房地产档案信息数字化建设及其管理

刘易敏

摘 要：自改革开放以来，我国经济一直呈增长趋势，人们的生活水平也在不断提高改善，相对的生活质量和生活追求也在逐步提高，特别是房地产经济逐步发展壮大。随着时代进步，房地产与互联网强强联合，加快推动了人们对房产的追求，使得房地产经济得到了飞速发展。但互联网时代的信息泄露问题，也影响了房地产的信息安全，无法保障个人的房产档案信息。因此，逐步建设完善房地产档案的管理，实现房地产档案数字化是行业发展的必然趋势。本文将结合当前房地产档案管理的现状，及其数字化建设存在的问题进行探讨，以期更好的推动房地产档案数字化管理的发展进步。

关键词：房产档案；数字化建设；管理问题

随着我国房地产经济的迅速发展，房产归属权的问题也频频发生，房产档案作为判定房产归属权的重要凭证之一，是解决房产归属问题的关键，同时像公检法司部门、房产公正、异地购房信息查询以及房产税务相关等信息都需要查阅房产档案，因此，房产档案的管理不容纰漏。但当前的房产档案管理仍存在许多问题，信息安全并没有得到全面保障，全面建成房产档案数字化管理显得尤为必要。房产档案管理是档案管理的分支，只有掌握档案管理的专业技能、沿用档案管理的理论及经验，并结合房地产行业特色及先进的信息技术，才能实现房产档案的数字化管理。

1.房产档案数字化

房产档案管理是房地产行业发展衍生的产物，是保障交易信息的关键手段，一般来说都是以纸质版资料留存，需要耗费许多的人力物力和时间。相对当前互联网技术时代，这种行为模式非常落后，并且存在明显的弊端，不仅会因为人员手动输入记录信息而发生错误，影响后续的档案留存出现信息误差，同时还会影响后期的整理和检索。这种管理模式工作效率低，逐步被电子信息化模式替代，纸质版档案也更新为电子版档案，只需要录入部分信息（例如姓名、身份证信息或者扫描件就能快速提取所需的房产档案）更加方便、快捷、效率更高，也是房地产行业进步的重要特征。庞大的电子版档案数量也逐步增加了管理难度，房产档案数字化建设应运而生^[1]。

2.房产档案数字化建设现状

2.1工作人员专业水平差

作为信息化高速发展的二十一世纪，信息安全是每个人和每行每业都不可忽视的问题，在房地产行业同样如此，保护好房产所有者的信息是负责房屋权属信息查询工作人员的重要职责。而档案信息的管理是一项专业性较强的工作，许多高校也开设了档案学科，为社会培养输送高素质、技能强的专业人才。但由于社会各行各业没有对该专业引发足够的重视，导致社会上该专业人才流失非常严重，也制约了档案管理的发展。并且，随着房产档案数字化管理工作的逐步开展，数字化系统软件的维护也尤为重要，但房产企业愿意花费巨额购买数字化系统软件，却不愿意长期聘用专业的系统软件维护人员，导致数字化系统软件不能及时更新换代，或者时常出现漏洞问题影响房产档案管理工作的开展。房产档案信息软件存在漏洞会导致查询工作滞后，管理工作的开展问题频出，不能更好地提供查询服务，长此以往，恶性循环，严重制约了房产档案管理专业的发展^[2]。

2.2 房产档案抗风险能力低

因为对档案管理工作的忽视，导致工作人员缺乏专业，同时也导致档案存在较大风险，只是简单的进行数据记录和留存，将档案管理工作形式化，没有重视档案建立的根本意义，无法确保数据的完整和安全。特别是信息化时代，网络病毒和黑客的存在，没有专业的计算机软件维护人员，一定程度上提高了电子文件损毁的概率，例如存储位置更换、系统更新或不法分子使用黑客技术袭击电脑系统，盗取信息文件等，都会导致电子文件损毁。文件的丢失可能会给客户和企业带来不可估量的风险。因此，建立档案化数字化系统，将房产档案信息建立数据库，积极的更新备份，才能切实保障房产档案的信息安全。房产档案的信息安全是不容忽视的问题，档案管理人员和部门应当引起重视，提高自身风险意识，采取有效措施做好信息安全维护，提高房产档案管理的抗风险能力，否则会严重阻碍房产档案行业的发展。

3.房产档案数字化管理研究

3.1 提升房产档案从业人员的专业水平

房产档案管理工作是一项严谨专业的工作，应当严格要求从事该项工作的人员，可以在招聘时就提出具体要求，招聘专业对口的、技能素养较高的人员，并在符合的候选人中进一步筛选，选出专业素养高、责任心强的优秀人才。在录用以后，要及时进行岗前培训，帮助新入职的员工尽快熟悉岗位内容，还应该定期进行考核，对档案管理工作进行审核，确保档案管理工作的有效性^[3]。最后，还要不断鼓励引导档案管理人员持续学习，不断学习新的专业知识，进行知识更新换代，保障其自身的专业素养，进一步激发干部职工自身的潜能。除此以外，还要进行相关知识的学习吸纳，例如计算机知识，确保档案管理工作信息化数字化的有效开展，不断推进房地产行业及档案管理行业的发展进步。

3.2 加大房产档案管理质量

房产档案数字化管理是档案管理行业发展的必然趋势，在逐步完善数字化管理的同时应当做好房产档案管理的基础工作，确保档案管理的数量质量。因此，可以通过引用良好的数字设备，购买更先进、配置较高的数字设备，更好的将档案留存。并且，还要留意数字设备的管理维护，不可过度使用，要结合其使用性能不断折旧更新，为档案管理工作的数字化建设做好基础保障。同时，还应当辅以先进技术，建立完善的信息管理系统，保障档案信息的安全，为房产档案信息数字化建设奠定良好基础。同时在人员配置层面也要不断强化，杜绝人为失误，可以加设档案管理审核岗位，全面保障房产档案的管理质量^[4]。

3.3 强化房产档案的抗风险能力

为了全面保障房产档案的安全性，应当切实加强房产档案的抗风险能力，将可能面临的危害扼杀在摇篮中。首先，应当建立完善的责任制度，细化档案管理工作人员的岗位职责，明确划分职责内容，杜绝责任不清、互相推诿的现象。细化岗位职责和内容，能很好的保障房产档案管理工作的开展，提高工作效率和质量。其次，制定奖惩制度，针对房产档案的工作的完成情况进行奖惩，尤其是房产档案的严密保密工作层面，以奖惩制度进行一定的约束，确保档案人员严格遵守保密原则，以此培养房产档案管理人员的保密意识，提高其职业道德操守。最后，聘请专业的计算机人才特别是精通于数字化软件系统的专业人才，定期的对房产档案信息存储数字设备进行维护，更新数字化软件系统，清理病毒提高安全防护指数，清除计算机潜在的威胁，保障房产档案数据信息。专业计算机人才还要及时清理销毁不安全的磁盘，备份存储重要的房产档案信息，防患于未然^[5]。

结束语：

房地产行业的不断发展意味着房产档案管理也将随之持续发展，只有切实做好房产档案的数字化管理，保障房产档案的信息安全，才能反向作用并推动房地产行业进一步发展。当前，房产档案数字化管理仍然存在诸多问题，但通过提高房产档案管理人员的专业水平及职业素养，打好房产数字化管理工作的基础，并且不断完善设备、管理制度同时合理利用先进技术，全面强化房产档案的抗风险能力等诸多途径，才能逐步完善房产档案管理工作的数字化建设，推动房地产行业及档案管理的持续发展。

参考文献：

[1] 夏立红. 房产档案数字化建设及其管理研究[J]. 卷宗,2019,9(5):77.

[2] 杨明月. 房地产档案管理信息化建设的现状及措施[J]. 房地产导刊,2019(30).

[3] 刘玉慧. 数字化档案馆建设问题探究[J]. 兰台内外,2021(31):1-3.

[4] 王大洲. 谈谈房地产档案管理的现代化数字化[J]. 魅力中国,2021(6).

[5] 乔志兵. 房地产档案管理中的数字化技术运用探思 [J]. 警戒线,2021(9).