数据转型背景下的档案业务过程数字化战略分析

曹思敏

摘要：档案是一个企业从事生产活动的记录与反映，数字化的档案管理是当前企业现代化管理的一种需求，也是企业提升效率，有效节约成本的重要手段。当前处于大数据时代，相关企业若想使得自身的档案管理工作获得长远的发展，就要与时俱进，紧随时代发展趋势进行档案管理的信息化建设，转变传统的档案管理理念，合理改进传统的档案管理工作模式，实现档案管理的数据化，这样能够让档案管理工作变得更加高效，而档案信息化的建设也能够为档案管理人员的信息管理提供更大的便捷。

关键词：数据转型背景;档案;业务过程;数字化;战略

引言

档案数字化是国家信息资源的重要组成部分和国民经济和社会信息化的重要内容。对于企业档案数字化建设中所存在的问题，企业档案管理部门应引起重视，及时掌握信息技术在档案管理工作中的现实性意义，以此来增强数字化档案管理的工作效率。

1档案数字化建设的问题现状分析

档案数字化建设的问题主要涉及到以下几个方面具体内容：首先是档案数字化建设基础设施不完善。企业部门的档案信息资料在病人诊断以及企业相关活动开展方面都具有重要的支撑作用。然而档案信息管理工作中的数字化建设观念落后，造成数字化建设被忽视，相关基础设施的引进和使用也同样被忽视，导致档案数字化建设的基础设施不完善。其次是档案数字化建设的信息安全性低。企业作为社会发展事业中的重要部分，档案信息数量庞杂，再加上企业部门档案管理人员的能力不足，直接影响档案数字化的信息安全性，难免会出现信息泄露或者档案信息化建设不足的现象。

2数据转型背景下的档案业务过程数字化战略

2.1企业注重档案管理

一是重视传统档案静态和滞后数据的维护和管理。大数据具有实时性和动态性的特点，这给企业档案管理模式的转变带来了机遇。然而，这并不意味着传统的企业档案管理没有存在的必要。相反，传统的档案处理模式可以为企业未来通过大数据技术挖掘信息提供更多优质、可靠的信息资源。同时，由于大数据具有实时信息和积累信息的聚集性，传统档案业务需要加强基础工作建设，不断研究、探索如何通过传统的企业档案管理手段最大程度发掘各种具有归档价值的档案资料，做好分类、整理和有效利用。二是以大档案理念进一步加强档案数字化建设。大数据的基础数据检索是从全文信息中提取数据。目前，用于档案管理的全文数据库很少，数据库仍是以目录为主。因此，基于大档案理念建立档案是传统档案管理适应和支持未来大数据趋势重要组成部分。在档案全文数据库建设过程中，档案著录是一个基本且重要的工作环节，其质量将直接关系到档案信息的交流与互联、信息资源的共享及利用。

2.2档案数据利用策略研究

传统档案管理重藏轻用，档案服务形式单一、服务内容匮乏。正如档案数字化的历史使命是帮助我们进入了电子化时代，档案数据化则是帮助我们打开了档案资源深层次开发挖掘的一道门，为更高层级的档案服务提供了更多的可能和想象空间，本体、区块链等技术方法在档案数据管理与共享的应用探索拓展了新技术的适用空间。但也需要我们更多地关注档案数据的精细化管理和场景化开发。一是数据可用性管理。大数据的价值在于使用，但档案数据一致性偏低、时效性较差、关联性不足、精准度欠佳等可用性问题将成为档案数据管理的痛点，如何通过机制建设、技术优化、资源配置等方式提升数据可用性，成为一个具有普遍意义且值得深入探究的主题。二是分级分类管理。通过主题、行业、服务等多维数据特征准确描述数据属性，厘清数据资产，实现数据资产规范化；按照一定原则对分类后的数据进行定级，确定数据敏感程度，为制定不同类型数据开放和共享策略提供支撑。三是档案数据利用授权机制。在便捷、快速、高效利用档案数据的同时，要更好地保护相关权利，包括档案数据版权与数据授权、开放与发布机制、衍生产品的权利归属等。四是加强档案数据“再生产”。相较于传统的直接利用，档案数据利用过程中的提取和组合将成为常态。坚持问题导向、需求导向，采用合适的算法，实现档案数据的聚合、重塑，充分发挥档案数据的再生产功能，推动数据驱动的业务创新。五是结合实际场景，加强档案数据开发运营。传统的档案管理“重建设、轻运营”，丰富的资源常常“置之高阁”，阻碍了档案价值的有效发挥。档案数据利用开发中，应加强档案数据运营，让数据在不同场景中“跑路”，通过数据赋能业务，更好地实现档案数据价值。

2.3加强档案数字化管理各步骤验收制度

在档案数字化管理工作中，要加强工作流程各步骤的监督检查、验收和评价工作，这是对档案数字化管理质量控制的重要手段和可靠保证。通过对档案数字化管理各步骤的监督检查，能够及时发现未按照预定技术标准和规范开展的步骤，并对检查出的问题通过调节修改等方式使问题得到及时解决。档案数字化管理的验收工作包含各步骤分别验收和整体验收两方面内容。通过对每个步骤的验收使下个步骤能够正常实施，整体验收能够保证满足档案数字化管理的要求。档案数字化管理的评价工作是在档案数字化管理的整个过程中，对档案信息的纸质扫描、真实完整性和数字化信息等各项工作按照评价标准和指标进行综合测评以确定档案数字化管理的成效。

2.4实现档案信息资源的有效共享

数字化条件下若想推动档案信息化的建设，提高档案信息化管理的有效性，就要转变传统的档案管理理念，促使档案管理人员提高责任意识及服务意识，同时要对传统的档案管理模式进行科学合理地改进，在引进数字化的过程中还要构建相应的信息管理机制，确保信息化管理工作能够顺利开展。另外，档案管理人员还要对档案资料信息进行及时地整理，保证档案信息的真实性，同时应建立信息共享机制，构建企业内部的档案信息共享平台，这样既方便了各部门对档案信息的了解，有效避免了重复性档案资料的上传，也减少了信息重叠现象的发生。

2.5坚持专业化提升，使档案信息化建设更加便捷安全

档案信息化管理工作程序琐碎、体系复杂，具有一定的技术难度和安全风险，这对管理人员的能力素养、基础设备的性能状态、管理技术的先进水平都提出了更高要求。专业人才是推动档案信息化建设的核心。要运用先进的管理技术规范电子档案管理，及时发现、修补管理漏洞，预防病毒入侵、黑客攻击，加强电子档案长期保存技术和管理研究，确保电子档案信息的真实性、完整性、可用性、安全性。

结语

档案数字化是信息技术时代的必然趋势，为企业档案管理工作提供了新的发展契机。企业档案管理工作在企业整体管理工作中占据着重要地位，同时也属于一种基础性工作。档案管理在企业活动开展中具有不可忽视的关键性作用，具有现实性价值。信息技术时代，应加强数字化档案管理系统的建设，最终实现企业事业的切实性发展。

参考文献

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作者简介：曹思敏（1984-9），女，民族：汉族，籍贯：湖北黄石，工程师，本科，主要从事档案管理工作。