档案数字化建设与数字化档案信息的利用

李欢

摘要：目前，我国的互联网普及度已经相对较高，社会各领域的工作与运转都离不开信息技术，这也凸显出了传统档案管理工作对现代社会的不适应。所以，通过在档案信息管理中实现数字化，就能够有效改善档案管理能效。然而，数字化却也是档案管理队伍需要面对的挑战，本文针对档案数字化的特点与需要展开研究，试图为档案管理单位与部门提供理论参考。

关键词：数字化;档案工作;挑战;

1.数字化档案相关概述

数字化档案本质上是档案信息化，是当代社会档案管理的重要方式之一，也是利用信息技术、通信技术实现高效稳定管理的重要工具^[1]。通过在档案管理当中采用数字化信息技术，可以在很大程度上改善档案人工管理的效率，同时也能够将数据指标用于进一步优化档案管理工作当中，及时发现问题、及时解决问题，从而在找到问题、优化安全措施的过程中夯实技术基础。数字化档案在物理防盗、防止火灾或潮湿等方面远优于传统的纸质档案管理模式。另外，互联网技术也能够重组传统档案管理的流程甚至是整个机制，更准确地管理档案信息、更便捷地检索查询特定档案，有效改善了档案管理的效率。

2.档案数字化建设

2.1开放共享发展理念的运用

对于这个时代来说，数据的开放与共享有着非常明显的特点，首先是超时空。档案部门以及申请档案信息的单位可以通过互联网，根据申请单位权限有选择性地将档案信息推送，从而超越了传统档案管理的时间、空间限制。其次是去中心化^[2]。在数字时代，档案机构可以通过互联网实现分布式管理，这样一方面可以让更多的第三方平台可以广泛地回应各个单位的需求，另一方面也能够让档案保存更为安全，不会因为某个档案机构在物理层面上遭遇了事故而导致档案丢失。再次是开放性，在数字化过程中，档案数据不仅仅是档案机构自己在进行管理，其他行业的其他机构在此过程中也会参与档案管理，如果依然采用传统的管理模式，那么就会使得数字化以后的档案信息得不到共享、数字化的价值大打折扣。从整体上看，在进行数字化的过程中，数字化的开放共享理念也在和传统档案管理理念存在冲突，只有在充分理解开放共享的发展理念时，档案数字化的意义才能够得到凸显。

2.2网络环境下“二位一体”模式构建

在数字化档案，档案数据管理需要由业务管理者以及技术开发者共同推进。而每个人在任何岗位的工作中都会产生数据，所以每一个人实质上都是数据源。不仅如此，建档者本身也是档案数据的技术开发者，尤其是在当前新媒体进一步加强了信息数据流通的情况下，档案管理工作需要实时更新内容，这和过往只有在个人或组织存在巨大变动时才进行记录的传统档案管理模式存在巨大差异^[3]。通常情况下，档案数据需要由特别的、能够提供标准信息的组织机构进行管理，而档案的信息生成主体并不具有使用、处置档案的权利。而在档案数字化背景下，档案数据事实上是与实体脱钩的，新媒体以及互联网企业构建的网络环境以及产生的数据信息也成为了资源，这也使得传统的档案机构以及档案行业受到了巨大冲击。为了进一步做好档案资源管理，就应该从制度上入手，建立起新的“二位一体”模式，从而提升档案信息管理的有效性。

2.3实现工作对象数据化管理

信息技术发展水平的不断提高，为档案资源管理趋于智能化、数字化提供基础，弥补了传统人工管理模式安全防范不足、数据丢失等问题，进一步提高了档案管理效率^[4]。档案信息涉及到大量、复杂的信息内容，受人为与客观因素的影响，管理工作的难度也会进一步增加。对此，将数字化技术运用到档案管理工作当中，使档案管理模式更加多元与丰富，促使档案管理安全水平得到进一步提升。基于数字化技术之上，档案管理工作的对象呈现数据化特征，档案信息借助信息技术得到高效流通，更多信息资源也实现了专业化、高效化处理。目前档案信息资源建设主要涉及存量数字化与增量电子化这两个内容，数字化为建立健全数字化档案与电子文档提供了保障，实现档案管理的逐步外延化，这也在很大程度上提高了档案管理信息收集与处理的效率。

3.数字化档案信息的利用方法

3.1规范收集材料

首先，档案管理的有效性是档案工作水平的基本保障，及时对数据资料进行收集，能够在很大程度上帮助后续的档案审核以及创建，为这些工作提供参考。其次，档案材料收集要求对相关信息进行及时的整理与梳理，根据其形成的时间以及重要性展开分类。最后在进行整理的过程中，必须要有效进行规范，降低档案管理人员将之电子化的难度，保证扫描效果^[5]。因此，在进行搜集的过程中，需要进一步对相关的资料展开审核工作，避免在变动时出现误差、造成数据错误。同时，因为过往的历史资料在各部门当中存在不同格式、不同标准的情况，所以在收集整理时需要认真核对整理，避免后续需要进一步修正。即便档案在数字化后需要采用共享、开放的理念，但由于档案数据涉及国家机密、企业商业机密以及个人隐私信息，所以需要进一步强化保密处理，避免档案资料泄露，对于重点资料甚至应该分门别类地进行物理隔绝，确保相关数据不能被篡改。

3.2加强材料鉴别

要提升电子信息传输效率，首先就要对数据进行识别，避免在传输过程中出现失误。鉴于在搜集档案过程中经常会出现姓名与经历相近等问题，导致档案资料失误过多，对此在完成信息搜集之后，要对信息加以鉴定，核实材料与职位、学历等是否存在联系。比如政审材料的内容与工作状况相关联等。信息化时代下的电子档案管理是即为庞杂的，这就要求工作人员要根据相关步骤逐步开展工作，立足当前实际做好短期与长远规划。此外，工作人员还要以工作目标为导向，熟知电子档案管理的各项规范与要求，掌握各类电子档案的管理期限及相关规范，确保档案信息的完整真实，实现规范归档。

3.3积极推动档案精细化管理

在进行档案整理时，需要进一步做好每一个环节的整理工作，尤其是要做好归档工作，相关工作任务细化从而实现更佳的管理成效。首先，相关主管部门应该认真学习档案工作条例以及其他的规范性文件，在进行整理时，需要充分做好每一个档案信息的时间、收录原因以及背景等必要信息，例如人员的地域流动是因为岗位变化等等。所以，要充分展现出档案工作的信息记录能力，减少错误信息的录入，并进一步细化档案数据的归档机制建设。其次，在对档案数据进行收集审核与整理的过程中，要贯彻相关的工序，特别是对于个人档案信息当中的错漏，要经过认真核实之后，对档案信息的提交单位进行返还，并要求提交验证过的材料；再次，一些关乎个人隐私信息的材料，需要档案主体签章认证之后才能归档，确保材料的有效与完整；最后，在实际工作中，要将所有操作者的详细信息以及操作形成自动记录的操作日志，确保每一步的操作都可溯源可追责，进一步压缩寻租空间。

参考文献：

[1]中国民主促进会中央委员会.关于进一步推进我国档案数字化转型及综合利用的提案[J].中国档案,2022(03):21.

[2]孟宪玲.基于大数据背景的水利工程档案数字化发展策略研究[J].文化产业,2022(10):97-99.

[3]袁长辉.浅析档案信息数字化和档案信息资源开发利用[J].兰台内外,2020(24):28-29.

[4]郭欢.档案数字化建设与数字化档案信息的利用与研究[J].城市建设理论研究(电子版),2019(33):60.

[5]徐桂珍.档案数字化建设与数字化档案信息的利用途径探讨[J].海峡科技与产业,2019(01):159-161.