关于新时代城建档案工作的思考

罗灵

摘要：

随着社会发展和劳动生产率的提高，给城市建设带来了前所未有的机遇和挑战。城市建设档案从一开始就在发展，在现实问题的条件下发展，要不断思考如何办好城市建设档案，更好地发挥作用，在城市建设档案管理和城市建设档案建设中充分体现城市建设档案的价值，为档案建设工作提供参考。

关键词：城建档案；文明和谐；制度化

引言：

国家进一步完善了档案资源综合管理制度、查阅档案资料便利制度、安全保密制度、档案管理体制机制，加强了档案管理支持和保障工作，促进档案馆的科学进步。城市建设档案是专业档案馆的重要组成部分，处理城建档案建设，必须深刻体现“城建档案”精神。认真分析档案建设过程中出现的新情况，集中力量发展城建档案事业。

1. 城建档案的主要内容

城建档案是城市规划、建设、管理过程中产生的文件、资料，应当在文字、图形、音像等多种媒介中保存。城市建设档案是城市规划、建设和管理的重要依据，也是机关依法实施行政、执法监督的重要依据，有关建筑、维修、扩建、审计、利益保护等方面的可靠信息和证据。城市建设档案是城乡建设、城市建设相关档案管理的重要组成部分，包括档案的收集、处理、保存、鉴定、统计、掌握和使用。

二、城建档案的主要作用

1、城市建设档案是积累城市建设经验，建立城市建设技术储备的手段

城市建设档案是城市建设的产物，城市建设档案作为城市建设中生产活动和该领域实践活动的直接反映，真实记录了城市建设中生产活动的过程和成果、城市建设的理念、城市建设技术与城市建设经验。

2. 城市建设档案是城市建设和管理的重要基础

从城市建设工作中形成了无数反映城市从无到有、从落后到先进发展过程和规律的城市建设档案，是人民建设智慧的结晶。只有在城市建设档案、科学城市规划、建设管理的基础上，克服盲目性，防止浪费，合理利用城市建设档案，才能实现城市建设的顺利、有序、健康发展。

2. 城市建设档案作为城市修复、改造和扩建的基础

城市建设档案是城市发展过程的真实记录，是城市建筑建设、现代化建设和维护不可或缺的基础。没有城市建设档案，城市建设就会混乱不堪，难以维持、恢复和扩大。随着城市的快速发展，城市现代化也在迅速发展。目前，有许多高层建筑、铁路、公路、桥梁以及密集的地下、天然气、电信、防护等工程管道。

2. 城市建设档案是防灾、救灾、减灾、重建战争破坏地区的重要依据

战争爆发时，城市是敌人的一个目标，城市建设档案是战后重建的基础。城市建设档案对城市具有重要而普遍的意义，是城市建设档案的重点，在战争时期或发生重大而不可预测的自然灾害时，城市建设档案发挥着不可替代的作用。

2. 城市建设档案是土地、不动产产权取得的法律依据

房地产档案，如土地要求、各种许可证、建筑许可证、产权等，是规范城市房地产管理的历史内容，是解决财产问题的法律依据。

三、城建档案管理的问题

1、对城建档案缺乏了解

一些建设单位虽然建立了档案城市建设管理工作机制，任命了档案管理人员，但没有经过专门的档案管理培训，也没有相应的规范和制度。把工作经验视为理所当然，随心所欲。举例来说，以往的文件、地租文件、合约、会议纪录，并不是分开存放和处理，而是与批予建筑的文件一起收集、储存和编码，造成管理混乱。城市建设组织档案内容不全，分类不规则。

2、档案处理不当

档案是从不同的来源保存的。首先，一般来说，土地的档案比地下多，而事实上，城建档案服务在收集所有与建筑工程有关的档案时，都会遇到困难，亦会遇到管理权问题，建立专门用于收集内部档案和减少外部档案数量的系统。

3、管理意识薄弱

我国拥有大量的档案，如果没有有效的信息整合工具，这些档案就无法得到充分利用。城建档案的建设每天都在被动的情况下管理，如何有效地利用档案，指导决策，服务民众，充分发挥城建档案的价值，是一个值得探讨的问题。

4、基础设施和设备投资不足

城建档案通常放在住房和城乡建设局中，有些地方没有专门城市建设档案馆或者城市建设档案馆的档案室通常陈旧，体积较小，设备严重短缺，这将影响重要档案的完整性。

四、城市档案建设管理的几点思考

1、完善城市建设档案制度

完善城市建设档案制度，建立城市建设档案经费筹措机制。按照中央、省、市新条件下城市建设档案馆的要求，批准建立城市建设档案馆，批准档案工作经费，在财政预算中列入城市建设档案的运行维护费用，满足工作发展需要，保证城市建设档案的科学管理、安全保障。将信息化档案建设纳入发展规划，积极支持档案建设以实现档案数字化、业务交流、人才培养等相关业务，提高员工专业水平。

2、加强人力资源开发

城建档案面临着知识经济时代的挑战，必须配备具备现代科技的人力资源，保存城市建设档案。同时，在施工、控制等过程中，对其进行规范，教授和学习应用所学知识。透过培训和辅导，致力成立一个城市建设小组，作为一个创新小组，更有效地促进城市建设档案的发展。

3、推进城建档案信息化，实现由“收集、存储”向“信息服务”的转变

目前，我国信息化建设正从信息技术阶段转入信息资源阶段，从基础设施发展阶段转入深度应用阶段，从数量建设阶段转入质量建设阶段，从总体配置阶段转入资源化阶段，强化控制阶段。档案是国家一级的信息资源，在国家情报部门战略转型的条件下，档案工作特别是档案信息化，应以加快档案信息资源建设为目标，发挥档案信息资源的重要作用。

目前，大多数城市都使用计算机控制系统来管理城市建设档案，与社会主义和谐社会对“信息服务”的要求相去甚远。城市建设档案馆要研究、实施和总结运用信息手段、运用各种运行机制、深入开发档案信息资源、提供社会服务等方面的工作。城市建设档案要积极融入国家档案信息化工作，把档案建设作为建设信息中心。

4、做好城市建设档案，为全面建设小康社会作出贡献

一是要建立更加牢固的工作结构，提高工作人员的工作质量。特别是在城市层面，城市规划建设的责任增长很快，档案建设也应跟上新农村建设的步伐。二是可以进一步加大投入，完善设备配置，提供必要的操作设备，改善劳动技术条件。三是努力吸引管理层的注意力，运用地方政策，创造高绩效的就业机会。四是进一步培育档案城市建设工作氛围，加强档案城乡建设联系，建立信息干部和工作网络，开展业务培训。

5、加强档案资源保障体系

要把档案资源建设提高到战略高度，积极推进地方档案资源建设，建立新的资源保障体系，形成现代档案资源观念，持续行动。拓展城市建设档案资源，加大城乡建设档案资源利用力度，拓展城市建设档案资源，确保城市建设档案不断更新。同时，重点对档案信息资源进行深度开发，改进视听电子载体档案以及特殊载体系统、城建档案建设资料的收集、处理、汇编研究，充分利用、优化和最大限度地发挥城市建设档案的价值。

6、安全体系方面加强档案安全流程管理

6.1全程控制档案实物安全，加强过程监督。除遵守国家有关档案实物安全的规定外，还应重点加强档案移动安全管理。特别是要加强对档案借阅、复印、数字处理、远程传输等薄弱环节的管理。目前，城建档案馆在档案管理系统中对档案流转实行全生命周期控制，所有环节的变化都记录在系统中。

6.2加强档案硬件分发、软件分发和日常管理的安全性。城建档案馆对信息系统采取三级安全防护措施，每年由信息安全服务机构进行评估和完善，内外网和外部接口采用严格的物理隔离，如对内部网设备进行全面屏蔽，并定期对不同位置的数据进行异构备份。在整个系统中不断改进数据传输过程。

结束语：

城市建设档案的收集和管理，是对城市建设档案工作者的一次严峻考验。总之，城市建设档案管理是按照科学发展观的要求和城市建设发展的实际需要来完成的，建议有关部门和单位高度重视，加大投入，开展信息化建设，形成一流队伍，完善管理体制，切实把城建档案管理提高到一个新水平。

参考文献：

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