浅谈企业档案的开发利用

赵明贵

  摘要：随着社会信息化进程的加快，档案信息化建设已成为企业档案事业发展的必然趋势。加强档案信息化建设，是档案适应时代和社会发展，及加速档案管理现代化的客观要求，是提高档案服务信息水平的必经之路，是为企业生产经营提供有效服务的重要举措。

        关键词：企业档案；信息资源；开发利用

        1企业档案信息化建设的原则

引言
加强对企业档案信息的科学管理，是现代企业落实日常管理技术当中必不可少的工作内容，同时也是现代化信息建设当中的重要组成部分。要想促进现代企业可持续发展，应当加强对企业自身的档案建设，不断对信息资源进行开发与利用，更好地为企业的经济建设提供支持与服务。
一、企业档案信息开发与管理的原则
        （一）通过主观能动性的发挥，利于信息开发管理的创造性展开
        在我国企业档案管理工作的展开中，主要局限于对档案信息的收集与存放层次，并没有充分发挥档案信息资源的作用。企业的档案管理部门所进行的工作是配合其他部门进行的，始终处于被动状态，并没有得到实际的发展和创新。因此，随着工作频率的提高，给现代企业信息管理提出了更高要求。企业信息管理应当发挥自身的能动性，改变传统的被动局势。通过对档案信息模式的建立和完善，不断发挥档案信息的价值，为企业的生产经营提供更便利的服务。
        （二）强化企业档案信息管理人员的综合素质，促进信息开发利用的落实
        企业档案信息管理人才的自身能力与业务水平直接对企业档案开发利用的工作水平、工作质量与效率带来影响。因此要求企业加强对相关岗位从业人员的专业技术培养，只有掌握先进的档案管理业务的工作者才能够有效把握企业生产经营中各环节的重点内容。在大数据时代，加强对信息资源的开发与利用，能有效促进档案信息管理工作的落实。通过对信息资源的开发与利用，更有效发挥信息管理资源的最大效能。
二、企业档案的开发利用优化措施
        （一）市场取向
        企业的最终目标是获得经济利润，所以企业在开展任何经营活动时，要将效益的原则作为首要的出发点。但是由于传统观念的影响，很多档案管理工作者在开展工作时仍然以“重藏轻用”为主，导致很多档案资料不能真正助力企业的发展。相关的档案部门要提升服务质量，借鉴相应的服务行业，按照规范优质的原则，改善服务，帮助使用者查询所需要的资料和信息，提高使用者的满意度，这样才能推动档案部门长远发展。所以要强调服务性的宗旨和原则，提高服务质量，让使用档案资源的员工更加满意。例如：随着经济的发展，我国出台了相关的节能减排政策，帮助企业推进可持续发展。某电力公司为了落实好这项政策，对电厂的老旧设备和污染较大的设备进行了拆除出售工作。经过上级部门的批准，开始了拆除出售的相关工作。在拆除的过程当中，就体现出了档案管理的重要性。相关拆除工作开展之前，对档案进行查找，确保档案完整有效。首先在规划拆除方案时，设备的档案作为重要的依据，起了非常大的作用，能够在很大程度上保证拆除工作顺利完成。拆除后的出售工作当中，购买方将档案作为重要的考察基础，确保档案完整有效，为出售工作的开展提供了有力的保障。正是由于各项设备档案保存完整、齐全，推动拆除和出售工作正常展开。

可以说档案在设备的拆除和出售工作当中起着关键作用。一旦档案缺失或者无效，只能将设备作为报废的设备进行处理，也就没了经济效益可言。所以，做好档案管理工作，将档案保存好，对于企业来说有着直接的影响，也能为之后的工作打下基础，增加经济效益。
        （二）通过对各项规章制度的制定，实现对档案利用的监督管理
        随着现代企业的不断发展，档案信息管理工作得到一定程度的发展。要不断促进档案利用中各项规章制度的完善，不断强化档案资料最基本的查询和复制功能。同时也要根据实际情况，对不同层次的人员查询企业档案资源的层次进行规范，制定相关规定，明确查询档案资料所需要的手续。因为这些档案资料是记录企业发展的重点文件，在一定程度上涉及企业的内部机密，因此加强对企业档案的管理工作具有一定的现实意义。除此之外，还应当正确处理档案保密与档案利用之间的关系，为企业保守机密是每一名员工必尽的义务，更是档案管理人员的职能。在日常工作当中，档案管理人员应当加强对档案保密工作的重视程度，严格遵守档案保密制度，要确保企业档案资料能够将机密保密与资源利用相结合。
        （三）通过先进技术手段的利用促进档案资源信息化的发展
        传统模式下的企业档案管理已经不能适应档案信息化的发展，加强对现代信息技术手段的利用是必然选择，具体措施如下：1.档案管理人员应当在传统档案管理技术应用的基础上，通过对计算机网络技术的应用，与企业档案管理的实体相结合，从而形成企业内部以企业生产经营活动为主体的档案利用与管理的主体。2.档案信息通过一系列的整理、加工和转化流程才能形成完整的数据信息资源，因此通过对档案信息资源的开发利用，实现对企业信息化进程的有效推进。3.随着经济全球化的推进，企业档案利用与档案管理应当加强对网络技术的应用，通过对现有档案管理技术的升级，推动企业档案中各项信息资源得到最大限度的共享，有效实现以档案信息化为基础的现代企业的全面发展。

        （四）培养档案管理人才
        在档案的开发与利用过程中要将信息技术、大数据等先进技术利用其中，才能够提升企业档案信息化管理水平，强化企业档案资源的作用与价值。因此，企业要做好现代化档案管理人才的培养，组织开展专业培训，确保档案管理人员有能力对海量的档案信息进行管理，并灵活利用各种信息技术。此外，还要通过专业技能培训、理论知识探讨讲座等方式组织档案管理人员进行专题培训，提升对档案资源的开发与利用水平。与此同时，要严格把关档案岗位人员招聘，可以尝试与高校建立人才培养合作关系，对口开展人才定制培养。
        （五）档案信息资源开发利用
        对于企业来说，档案管理是非常重要的信息来源。特别是在当前竞争激烈的情况下，企业要想提高自身的实力，在市场当中立住脚跟，就一定要推进档案信息管理工作的展开，探索新的方式，开发有价值的信息资源。为企业的生产经营等活动提供服务。做好档案管理工作，并对其进行开发和利用，能够在很大程度上帮助企业提升经济效益。同时档案还有依据凭证的作用，在经营活动当中不仅可以获得经济效益，还可以提高社会效益。可以说，对企业各领域的工作都起到非常重要的作用。
结束语
在新的形势下，企业档案部门必须与时俱进、自立自强，同时在企业决策层的重视和关注下、在企业各部门的支持与配合下，理顺和协调好各种影响档案信息资源开发的制约要素，努力开发出档案信息资源的经济、科技、管理及社会价值，开创企业档案工作新局面。
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