档案管理的安全保密及信息化档案管理探讨

王睿 杨莉

摘要：随着社会经济的发展，越来越多的企业趋向于信息化管理。不论是人力的信息化、财务的信息化管理，还是供应链的信息化管理，都落到了每一个实处。但是相对于别的岗位来说，档案的信息化管理一直都没有提上日程。本文通过分析档案信息化管理目前存在的问题，旨在提出关于档案的保密管理，并且引进信息化档案管理，供人们参考学习。

关键词：档案管理；安全保密；信息化

1信息化管理档案的重要意义

档案，小到每一个个体大到每一个企业、社会、国家等，都记录着每一个生命体从无到有、慢慢发展的所有历程，档案的秘密性尤为重要。当计算机还没有被研究出来的时候，当大数据还不如现在使用广泛的时候，档案一度都是以人为记录为准，并且配备有专门的档案室来存放这些资料，安全性能不是很高，随着科技的发展，信息化走入千家万户，走进每一个人的身边。依托计算机技术、信息技术、网络技术，档案所承载的内容越来越多，档案的私密性越来越强，当然，档案的安全性也越来越高。档案的信息化不仅能帮助人们更好的管理档案的信息，同时还能帮助人们手机、整理信息，便于人们后期的查找和区分。现如今，档案的信息化越来越是社会发展的主要趋势，也是社会文明进步的一个象征。

2信息化管理档案及档案安全保密所存在的问题

2.1缺乏先进的管理技术和人才

目前，档案管理在我国仍然是没有发展起来的一个行业，在高校招生中，很多人都对档案管理这个专业嗤之以鼻，认为这个专业就是整理整理资料，没有任何实质性的内涵和意义，更没有学习的必要。其实大家都对这个行业有很严重的误解，这就导致了我国在档案的安全保密环节以及信息化管理档案的过程中，缺乏先进的管理技术和管理人才。首先，档案管理工作人员通常都是前期的一些工作人员，并没有进行过汰换或者系统的培训，他们缺乏科学的档案管理技术，使得档案的安全系、保密性、日常查阅中遇到了很多问题，再者，在档案管理工作中，信息化档案管理并没有完全地推进到日常的工作中，信息化管理软件也没有得到充分的维护和应用，给信息化档案管理的推进造成了一定的阻碍。最后，在信息化管理档案的过程中，人才和系统的应用配备不到位，或者没有一一对应，造成好的管理软件没有在使用或者人才使用的都是一些较为落后的管理方式，缺乏合适现金的管理技术和人才。

2.2从业人员对档案管理的内容理解不够准确

很多人总是从字面去理解档案管理这个工作，认为档案管理工作就是千篇一律的保存各种类型的文档，将他们归类整合好，便于后去人们互相查阅就好。这仅仅是对档案管理这个工作很片面的认识，真正的档案管理工作是很细致以及复杂的。档案管理不仅仅是将一些文书类的工作记录保存下来，它所保存的内容具有后期参考的价值，也是领导考察工作、检核工作的一项重要参考依据。但是此案在存在许多从业人员对档案管理的工作内容理解得不到位的问题，这就使得开发人员在开发信息化档案管理软件的时候存在一定的漏洞。其次，很多人由于自身片面的理解，认为档案管理工作就是一项服务类的工作，就是帮助人们整合、查找资料，导致现在的从业人员数量也比较少，这在另一方面也阻碍了档案管理行业的发展。

2.3信息化管理档案观念的接受度较低

档案的保密性一直都是档案管理行业中重要的问题，但是在这个行业中仍然很缺乏用信息化管理软件来管理档案，以提到档案安全性的目的的意识。现如今，国内的很多行业，如销售、餐饮快递等，都渐渐地应用起了信息化管理软件，但是该软件在档案管理行业仍然发展较为缓慢。一是目前还没有很先进的档案管理软件来支撑现在档案管理行业的工作内容，二是因为从业人员基本上都缺乏信息化管理的概念，企业内的从业人员普遍都认为人力可以完成档案管理工作，不需要借助信息化软件，加之档案管理的信息化软件技术较为落后，没有顺应时代的发展潮流，并且软件的维护也需要耗费大量的人力和物力，导致档案管理在信息化的进程中越来越缓慢。

3关于档案管理的安全保密及信息化管理档案的措施研究

3.1 定期培训信息化档案管理，提高从业人员的专业技术

针对档案管理保密性以及信息化管理档案中存在的问题，首先各企业应该有一个意识，就是一切的管理软件都是为人服务的，一切的 工作规范和工作流程也都是为人所制定的，是为了规范人的行为。所以，各个公司要定期开展培训，让员工树立信息化档案管理的意识，并且学习信息化档案管理的先进技术。首先，公司内可以开展培训，通过线上线下授课、模拟工作内容等多种方式，开展信息化档案管理课堂，督促工作人员按时参加培训，学习档案管理技术。争取在公司内部建立一个高素质的档案管理队伍。其次，各大单位之间可以互相开展沙龙、座谈会议等，互相探讨在日常工作中遇到的管理档案管理的问题，大家互通有无，更好的发展档案管理行业，为该行业输出源源不断的高素质人才，同时也为大家提供更好的服务。最后，在培训中要强化工作人员的档案管理安全保密意识，制定严格的档案安全保密条例，及时对相关人员安排保密培训教育，增强从业人员的工作水平，提高从业人员的保密意识。

3.2在单位内树立档案信息化管理意识

在档案管理的日常工作中，要树立管理机构领导、从业人员的信息化管理档案的意识。各类从业人员应该对档案管理行业的前景和发展有一个具体的认识和了解，并且在从业过程中，要不断接受信息化软件对档案管理的影响与作用，并且在从业过程中，要积极地发挥信息化对档案管理工作的影响，学会运用新的软件来完成日常档案管理工作。另外，在使用信息化软件的过程中，要特别注意私人账号的安全性与保密性，切记不可以将个人的账号借给别人使用，避免造成私密档案被他人盗取的情况，给公司和社会都造成重大的影响。

3.3不断更新信息化软件，实现信息化档案管理

现如今，我国其他行业的信息化发展得都很展的都很迅速，唯独在档案管理这一行业，受制于很多限定条件，信息化管理软件的发展比不是很好。专业技术人员应当同档案管理人员不断沟通，更新档案管理的信息化软件，便于更好的服务档案管理工作人员。并且结合当下先进的管理模式，创造出更适合我国档案管理行业发展的软件，服务给该行业的工作人员，推动我国档案管理行业的进一步发展。

4 结语

综上所述，我们要用发展的眼光看待档案管理工作，而这个工作也不仅仅是信息的归纳和手机，它更是过去的一个资源的整合和分析，只有提高工作人员的工作素质和工作水平，将信息化管理软件引入到档案管理工作中来，才能更好地发挥出这个行业在社会中的作用更好地为社才能更好地为社会服务，推动社会的发展。