大责任制考核力度，规范项目文件材料的归档标准

为了提高项目档案管理工作的效率，应将项目文件材料归档工作情况作为对参建单位的考核指标，并制定经济考核制度。如不达标，应加大处罚力度，在办理工程决算、支付工程款、支付工程质量保证金等方面不予支持。各工程项目组、档案管理人员负责对参建单位的工程竣工资料归档情况进行审核、验收，达到档案归档要求的予以签字确认，准予工程决算、付款；未达标的，则不予签字确认，同时不予办理工程决算、付款。

结语

电网建设项目档案管理是一项复杂、艰巨的系统工程。由于涉及的单位和部门多、归档范围广、时间跨度长、控制环节繁杂，电网建设单位和参建单位需要高度重视、密切配合、分工协作、探索创新，不断提高项目档案管理科学化、规范化水平，更好地为电网企业提供优质高效的档案信息服务。

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