电子档案与纸质档案在利用上的差异分析

王筱哲

【摘 要】最近几年伴随信息技术广泛应用，电子档案逐渐成为档案管理中不可缺失的一部分，具有十分重要的作用。但是电子档案本身存在一些问题，导致纸质档案并没有被电子档案取代。如今纸质档案与电子档案共同使用已经成为档案管理工作开展主要方式，正因如此为做好档案管理工作，提升管理水平必须要对两者进行分析。基于此文章从多个方面入手探究电子档案和纸质档案在实际应用中存在的差异，促进档案管理工作发展。

【关键词】电子档案；纸质档案；差异分析

信息时代背景下，信息化技术成为行业发展道路上不可缺少的重要支柱，受到业内人士高度关注。对档案管理而言，信息技术引入之后电子档案逐渐成为工作主要形式，但对电子档案管理进行分析发现，其中存在某些缺陷，正因如此纸质档案以及电子档案都是工作主体。在这种环境下要加强对两者的探究，掌握二者实际应用存在的差异，如此档案管理工作才能顺利开展。

1电子档案的特殊性分析

其一对电子档案而言计算机软硬件和网络系统具有十分重要的作用，此外大部分纸质档案是以符号形势记录，通过人工方式读取，但电子档案是以数字代码记录内容，只有以电子设备作为媒介才能将档案内容转换为人工可识别的内容。其次电子档案具有良好的高密度性，无论是将档案存储在磁盘还是光盘，存储量都远超纸质档案，而且电子档案具有高密度特征，可以减少占据的存储空间，利于档案存储。最后电子档案可以实现信息共享，因纸质档案的特殊性，故而同一时间只能供一位用户应用。但电子档案能够打破时间和空间的限制，可同时供多人使用，即便档案与用户之间距离较远，用户同样可通过电子设备查阅档案，局域网创建之后用户足不出户即可应用档案。

2电子档案与纸质档案的差异性分析

2.1纸质档案与电子档案存在方式的差异性

严格来说纸质档案与电子档案的本质并没有差异，两者均是用于信息存储，是承载信息的载体，具有物理特征。但两者对信息内容采取的记录模式并不相同，电子档案注重互联网络、计算机软硬件，无法通过人工方式直接阅读档案内容，载体和档案可以处于相互独立的状态，能够实现档案内容共享，档案载体具有多元化特点。正因如此，电子档案与纸质档案生成之前有所关联的属性同样有差异存在。纸质档案必须由负责人签字，部分会签等，不可替代，这也是纸质档案和其它资料之间最大的差异，具有法律效应。信息化背景下，电子文件无论是初步起草、还是修改完善亦或是复制传输均通过电脑完成操作，操作简单便捷，但是难以展现文件的原始性。虽然科学技术发展迅速，能够对初始文件进行扫描，但清晰程度不足，部分内容过于模糊难以辨识。纸质档案形成必须经历组卷、分类等多个环节，而电子档案则无需经历这些环境，以电脑作为平台进行搜索即可查找所需资料。电子档案与纸质档案各有优劣存在，重视程度同样有所不足，这也是两者差距的体现。电子档案收集整理更为方面，资源投入较少，从当前档案管理工作开展现状来看，如果想要通过原始档案保存方法管理电子档案，仍旧有许多问题需要解决。

2.2纸质档案与电子档案载体寿命的差异性

纸质材料中含有大量纤维素，正因如此纸质档案本身具有较强的耐久性，尽管在某些特殊的环境下档案可能会出现氧化反应，例如环境温度上升或空气较为湿润。但档案保管过程中只需规避可能引发反应的因素即可，纸质档案即可长时间存储。磁性物质是电子档案的载体，使用过程中很容易出现静电现象，致使附近杂质吸附在档案载体表面，进而出现磁粉脱离、卷曲等情况。粘合剂具有连接磁粉和低基的作用，但这种物质本身存在许多缺陷，一旦运用于档案中经过长时间存储很容易产生多种不良现象例如霉斑、磨损严重、热胀冷缩等。磁粉中存在的物质会影响信息存储，甚至信息内容会因磁场变化而改变，出现消磁、退磁等情况。光盘是通过激光方式存储信息内容，包括保护层、盘基等多个部分。一般情况下如果光盘受到光热效应影响很容易生成新的物质，例如碳铝化合物、硒，而这些产物并不稳定，很容易出现氧化反应，与碱溶液接触之后会引起新的反应。相比于纸质档案，电子档案生命周期较短，大多只有5-10年左右，一旦超过既定期限档案可能损毁。

2.3纸质档案与电子档案需求途径的差异性

纸质档案的用途以及面临的需求主要集中在两个方面，其一根据用户需求提供阅览服务，缺点在于发展方式较为简单，并且传播速度迟缓，对档案应用而言极为不利，稍有不慎档案很有可能会因此而损毁，难以为档案提供有效保护。除此之外，通常情况下纸质档案都是直接提供，档案质量难以得到有效保障，不仅如此用户在查阅档案的过程中有可能会浏览其它档案内容，私密性较差，存在安全隐患。其二则是展览以及陈列服务，简单来说管理部门通过简单的介绍提供档案服务，虽然通过这种应用方式能够体现档案直观性，但信息内容具有滞后性，更新速度缓慢。因电子档案是以计算机和互联网络作为传播媒介，正因如此对电子档案面临的需求进行分析发现其中存在多元化特征。其优势在于可快速传播，信息增长迅速。满足用户档案应用需求同时，加强管理部门和用户之间的联系。电子网络传输能够对用户需求进行全方位分析，从不同角度切入查阅档案基本信息，进一步满足用户提出的需求。不仅如此，档案应用过程中，无需投入过多人力资源，体现高效性和便捷性，这说明电子档案管理不仅难度较低，还可减少不必要的成本支出。

2.4纸质档案与电子档案安全性的差异

从某种层面来看档案其实是某种凭证，这也是其真实性的体现，可以看出作为档案真实性是不可缺少的基础要求。伴随科学技术快速发展，纸质档案保护其实是保护档案载体。记录与载体之间浑然一体，只有保护好档案载体其中记录的内容才能得到保存。但是档案内容修改却无法规避。对电子档案而言，载体与信息内容并非一体，两者可相互分离，正因这种特性的存在，致使电子档案存储面风险等级较高，存在盗窃、修改、销毁等潜在隐患。除此之外，电子档案保护工作还必须要面对网络中各种病毒。所以，电子档案本身的可靠性、真实性以及安全性都面临着巨大的隐患，导致其本身的行使有效受到巨大的影响。

3结语

结合上述内容可以看出，无论是纸质档案还是电子档案均是档案管理工作开展过程中不可缺少的内容，具有十分重要的作用，协调两者之间的关系采取科学方式进行管理也是工作未来主要发展方向。因此必须要深入探究分析，掌握两者之间存在的差异，深入挖掘信息资源，如此才能加快档案事业发展，为档案管理提供便利帮助，减少不必要的麻烦，满足用户针对档案提出的需求，使电子档案和纸质档案同步发展。

参考文献

[1]洪静.电子档案与纸质档案在利用上的差异[J].2022(11).

[2]张珊珊.纸质档案与电子档案在保护技术上的差异性分析[J].档案天地,2020(3):4.

[3]江芸.纸质档案与电子档案的保护差异分析探讨[J].2020.