智能时代探索财务报销新模式探究

陈峰 安娜

摘要：近年来，经济的发展，促进我国科技水平的提升。智能时代的到来对各行各业的工作方式提出了新的要求与挑战。特别是在企业财务报销方面，由于传统报销业务需采取面签的方式，财务报销工作的开展受到一定约束。因此，相关从业人员必须要在智能时代积极探索财务报销的新模式，达成“零接触”报账的目标，在对公共卫生安全做出保障的同时，实现财务报销工作效率的提高，同时为建设一个信息化的企业财务发挥出可观的推动作用。本文就智能时代探索财务报销新模式展开探讨。

关键词：智能时代；财务报销；新模式

引言

随着人工智能、大数据、区块链、云计算、网络安全等新兴数字产业的快速发展，企业财务信息化建设迎来重要发展期，尤其是我国“十四五”规划和2035年远景目标纲要等政策的出台，“加快数字化发展，建设数字中国”已成为我国各行业信息化建设的目标和方向。

1研究背景

传统的财务报销工作，普遍都是先由报账员填写纸质报销单，再交由领导面对面签字的方式进行。此种方式较为传统，缺乏一定的真实性，且难以符合现代化的工作要求。而智能时代的到来，促使财务报销工作发生了一定变化，由线下面签改变为线下面签后上传至数据库、信息库保存的方式，然而依然减少不了面签的环节。随着科技的发展与智能时代的到来，我国正大力倡导“零接触”“线上”等工作形式。这便要求财务报销工作能够转变以往的方式方法，积极运用智能时代下的各种先进技术，达成“零接触”的报账目标，并实现财务报销质量及效率的同步提高。

2报销财务体系存在的问题

2.1投递式报账未实现报账预审，问题单据高

现阶段大部分企业实行的是投递式报账模式。投递式报账取消了预审模式，报销人从财务系统网上预约后将打印出的报销单投递到投递机中，由于没有审核造成了大量有问题的单，问题单据始终居高不下。

2.2财务报销流程烦琐复杂

财务人员在展开审核工作之时，时常会出现退票的现象，报销员需要在各部门、各领导之间来回往返来完成报销单的审批工作，导致不必要时间的浪费，效率较低。各级领导往往需要层层对财务报销单予以审批，无论是哪一个报销环节，都必须要具备领导的审批签字。然而，面对过于繁忙的工作，造成报销者极有可能在各级领导部门之间奔波获取审批签字，进而造成报销时间过长，个人垫付资金不能及时到账。

2.3存在面对面接触、发生交叉感染的风险

传统报销必须接触纸质票据，经项目负责人部门领导审批、签字和财务报账等环节，审核部门面对的是整个企业人员，财务部门面对的是整个企业报账人员。纸质票据是病毒传播的媒介，而服务大厅、报账大厅是人员流动性大、相对密集封闭场所，密切的接触增加了感染的风险。

2.4偏重会计核算，财务管理信息较少

传统的财务工作更加注重会计核算，会计人员凭借各自对各项规章制度的掌握，完成对票据的审核，并借助会计软件编制会计记账凭证，年复一年均是重复性的工作，复杂程度并不高。对于数据的统计、汇总多是出于完成上级部门任务的目的，并不能主动利用数据统计分析工具，将管理会计的理念融入企业财务管理工作中，用数据来体现企业近年来发展态势，为企业管理者从财务角度提出有用的建议。

3企业智能报销流程设计

企业智能报销是以信息技术为支撑条件，实现财务报销所有环节均为网上办理的无纸化报销新模式，主要是在网上实现票据智能识别、报销单智能填报、全流程线上审批、智能账务处理、自动支付等全过程智能化报销服务，实现“一网一门一次”的服务理念，实现员工报销0跑腿。员工通过电脑网页及手机微信端两种方式登录智能报销系统，线上完成财务报销各项业务工作。智能报销系统应用了智能识别技术，通过票据识别及验真、报销单自动归类汇总填写、全过程线上审批、自动生成会计凭证、自动在线支付实现全过程线上智能报销。企业智能报销中纸质发票和其他附件可通过手机拍照上传，电子发票PDF文件上传，实现了报销票据全电子化存储。智能识别票据系统实现了票据识别验真及票据关键信息（包括金额、抬头、发票号码、税务登记号、收款单位账号、户名、开户银行等）提取。智能报销系统根据提取的发票信息依据系统设定的财务报销规则填列费用类型、支付信息，通过项目预算审核后自动生成报销申请单。审批权限进行线上审批。按照财务制度要求完成线上各级审批，生成报销申请。会计接收该笔预约申请，系统自动生成报销凭证，会计核对报销金额、入账科目及票据各类核对要素，全部符合报销规定后确认财务凭证并打印凭证及上传的全部电子附件，粘贴后转给复核人员进行复核，复核完成后由出纳人员完成无现金直接支付。

4智能时代企业财务报销业务优化建议

4.1完善企业财务制度建设

智能时代下的报销流程减少了大部分人为操作的环节，这对企业财务内部控制制度提出了更高的要求，体现在实际工作中即为财务软件提供的可操作流程与条件设置等因素要考虑到线上填单、线上审批、票据审核以及退单、支付等各环节的承接流畅性与相互制约、相互监督的限制条件；在任一环节中，都必须要保障相互制约、责任到人。此外，财务人员必须要对与规定不符的票据积极提出异议，对财务报销制度严格遵循，认真做出审核，及时予以办理，对票据的完整性、合法性、规范性以及真实性做出保障；同时，也对财务人员工作的公平公正做出保证。

4.2提升报销流程自动化程度

（1）报销申请阶段。进入到线上填报界面，报销人可以通过语音自动录入，系统自动识别信息生成报销单，报销人核对无误后提交。如果信用等级是1级，当报销申请通过系统校验功能后，直接进入支付环节；如果信用等级是2级需通过财务初审才能进入支付环节；如果信用等级是3级，只有通过财务初审和复审才能进入支付环节。(2)报销审批阶段。流程自动化提升主要体现在以下三方面:根据业务类型自动跟系统内置的报销标准匹配，判断是否符合报销标准；通过跟预算系统的衔接，判断该事项是否在预算范围内；根据获取的发票代码、发票号码、开票日期等信息，自动登录全国增值税发票查验平台进行查验，实现发票自动查验功能。(3)支付环节。报销通过审批后，单据进入支付环节，支付环节主要是审核付款信息的准确性，由出纳以外的人审核。只要报销审核通过，单据可以直接银医直连进行支付，出纳确认无误后提交，复核人审核后完成付款。同时，为了避免支付错误，报销系统还可提供数据对比功能，将从银行付款系统导出的付款信息导入报销系统，自动与相同字段进行对比，显示对比结果。如果审核当年发现审核错误，在上传出错依据后，系统可以自动提示报销人或财务人员，进行后续退回、补付等手续。如果跨年度发现审核错误，因为涉及年初调账，需报销人走单独的申请流程。

4.3加强网络安全管理

智能财务报销系统不同于校内其它系统，大部分企业都具有独立的财务专线网络，而智能财务报销系统需要与税务、银行、工商等校外系统互联互通，网络安全至关重要，设立必要的保障安全的软件系统及硬件设备（如网闸等）等，确保财务网络运行环境安全。

结语

综上所述，智能时代的到来对企业财务报销业务提出了新的挑战。相关财务人员必须要积极探索财务报销的新模式，通过各项科技手段来逐渐实现线上“零接触”财务报销的目标。与此同时，保障报销信息、资料的完整性与真实性，切实提高财务报销工作的质量与效率，为财务报销工作的智能化、现代化、信息化、数字化发展起到有力的推进作用。

参考文献

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