对档案归档管理工作的分析与思考

邱鲁江

【摘要】在社会全面发展的的新时期，档案管理工作也得到了优化和发展，自上而下对档案工作的重视也不同以往，在档案管理方面的投入保障以及人才建设等方面的力度空前加大，档案工作更具规范性，归档管理更加完善，档案助力发展的作用更加明显。但是不可否认，在归档管理工作中仍然存在一些突出问题，需要改进和落实，以适应工作要求。

【关键词】档案管理；归档；问题；措施

在新的发展形势下，档案工作的价值和作用不断发挥，在服务发展中已经处于一种不可或缺的地位。档案记录过去，也在昭示未来，是社会发展不可或缺的信息资源。加强档案管理要立足现实，把握好发展方向，强化问题针对性，夯实档案工作基础，严格归档管理。本文以档案归档管理为主线，对其中存在问题进行思考，提出一己论断，并希望提供相关借鉴。

一、档案归档管理存在问题

（一）归档意识不强。档案形成之后要及时归档，这是档案管理的基本要求。目前，很多单位的按时归档要求落实不到位，因思想认识偏颇，归档意识弱化。档案归档延迟现象时有存在，比如档案没有及时归整无法归档、所谓的利用方便自己私自留存、归档随意性大、归档材料不齐全等。现阶段，办公系统的应用，档案很多时候是以电子形式存在，因缺乏电子归档的技术和制度，电子文件归档率较低，很多应归档内容随着电子档案的散失而无法查找，给档案管理造成一定损失。以上问题归根到底是归档意识不强的问题，相关具体工作措施不到位，缺乏监督管理，马屁松懈思想作怪的原因。

（二）工作方式落后。当前，随着工作的全面开展，随时产生大量的档案文件材料，及时将形成的文件材料收集归档是一项持续不断的工作，任务繁重而复杂，有的单位依然是手工归档模式，工作效率和工作压力都较大。在计算机办公条件下，应有的计算机管档工作应用不足，没有通过技术提升来发挥现代技术的管档优势，相关档案人员的操作管理也不能适应技术要求，工作进度缓慢，工作质量也很难保障。

（三）档案管理不规范。档案的重要性虽然得到了广泛的认可，但是实际工作中存在的问题仍然不少，综合体现和反映出的就是档案管理不规范。出现档案管理不规范首先是制度的落实不够，对于制度已经明确的规定仍然不遵守，搞变通，规定如同虚拟样本；其次是档案人员的业务不精，特别是在档案人员的选配方面问题突出，出现不懂业务、年龄较大的人员“坚守档案岗位”，出现守而不为的状况，该收集归档的文件不及时收集，收集起来的文件随便堆放不及时整理，文件缺失也不能及时发现。在这种环境条件下，档案管理无序，实施规范化的档案管理无从谈起，影响了档案工作的有序开展。

二、完善归档管理的措施

（一）开展监督检查。加强档案归档管理要落实相关的措施，一般应定期开展监督检查，及时发现归档工作中的问题，如是否按时归档、归档材料是否齐全等，并做好检查情况登记，建立存在问题台账。同时，对在归档检查中发现的好的方面和人员要进行表扬和奖励，对归档中疏于管理造成丢失文件材料的现象要严肃处理，甚至调离工作岗位。在监督工作中要注意检查的方式方法，可对照归档范围进行检查，做到仔细认真，严谨细致，不放过一份文件材料，将所有的归档文件都齐全完整归集好、保存好。

（二）完善归档制度。在档案门类日益增加的现实情况下，将所有的文件材料全部齐全收集起来也不是一件容易的事情，并且各门类档案的形成者不同，归档范围也有所区别，归档质量都有自身的标准，如多门类档案一般包括文书档案、项目档案、电子档案、会计档案和新载体档案等。要通过建立综合的归档管理制度来明确归档的统一时间要求，明确归档的责任部门和具体人员；通过建立各门类的归档制度来明确各门类的材料归档范围、整理方法和质量要求，确保各门类档案按时高质量归档，出现问题便于责任追查。在制度完善建立的基础上，要保证制度的落实，体现制度的严肃性，按制度执行好追责处理工作。

（三）加强业务培训。目前，档案归档管理仍然以人工为主要方式，即使在现代化技术应用较好的单位也离不开人工辅助开展归档管理工作，因为现代技术只能开展电子文件的归档管理，对于纸张形式、实物形式的档案必然要求人工来完成归档。为此，要抓住人才培养这个归档关键环节，以此来提升归档管理的科学有序性，确保归档材料齐全，质量可靠。培训可采用理论加实践的模式，也可以利用现场操作演示的形式，在全面把握归档理论要求的基础上，学会实践操作，这样才能够提升档案人员的工作能力。还可以采取业务比武的形式，对具体归档环节进行归档演示，并进行评价奖励，形成互帮互学，共同进步的浓厚业务学习氛围，保证将归档要求落到实处。

三、结束语

档案所承载的不仅仅是历史记录和信息资源，更是社会发展和单位工作开展必不可少的参考和依据。在社会加速发展和工作竞争激烈的局势下，要想取得更加优异的成绩，管理好并利用好档案成为必然要求。鉴于目前档案归档方式落后，归档材料缺失，归档程序混乱以及责任不清等问题，要通过建立有效的制度为根本措施，加强对归档制度情况的监管，加强档案人员业务能力提升锻炼，建立丰富的档案资源体系，为各项工作的开展保驾护航。

参考文献：

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