以数字档案馆(室)建设推动档案业务水平提升

张靓

摘要：档案数字化技术不仅可以文字转化为数字信息，而且还可以对图像信息进行转化。近些年，我国档案数字化建设取得了显著成绩，但国外先进水平相比还存在一定差距。为了能够更好地提升数字化档案实践成效，有关部门以及相关工作人员应该深入研究数字化技术，借由数字化技术扩充档案数据库，提高数字化档案管理水平，确保档案数字化实践成果。

关键词：数字档案馆(室)建设；档案业务；水平提升

引言

文书档案管理不仅涉及归类、整理与校对，还需要构建有效的档案共享服务体系，有效满足各方面的档案使用需求。数字化文书档案管理的优势在于突破传统纸质档案管理方式的局限，减少大量的人力成本与时间消耗，从而提高文书档案管理的整体效率。应当基于数字信息技术探索文书档案管理的新模式，通过计算机形成文书档案目录和数据库，切实提高数字化档案的利用率，保证文书档案的准确性。本文探索加强文书档案数字化管理水平的工作措施。

1数字化档案

数字化档案是现代社会档案管理的一种新型模式，其更多的是档案馆利用互联网技术进行管理模式优化构建的一种工具，将智能技术融入档案安全管理过程中，能够更好地降低人工管理的工作量，同时将通过数据指标实现对档案安全问题的精准监控，以此在发现问题、预防安全问题出现的过程中提供技术保障。智能化档案在防火、防潮以及防盗过程中发挥着重要作用。同时互联网技术也将作为一种问题解决的渠道运用到档案管理工作中，使得传统的档案管理模式得到优化转变。对于档案管理者而言，借助互联网技术能够更加精准地对档案中的内容以及存储位置进行管控，进而为提升档案管理的效率以及用户的满意度奠定良好基础。

2数字化档案管理的优势

档案管理的数字化是指将档案实体化向档案的数字化进行转换，该过程的进行，一般会受到行政部门的统一调控和调度，由专业部门进行统一的组织。现阶段的档案管理主要以纸质版档案为主，管理人员在对档案进行统一整理与归纳时需要逐个按号编排，最后形成纸质版的目录以及相关内容的简介。传统的档案管理方式有许多缺点，例如在保存的方式上需要防止虫类的破坏，自然环境很容易引起字迹模糊不清的问题，影响着档案管理的进程。因此将数字化技术应用到社会档案管理上，对于档案管理来讲具有很大的优势，不仅能够对档案进行统一归类与处理，而且能够实时对档案进行处理，可以大大提高档案的规整速率，提高工作效率。同时，数字化的档案管理模式有利于解放更多的人力以及物力，对档案管理方式方法进行创新以及发展，能够有效避免档案信息缺失以及档案信息不匹配问题，在提升工作效率的同时，提升了数字化档案管理的准确性以及高效性。而数字化手段是指将一些现代化的信息手段应用到档案管理上，实现档案管理的数字化、数字化以及管理的高效化，实现档案的长时间保存与查找。

3以数字档案馆(室)建设推动档案业务水平提升策略

3.1提高档案工作者素质，加强档案用户教育培训

人类实践活动涉实际范围广泛，包括自然堂科学、社会科学等多个领域，且社会分工日益细化，信息增长量巨大，现代化大规模生产的复杂性、多变性使得档案工作的内容、服务对象、工作环境及管理方式都发生了变化，这给档案工作者带来了全新的要求，除了要求工作者需具备基本的共性知识之外，还应该具备扎实的专业知识及现代化的管理知识此外还要坚持与时俱进，努力优化自身水平，才能跟上变化着的社会形势。在提高档案工作者素质的过程中，首先要做到如下几个方面：档案管理者要具备终身学习的意识，不断丰富自身专业知识与政治理论；积极学习新的管理理念，兼顾其他学科的内容，全面学习与档案相关的知识，熟悉和掌握档案内容，能够具备借鉴专业技术提升自我素养的能力；具有灵活度的应变能力，掌握工作所需要的外语知识与经济知识；学习与档案内容相关的知识与管理理念，熟悉和掌握专业知识和技能，积极学习数字化技术、计算机技术、新型载体档案保护等知识技能，更好地满足新时期档案管理需求。

3.2优化档案存储的机制

为了充分发挥数字化文书档案的应用价值，保证文书档案数字化管理的有序推进，减少后续应用中存在的风险，还要完善文书档案数字化的存储机制。一方面，积极贯彻推行相关作业标准，强调单位内部各部门按照既定标准开展相关工作，实现文书档案的标准化录入。另一方面，把重点放在建设标准化的文书档案数据库方面。包括健全全文数据库和目录数据库，并且保持两者之间的紧密联系，提高数据信息的兼容性。具体来说应当建立规模适当的综合型文书档案管理系统，不仅能够做到条目级信息的直接录入，而且可以提高档案信息访问的便捷度。该数据还要保证能够对所有文书档案数据信息进行结构化处理，从而提升文书档案的利用率。

3.3档案管理数字化平台的搭建

数字化的出现大大优化了档案管理的水平以及效率，所以应该积极借助现有的数字化优势，搭建档案管理数字化平台。数字化的档案管理平台应该拥有相应的流程，流程的运行应该积极朝数字化的方向发展，只有实现运行流程的数字化，才能够彻底实现档案管理的数字化建设。平台的搭建往往包括以下几个基本的方面：首先，平台的搭建需要设计一款数字化运行模式软件，只有这样，才能够继续开展数字化工作，数字化软件的主要职能是对流程中所出现的图片以及信息进行加工处理，这样不仅节省时间，而且能够有效提升运行的速率。

3.4健全档案工作规范

档案工作规范化是标准化的具体体现，新形势下，在档案工作开展过程中应将工作规范作为衡量档案工作质量的重要标准。当前部分档案部门在档案标准化建设过程中对于档案工作规范化重视程度不足，在很大程度上影响了档案信息的开发和共享，因此，为切实保障档案标准化建设的有序推进，有必要健全档案工作规范，为相关工作落实提供更为完善的制度依据和规范保障。一是要结合档案管理各项工作要求，对当前档案工作的各项规范进行重新梳理，对不适合数字时代背景的档案管理制度机制要及时地予以废止，对当前在档案工作中出现的新情况、新问题，要通过制度规范的形式加以固化，使档案规范化工作开展有所依据，进一步提升档案工作规范水平。另一方面，要给予档案工作规范足够的重视。无论是档案管理部门的主要领导，还是具体的档案工作人员都要严格落实相关制度机制，坚持照章办事，优化档案管理工作流程，进一步提升档案管理质量。

结束语

在档案数字化建设的过程中包括众多环节，有关部门以及相关工作人员要全面分析当前档案管理形势，积极引入数字化技术，通过构建数字化档案馆、数字档案管理制度、丰富数字化档案资源等，全面推进档案数字化建设的步伐和进程。目前，我国在档案数字化建设方面还有很长一段路要走，面对当前数字化建设的大方向，不断优化和完善相关硬件、软件是非常必要的，本文从几个方面对此展开分析，旨在更好地推进我国档案数字化建设与发展。

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