工程竣工资料的管理策略探究

熊丰

摘要：工程竣工档案资料是工程项目实施过程的完整记录，记录了与项目相关的所有信息，是城建档案的重要组成部分。加强工程竣工档案的管理水平不仅能够方便资料的查询工作，同时也有助于项目日后的维修、改扩建及质量验收工作。因此，工程档案管理人员应加强对竣工档案管理工作的重视程度。

关键词：工程竣工资料；管理；策略

引言

    工程竣工资料是工程项目施工中最为原始的、与实物相符的、具有归档价值的记录，对该项目地下管线敷设、实体构筑物等情况进行记载，包括建设项目总造价、质量、进度等多个方面，具有较高的地位与价值。竣工资料是反映工程施工质量、施工过程的重要依据，同时也是竣工验收之前的必备要求，对于工程后期改建与维修等具有十分重要的作用。竣工资料的管理工作从工程立项时便开始，贯穿于整个工程的始终，是一项周期较长、复杂性较强、工作强度较大的工程资料管理工作。

1工程竣工资料对建设工程的重要性

1.1 竣工资料来源于工程施工过程

随着工程施工进度的不断推进, 竣工资料的记录与管理信息也不断丰富。例如:工程竣工资料中包括工程施工图、各个阶段的施工检验报告等内容, 主要是对工程实际施工记录, 但这些数据同时又是工程竣工资料的主要构成部分, 工程竣工资料与建筑施工的每一个环节都相互对应。因此, 我们进行竣工资料分析时, 不能将竣工资料分析脱离工程施工实际, 否则竣工资料将会失去意义。

1.2 竣工资料是建筑技术实践创新的记录途径

竣工资料的形成来源于工程施工具体环节, 是工程施工内容信息的总结, 施工人员在实际施工中, 将工程施工特征融合在其中, 竣工资料进行后期信息收集和整理时, 将工程施工技术的特征、优势整理出来, 是工程技术进一步优化的理论借鉴。例如:对于我国传统建筑的重建工作开展时, 就需要依据历史文献中工程竣工归纳材料进行建筑风格分析, 在工程竣工整理的材料中找到建筑的基本特征, 如果没有工程竣工记录作辅助, 古代建筑修复工作的开展将无法准确的把握工程施工要点, 工程施工的开展过程产生较大的阻力。

2竣工资料及竣工资料备案的主要内容分析

2.1前期准备

前期准备在作业中，主要通过整理前期的工程报建手续，开工申请及开工报告进行落实。具体在作业程序推进的过程中，关于上述资料的整体和收集，应注重材料的完整性和准确性，规避因材料不完整造成的后期审核不通过现象。此外关于各类资料的整理及收集，应注重资料整理的规范性，规避因资料格式差异造成的一系列审核周期增加，或审核资料不通过现象。

2.2确定验收项目提交验收申请

工程竣工验收的原则为：项目具备竣工验收的条件，完成设计内容及施工规范要求程序，并符合各类行政监管要求。分析当前在验收项目提交申请时，施工单位应针对满足验收条件的项目，进行相关资料的收集，另外为保障资料收集的准确性，以及后期相关责任的确定。项目责任人，技术负责人，企业法人应进行签名盖章。完成上述程序之后，向建设单位提交工程验收的文件。

2.3工程竣工验收报告编制

编制工程竣工验收报告编订为竣工资料整理及竣工资料备案中，主要的备案资料之一。具体在落实中工程项目及其开发主体应在获得工程质量，节能，消防，市政规划，环保监管等相关部门的审核验收通过之后，建设单位将上述涉及的文件及资料进行汇编，并形成工程的竣工验收报告。以便于后期备案审核资料的完整性，降低因重复作业或资料不完整，造成的审核不通过现象。另外分析如工程项目质量，节能，消防，市政规划，环保监管等方面，存在某一项资料不完整的现象，则应先行进行缺失资料的获取整理，之后再进行工程竣工验收并分部记录及报告编制。

2.4工程竣工档案验收

建设单位在完成工程竣工验收报告编制后，应先由城建档案管理部门，进行其竣工验收报告编制内容的审核及验收。城建档案管理部门审核验收通过之后，出具审核通过文件。建设开发单位应将审核文件及竣工验收报告进行统一编订，如审核不通过，则应进行相关缺失文件的补充，及不合格文件的修改，及不合格项目的整改。

2.5监理单位质量评估报告编制

前期资料准备完成之后，监理单位应出具一定的质量评估报告。在此过程中为保障资料的真实性，并且便于后期工程竣工资料备案。监理单位出具的质量评估报告，应落实监理负责人、工程师、企业法人、现场负责人及汇编人员的署名签署。完成质量评估文件编订之后，应由现场监理负责人提交给建设单位，便于后期的竣工资料备案审核。

2.6工程勘察文件及设计文件整理编制

工程勘察文件及设计文件为资料竣工备案中主要的审核材料，关于工程勘察文件和设计文件的编订，为保障后期资料整理或修改中的及时性。项目负责人，技术负责人应进行相关负责项目及资料的挂名签署，以此形成资料审核及责任确定的作用，推动后期竣工资料审核备案的合格性。

2.7备案审核

完成各项资料的编制之后，由建设单位向备案机关进行资料提交。并设立专职催办部门，进行工程竣工资料备案审核进程的跟踪。一般情况下应在15d内出具审核意见，其中审核通过或不通过，审核单位均应出具明确的意见，以此保障后期资料审核进度的快速推进，并且降低因意见表述不清晰，造成的审核周期延长等不良现象。

3工程竣工资料管理中的常见问题

竣工资料的问题简单来说可以分为几大主题。首先工作人员不负责任的态度，马虎做事，给管理带来极大的困难。其次，公司资料管理制度的不完善，使之出现突发状况无法处理，或是工作人员积极性不高。最后，是对一些规章规定不清楚，有关法律的缺乏，造成极大的损失。

3.1竣工资料管理时效性不强

在大部分情况下，竣工资料的时间越长，其功效与作用就越差。而在施工文件与竣工资料的审批、确认往往拖沓或不重视导致花费大量的时间。例如，如果碰到要对现场实际施工过程进行变更，因原始资料缺失，在拆除部分现场建筑物后的签证迟迟不能签发等。

3.2应对突发的竣工资料准备不足

    在施工工程中，尽管已经做好了前期的准备工作时期资料的收集与汇编，但是施工现场常常会出现一些突发状况，这时，竣工资料及施工资料的管理人员需要尽快完善修改这部分竣工资料。例如，由于上级指令或临时要求而变更施工，或者由于设计人员的设计变更而引起的施工变更等。

3.3在竣工资料的书写过程中常出现重复书写的现象

   在国内大部分竣工资料的书写方式采用复写的方式，这种现象经常出现在建筑材料的报告、工程质量检验记录、工程材料结构报告以及工程验收记录中。造成资源的重复使用与浪费，浪费查阅资料的精力与时间。

3.5做好竣工资料收集与记录

竣工资料应保障真实性、完整性与有效性，如若资料不真实则会直接影响到工程后续的扩建、改造等工作的顺利实施，导致误判断的出现，造成不可估计的经济损失，因此竣工资料务必要与现场施工实际情况相一致后再整理、归档；其次，要保障竣工资料的准确性，一切数据信息均以现场实际为依据，不能随意填写、更改，当施工现场需要进行隐蔽验收、闭水试验时，应及时通知资料收集人员做好记录，具体数据要真实、准确，必要时还要配上影像资料；有效性是资料的灵魂所在，应根据相关要求规范表格，形成规范、标准化的书面文件，采用正楷、黑色记号笔填写信息，不得出现不规范、后补等情况。

3.6竣工图纸编制不符合要求

首先竣工图纸未进行盖章进行使用，会造成竣工图纸缺乏真实性与法律效力，致使重大问题找不出责任人是谁，加大问题处理难度。其次在施工图改绘竣工图时要标明更改的缘由，如果变更过大，即超过原图的三分之一，须重新绘制竣工图。在竣工图上盖章时，要使用不易褪色的红印泥，不能随意盖章，污染竣工图细节造成施工图错误，须盖在图标栏上方空白处。（图章尺寸须为：50mm*80mm.）

4改进工程竣工资料管理工作的策略

4.1制定完善工程资料的编制方案与管理制度

无规矩不成方圆，有了制度的保障才能够更好的确保工作的顺利进行。首先要制定完善的工程资料的编制方案，确立完整的编制原则与要求，制定各种情况下的应对措施，责任到人，责任到事。使相关人员能够更好的应对突发状况。其次，完善工程竣工资料的管理制度，制定相应的规章制度，提高员工办事的积极性与责任感。例如，明确各施工检验批次的划分数量。

4.2在不同阶段，及时收集整理工程竣工资料

  要对工程进行跟踪记录，同步工程资料的收集整理与工程形象。如果等到工程结束，将所有的资料堆到一起整理，容易造成漏记，错记。跟踪收集资料也可以及时发现工程中的错误与不足，及时地加以纠正，不会造成太大的损失。工程前期，要及时收集工程前期资料，例如，中标书、各类合同、设计方案等；工过程中及时收集由于突发状况引起的变更；工程收尾阶段，及时收集各种检验资料，以免造成将来资料的短缺与不足。

4.3确保工程竣工资料的真实性与准确性

在编制过程中，加强参与人员的综合素质，提高其专业知识，深入实际，符合实际，不能敷衍了事，关起门来写资料，工作人员要有认真负责的态度，认真填写每一个数据，确保数据的准确。其次，加大对资料的审查力度，重要部分多次审查，确保无误进行整理刊定。制定质量检验的统一标准，不能随意填写，随意改动，随意变更。文字用语要规范，要让外行人也可以看懂，不会产生歧义，引人误解。总之，确保竣工资料的真实性十分重要，要杜绝资料整理完毕后在进行造假补充的行为。一旦发生问题，不仅不能依靠竣工资料制定正确的解决措施，还有可能造成误判的现象，造成重要的损失。

4.4不能“缺斤短两”，提供更加完整的竣工资料

一份完整的竣工资料，不仅仅包括施工的技术资料，还要有相应的验证这是真实数据的证据，即平时的试验资料与质量的证明材料。平时的施工日志以及测量放样虽然不是工程技术资料的一部分，却可以证实数据的真实性，我们要尽可能的补充与完善竣工资料，为以后突发状况最好准备。

4.5工作人员要有认真负责的态度

工作人员要对自己的工作负责，对公司负责。积极完成自己的工作，全身心投入到工作中去，不弄虚作假，认真负责。资料员要认真记录，跟踪收集，严谨的对待每个数据；检察员不贪赃枉法，徇私舞弊。。

4.6加强对资料的保管与整理

每一份竣工资料都是一份宝贵的财富。我们可以通过积累竣工材料，吸收以前的经验与不足，更好的完善自身。同时，在遇到意外情况时，竣工资料可以帮助我们规避风险，方便地解决问题。

   首先，对资料进行分类整理，在竣工前，将资料根据不同的类别整理好即可。设立电子档与手写档，便于不同情况的查阅。再设立电子档时，输入相应的时间，便于将来的查找，减少人力物力的消费与工作人员的工作负担。

    做好施工过程的影像整理。注意资料保管的方式方法，做好防潮，防虫，防尘，防高温的措施，尽可能提高文档的保存寿命。同时，要设立完善的借阅制度，定期检查，防止资料的丢失与人为损害等。严格执行《建设文档整理规范》有关规定。做好资料的整理与保存工作。

4.7责任到人，职责分明，保证签认的全部获取

每个人明确自己的职责，做好自己的本职工作，不可越级或越部门签字，马虎过关。签署检查文件要与监察人核实，询问确保无误之后再签。拒绝代签，或者漏签的情况。确保竣工资料签字盖章齐全。加强总公司对竣工材料的检查与审核工作，加强自检工作公司要对施工的不同过程阶段不定期进行检查、审核，对发现的问题及时进行整改，确保无误之后在向上级部门进行汇报。

4.8严格把控竣工图

施工单位应严格注意竣工图的把控，设立专门的监管部门。招聘专人进行管理，如有不懂或者模糊的内容，应及时查找资料。在竣工图进行存档时，档案馆应严格把控，避免因历史纪录错误给后来工作带来麻烦。

5、结束语

总之，由于工程竣工资料工程量大、收集面广，故竣工资料的编制、收集、积累及整理具有一定的繁琐性，这也决定了竣工资料管理工作是一个多阶段、多层面的复杂系统工程，因此，作为资料管理人员，我们在实践工作中必须认真履行职责，不断积累经验的同时积极探索新的资料管，切实保证竣工资料“原始资料和实物相符，技术数据真实可靠，签字手续完备齐全”，从而确保工程竣工资料管理工作能为企业整体利益的最大化发挥应有作用。

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