医院办公室文书与文书档案管理方法

李雪

摘要：医院办公室文书与文书档案管理工作包含很多环节，如资料收集、统计、归档、存储等，提高文书与文书档案管理质量，可以进一步推动医院管理工作的现代化、规范化发展。本文主要结合医院办公室文书与文书档案特点、管理问题以及管理办法进行研究，旨在进一步提高医院整体管理水平，优化医院医疗服务效果。

关键词：医院 ;办公室; 文书; 档案; 管理方法

医院办公室文书主要涉及到医院日常运营过程中产生的活动、管理、工作等的记录文件，如人事、财务、党群、业务等的管理记录资料，涉及到的内容比较多，管理工作较为复杂。现代化社会发展背景下，医疗改革逐渐深入，社会环境改变，对医院文书档案管理工作提出了更高的要求，加强文书档案管理的规范化、制度化与标准化势在必行。

一、医院文书档案特点

（一）专业性

医院文书档案主要是对医院日常业务、活动、管理等的记录，对医院运营发展具有重要的推动作用。因此，要树立专业化意识，尤其要对医院诊断、治疗、制度、设备等进行规范化与专业化记录，形成标准化的档案资料，为后续医院发展决策的制定提供参考。^[1]只有保障医院文书档案管理的专业化，才能提升医院整体管理工作的科学化、高效化，推动文书档案的有序化存档管理，为资料查询、调用提供便利。同时要加强文书档案保密管理的专业化，采取严格化的保密制度，对档案资料设置访问权限，避免资料泄露、丢失等问题的出现。

（二）准确性

医院文书档案的安全性管理直接关系到医院机构能否正常运营。在现代化医院发展历程中，文书档案信息化、网络化管理逐渐成为重要趋势，虽然提高了档案管理效率，但是也对文书档案安全带来了极大的威胁，容易受到网络病毒、黑客的侵袭，在网络系统不稳定的情况下，也会导致文件丢失、被篡改等现象，严重危害档案信息的真实性和准确性。因此在进行信息化档案管理时，要对原始文件进行全面性和准确性扫描、整理、归档，录入到数据库，同时加强网络安全技术管理，提高网络安全防护能力，避免引起资料丢失、泄露、篡改等问题，推动文书档案资料的真实性和准确性，这也是提高医院文书档案管理能力水平的关键性因素之一^[2]。

二、医院办公室文书与文书档案管理问题

（一）管理制度不到位

完善的管理制度是提高医院办公室文书与文书档案管理水平的关键性保障。但现阶段很多医院的文书档案管理制度与实际的工作需求严重不符，尤其是在资料采集、归纳、分类管理环节中，缺乏统一化、标准化的管理规范，导致工作过程缺乏严谨性，往往会引起文件丢失、数据不全、信息失真等问题，对后续医院文书档案检索、调用带来了很大隐患问题。

（二）管理方法落后

随着市场经济的逐渐发展，医疗机构体制改革深入发展，为了提高自身的市场竞争力，很多医院机构侧重关注业务效益，对文书档案管理工作不重视，意识不到档案管理工作的重要性，甚至认为该项工作可有可无、对医院经营发展影响不大，管理意识落后，不能引进先进的管理方法和模式等，这种现象导致医院办公室文书与文书档案管理工作得不到重视，难以在各项工作进行有效性协调，管理人员态度散漫，管理方法缺乏规范性，管理能力较低，难以对文书档案资料的真实性进行科学甄别，引起档案缺失、管理工作混乱、管理效率低下、管理成本增加等严重后果，非常不利于医院可持续发展^[3]。

（三）管理人员素质不足

很多医院机构的文书档案管理人员缺乏系统化的专业知识，没有参加过专业培训，对档案管理知识知之甚少，在实际工作中难以采取科学有效的管理方法，仅仅依靠自身工作经验进行管理，缺乏规范化和专业性，难以提高文书档案管理效率和质量。因此，提高医院文书档案管理人员的综合素养很有必要。

三、医院办公室文书与文书档案管理办法

（一）完善管理制度建设

完善的管理制度是提高文书档案管理水平的保障。因此，医院机构要结合自身的情况，制定科学合理的文书档案管理制度，对文书档案的收集整理工作进行规范，同时结合文书档案重要程度、类型的不同，设置等级划分标准，以便在录入数据库时对其进行分类管理，同时对不同等级的文书档案的管理办法进行分别设置；完善人事管理制度，加强相关人员的管理责任，明确岗位责任内容，同时将文书档案管理工作与员工的绩效考核结果相挂钩，加强文书档案管理全过程的动态跟踪监督，保障档案管理制度的有效性执行与落实；实施严格的奖惩机制，对于工作不达标的人员进行相应的处罚。^[4]通过管理制度的完善，才能在全院范围内树立正确的档案管理意识，认识到档案管理工作的重要性，促进整体医疗机构档案管理水平的提升。

（二）加强人才培训

管理人员的综合素质直接关系到文书档案管理工作水平。因此要对人才选拔环节进行严格把关和审核，确保具备一定的医疗知识的基础上，还要熟悉了解文书档案管理知识，具备相应的工作经验，构建高素质的档案管理人才队伍；要对在职人员进行定期专业化培训，培养管理责任意识和质量意识，强化专业业务能力，满足业务考核要求。

^[5]要提高医院领导的重视，加大宣传力度，注重对各层级员工的管理培训，只有这样才能提高员工的档案管理意识，在日常工作中规范性记录和编制各项工作文书，为医院各项工作的有序开展提供保障。同时要引进先进的管理方法、管理理念等，实现管理模式的创新与优化，为医院文书档案管理工作的高质量提供构建高素质人才队伍。

（三）优化硬件设施

完善的硬件设施是提高医院文书档案管理质量的基础与前提。要加大资源投入，如人力、资金、技术、设备等，为文书档案管理的高质量开展做好充足的准备。同时要积极引进现代化的信息技术和电子技术，构建文书档案信息化管理平台，搭建完善的数据库，实现文书档案的电子化、数字化、信息化管理，提高整体管理效率和利用率。要培训高科技含量电子设备装置，实现资料的影像化转变，同时要对文书档案的存储环境进行优化调节，加大防火、防潮、防虫力度，强化安全防护水平，防止出现资料泄露、失窃问题。^[6]在文书档案信息化管理平台应用中，要注重对网络系统进行定期更新升级，并在平台中自主规划模块、分支，实现模块化管理，可以对不同级别、不同类型的文书档案进行分类管理，提高文书档案信息化管理的个性化与针对性，为后续档案资料查询、借阅、调用便利，推动文书档案使用率的提升，优化档案管理服务水平。

四、结语

综上所述，医院办公室文书与文书档案管理工作是医院运营发展的重要性环节，对医院可持续发展具有关键性的作用。因此，要结合医院实际情况，完善文书档案管理制度建设，提高人员综合素养，创新管理方法，优化硬件设施建设，推动信息化管理程度，全面推动医院文书与文书档案管理工作质量与效率提升，为医院各项工作的有序开展提供更加优质的服务。

参考文献

[1]胡楠.医院办公室文书与文书档案管理的缺陷及应对策略研究[J].兰台内外,2021(29):34-36.

[2]杨扬.基于医院办公室文书档案管理信息化建议[J].黑龙江档案,2021(02):164-165.

[3]吕鹏.医院办公室文书与文书档案管理的问题及对策分析[J].兰台内外,2020(21):53-54.

[4]庄淑敏.医院办公室文书与文书档案管理的缺陷及对策[J].办公室业务,2020(07):191-192.

[5]耿瑛,阎小娟.浅谈医院办公室文书与文书档案管理的缺陷及对策[J].数字通信世界,2019(05):233+273.

[6]武洁.医院办公室文书与文书档案管理的缺陷及对策研究[J].办公室业务,2017(04):126.