企业工程档案归档管理优化对策

覃述辉、张智刚、杨朝元

摘要：随着各行各业的不断发展，促使企业工程的不断扩大，然而人们对档案管理也有所了解。因此，档案是人们从事社会活动中形成具有保存价值的材料，国企档案是企业的珍贵财富，信息化时代对国企档案管理提出更高的要求。当前国企档案管理存在许多问题，各方面因素使得企业档案管理工作未能高效开展，档案价值未能得到有效发挥。同时，随着社会主义经济现代化的持续发展，企业随之发展，目前对档案信息资料方面要求逐步趋向严格化、规范化，项目工程管理档案归档的系统性、精确性及全面性时不我待。所以，为了贯彻档案工作相关制度与法规，做好项目工程档案归档管理工作，成为目前实际工作中的重要内容。

关键词：企业工程；档案归档管理；对策

引言

国民经济的稳步发展为企业发展提供充足的市场动力，发展规模不断扩大，新建工程质量也在不断提升。但同时也应注意到企业发展与档案管理之间的衔接度，确保二者步调一致，才能充分发挥工程档案的信息载体作用，促进企业长足发展。

1工程项目档案特点及归档的必要性

工程项目类档案具有种类繁多且资料巨量的特点，在逐步构成过程中，因为工程类项目是系统性极强的工程，各种子体系经过归纳整合以后，才组合构成了整个工程项目，其档案构成过程同样如此，也是经由各个工程项目子体系中的档案所组合形成的。所以，要想档案归档工作得以有序进行，首先，需要有关档案工作管理人员，对档案实际组织工作与领导方面工作予以增强，依据工程项目在过程中的实际状况，配备及确立档案专项管理工作人员。与此同时，以科学为基础，设立健全化、完善化档案项目专项管理规则及管理制度，对档案专项管理规则制度责任、工作人员绩效考核、奖励与处罚规则制度予以明确，唯有科学性、健全及完善性的档案项目管理规章制度，才能够使工程项目管理档案工作得到有效的完善及健全，通过企业各个部门环节的有序协调、有序组织及管理监督等，才能够使档案管理工作的制度化、科学化等全面实现，使整体工程项目在建设管理工作实际展开过程中，有法能依、有法可依、有章能循。随着企业的落成及实际运营，工程建设量的不断增加，工程项目在竣工投入实际运营后，极大部分工程中的竣工信息资料不能在保证质量的情况下，按时向有关部门移交，通常表现在如下几方面：其一，工程项目建设与档案管理工作不能同步落实。参与工程建设的单位通常在工作开展中，只对工程建设进度予以重视，对工程档案资料的收集、编写无法及时闭环，和工程进度不能同步展开记录，大部分工程在投入实际运营后的三个月内，都不能按时将工程档案向档案室移交，有的工程项目拖到投入运营一年或者两年才完成档案移交工作，有的工程项目甚至移交档案时间更久。其二，移交到档案室的相关工程资料不能保证其质量。由于大多数建设工程单位，只是对工程建设进度予以关注，等到工程已经竣工验收了，才开始对工程建设档案进行整理并收集，造成资料不能真实精确化、及时化，不能完整编写及移交。其三，对电子文件的收集困难。大多数参与工程建设的单位在工程资料形成时，没有运用电子信息技术，缺少收集存档的意识，导致在移交档案室的时候，为了完成移交工作，要求对建设工程资料进行扫描移交，无形中加重了档案信息整理的工作量。其四，因为建立、设计及施工单位有着流动的特点，资料员也不是固定的，使档案管理者不能对其进行定向指导，造成档案工作者业务水平提升速度慢，通常体现在对档案资料移交范围不明晰、对档案管理平台软件的运用意识薄弱、不熟悉档案工作业务流程等方面。就此，通过对企业档案管理工作实际展开情况的分析，让企业档案管理工作科学化、规范化、稳固发展，又能够达成工作时效性提升的效果，为了对项目工程档案管理工作展开规划，采用档案信息管理媒介平台与离线录入软件相结合，工程项目档案工作提早介入并展开，前期归档工作尤其重要。

2企业工程档案归档管理优化对策

2.1加快信息化建设，健全档案管理制度

在信息化背景下，企业要想提升档案管理资料的科学性、完备性、安全性还应加快信息化建设，加强信息保障支撑，与时俱进。利用现代管理方法，提升企业软硬件设备，提升智能化建设水平。以公路设施建设项目为例，应建设和维护档案数据库，引进先进技术手段，实现档案资源的成果转化，提升数据压缩、信息传递与共享，档案资料的接收与储存的效益最大化。其次，应健全档案管理制度，从制度方面加强工作人员协作配合，彻底解决“自扫门前雪”的行业现状，筹划档案管理目标，打破“各自为政”的工作壁垒，推进信息化成果转化和利用，确保单位间、部门间、人员间可以实现信息的共建共享，提升工程档案工作质量效率。在必要时应该成立档案管理工作小组，对各项档案资料类别进行明确划分，加强责任追究，快速解决遇到的现实问题，保证工程档案资料完整，加大档案管理工作监督。

2.2提高档案管理人员的综合素质

档案管理人员自身综合素质的高低，是影响档案管理工作成效的重要因素。针对目前存在的问题，企业应该做好以下几点：加大档案管理人员的培训力度，定期开展档案管理新技术以及新的流程和制度的培训，提高档案管理人员的技术水平和管理能力；加强优秀档案管理人员的招聘，从社会以及高校各个渠道招聘优秀人才，为企业服务；加强档案管理人员的薪资待遇，保证人员的稳定性，这样也有利于档案管理的稳定和持久；对档案管理人员进行有效的考核，加大奖惩力度，提高人员的工作责任心和服务意识。

2.3强化安全管理，提升安保水平

信息时代大背景下，企业档案管理信息化既是大势所趋，也决定了这一创新改革举措必须与更高水平的安全管理相辅相成。强化安全管理并提高安全管理水平不仅影响企业档案管理工作提质增效，更直接关系企业生产经营与管理的安全水平和发展方向。传统模式下，对传统档案的安全管理更多停留在物理层面，包括不遗漏、不破损、不错置等。而在信息化背景下，安全的含义更加扩大到了对系统安全、防病毒、防攻击等方面。一方面，信息化管理系统本身往往存在技术发展阶段性而潜在的安全漏洞问题，因此需要保持常态化和足够频率的杀毒防毒处理。另一方面，当互联网已经成为各行各业、全世界生产与发展必不可少的依托，网络攻击就成为安全管理的核心与关键。这些攻击或许没有明确的目的，然而却会造成无法估量的损害。因此预防网络攻击也是信息化模式下的档案管理的必修课。针对档案管理信息化的安全管理形式或手段多种多样，需要结合企业实际需要具体分析并实践。除了最基础的防火墙、打补丁等传统手段外，分级授权、密钥管理必不可少。在有需要和有条件的情况下，企业也可积极采取多种生物安全手段，诸如面部识别、声音密码等也都可作用安全管理的常用选项。

结语

工程项目建设档案归档工作的有序展开，有效解决了档案移交实际过程中滞后的现象，提升了建设工程项目档案管理工作的水平与质量。在一定程度上，工程项目建设部门、参与工程建设等相关单位档案管理意识增强，只注重工程建设进度，不重视工程建设资料的现象明显得到改善。

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