工程档案“单套制”接收模式探究

王俊刚

内容摘要：随着城市建设的要求，工程规模不断扩大和设计不断复杂，原有的工程资料纸质归档收集模式越发困难。也给档案管理工作带来了弊端，本文就工程档案“单套制”接收模式进行了阐述，与大家一起研究讨论。

关 键 词：档案接收、单套制、电子档案、电子签章

随着城市建设的要求，工程规模不断扩大和设计不断复杂，原有的工程资料纸质归档收集模式越发困难。

现存的档案数字化方式仅实现了档案电子化，但未实现数据化，工程资料中的数据信息无法得到有效的利用。同时，大量的纸质资料在档案馆进行存放和利用时也造成很大的问题，资料内容无法查询、库房占用空间大、再利用困难、资料易损坏等弊端越发凸显。

国家档案局在2019年工作指导中以“档案管理的方向”明确表明未来档案管理将实现“单套制”（电子化、数据化）。

一、城建档案收集现状

（一）青岛城建档案管理现状

结合青岛市建设工程联合验收的要求，建设工程竣工后三日内，需完成城建档案的收集和归档。因此，档案收集和验收工作，给各参建单位以及城建档案馆造成巨大的困难，无法突破“三天交档”的压力，导致城建档案仍保持“三个月内交档”的现状。

城建档案包含：工程准备阶段文件、施工阶段文件、竣工文件等资料，据不完全统计，每个房建项目约生成100卷城建档案材料，每条轨道交通线路会生成最少10000卷城建档案材料。根据原有的档案收集规则，每个工程竣工后，会花费大量的人员，进行纸质档案的收集、整理、扫描、OCR识别等工作，对档案资料进行“电子表单版—打印纸质版—电子扫描版”的转换，造成大量的纸张和人力的浪费。

同时，大量的城建档案移交到城市建设档案馆后，需对每张档案资料的真实性、完整性、有效性进行检查，给城市建设档案馆带来的工作压力也非常大，档案馆验收人员需对城建档案的“纸质版”、“电子版”进行两次审核，效率无法保证的同时也增加了大量的工作量。

（二）国内先进城市经验

1.南京市—“在线接收APP”

南京馆目前正在进行“在线接收APP”研发，计划做到即时通讯，在APP中，建设单位可进行档案目录的上传，并完成重点文件资料上传（前期、竣工资料等），最终实现在线接收功能。

2.福建省—“实现全国首个无纸化归档”

福建省：2016年《福建省建设工程单子文件与电子档案管理技术规范》、2017年《福建省市政施工文件管理规程》、2017年《福建省建筑工程施工文件管理规程》等相关管理规程，进一步细化了电子文件与电子档案的实施细则。

2017年10月，福建省率先在建筑施工电子档案领域进行试点推广。各参与单位积极配合，并取得较好的成果。目前试点项目已达到近300个，2019年5月试点工程电子档案完成归档，实现全国首个无纸化归档。

根据青岛城建档案管理现状，结合先进城市经验，青岛市城市建设档案馆计划，2021年开始进行“城建档案单套制”方面试点。逐步实现，城建档案从“数字化”（扫描—OCR识别），到“数据化”（电子表单—结构化数据）的转变，进一步简化城建档案归档流程，降低建设单位成本，减少城建档案馆的验收压力。

二、 如何实现“单套制”

（一）“单套制”与“双套制”归档对比

1.简化工作流程：通过单套制可直接生成符合国家标准、地方标准的结构化城建档案资料，减少了“整理—扫描—OCR识别—著录—复印—装订”等一系列的复杂操作流程，推行工程边施工边归档，分阶段归档验收，减轻最终竣工档案验收备案工作量，切实满足审批流程再造工作要求。

2.提高工作效率：责任单位使用电子签章，不必到处跑腿签字签章，可直接通过签章系统远程签章，随时随地完成签章工作，方便甲乙双方的工程管理工作，即提高工程资料完成效率，又保障了资料的准确性和法律效力。

3.组卷单位节省开支：节省档案存储、管理费用；节省纸质档案打印成本。如青岛地铁档案纸质一式四份（档案馆、地铁集团、运营公司等），纸张消耗很大，不利于节约。另据统计，超过1万平米的建筑工程项目，使用数据化“单套制”归档模式，建筑面积每增加1万平米，档案整理费用中仅打印、扫描等消耗的归档费用就可降低8000元左右，数量庞大的纸质档案的搬运成本也会有所降低。

4.便于存储：数据化存储的档案仅占用电子存储空间，相比较纸质档案所占的物理空间几乎可以忽略不计，且存储保管方便，备份简单快捷，而纸质档案存储条件要求相对苛刻，占用空间大，原件档案无法备份，比数据化档案存储麻烦，易损坏且成本高昂。

三、单套制“建设工程资料平台”系统的构想与开发

“建设工程资料平台”是以建设资料表单编制、电子签章在线签批、档案资料线上流转为一体而构建的面向工程建设全生命周期和后期提供社会信息应用的公共信息服务平台。

由于建设单位的不同，建设工程的不同，建设行业各种标准很难统一，各参建单位的工程管理无法规范化、流程化，导致传统的档案收集难度很大，施工现场管理混乱。结合这一情况，计划将“建设工程资料平台”打造成集工程资料系统、工程进度把控系统、OA管理系统于一体的综合管理平台，实现简化施工现场管理，降低工程资料生成难度，提高城建档案服务利用水平的目的。最终实现通过“建设工程资料平台”，将不同来源的城建档案电子文件、数据信息、签章信息统一收集的效果。

（一）系统架构

系统由“城建档案数字化转型平台”、“电子签章在线流转系统”、“城建档案管理平台”三部分组成，实现了从城建档案收集到城建档案服务利用全生命周期的管理。

系统支持结构化数据、非结构化数据、流媒体数据的数据交换，支持多种关系数据库、文件、空间数据库等数据资源，对分布式运行的数据采集具有集中管理能力，通过可视化方式配置数据执行次序，提供完善的资料监控和归档功能，支持多种调度策略和优先级策略，保证信息服务连续运行。通过对数据源分析形成数据拓扑，通过数据拓扑可视化展现数据上下数据链关系及处理过程，支持数据继承性的血统分析和数据影响度分析，同时支持不同时间段、不同版本的数据模型比对，对信息资源的运行管理提供有效手段，实现网络数据的互通和共享，最终实现数字城建档案数据化转型。

(二)实现自动归档、在线验章

建设工程在建设的过程中，即可完成“工程资料”的编制，可实现“工程资料”与建设工程施工进度同步。同时，通过电子签章技术，形成具有法律效力的电子文件后，质监站、档案馆等主管部门，可以在线上及时进行工程资料验收，保证了资料验收的时效性。

系统提供在线验章功能，对“未签章”、“假签章”的文件进行系统检测，可直接保证工程资料的真实性、有效性。

建设工程竣工后，可将“工程资料”直接推送到“城建档案在线接收系统”，实现“一键归档”功能。通过技术手段，自动检测文件的真实性、有效性、完整性，可以大大降低城建档案馆人工验收的工作量。

参考文献：

[1] 张学干;马学刚;李文姣. “单套制”模式下电子文件归档和电子档案管理的思考. 《山东档案 》, 2019.

[2] 中华人民共和国住房和城乡建设部. 建设工程文件归档规范GB/T50328,2019.

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