自动化办公网络管理策略浅析

高敏

摘要：网络信息技术已经深入渗透到人们工作与日常生活中，甚至与企业的发展息息相关，这就使得自动化办公体系越来越普及，认可度和使用度空前提高。目前，有关于自动化办公的设计理论及相对应的网络管理技术并不成熟，导致在自动化办公的过程中经常出现文件丢失或外来入侵等现象，致使各企业或相关政府部门很容易发生泄密事件。本文将立足于自动化办公内涵，分析自动化办公的意义，结合我国自动化办公的网络管理现状，浅析自动化办公网络管理策略。

关键词：自动化办公；网络管理；管理策略

引言：网络信息技术的突飞猛进，促使各行各业与互联网进行了充分融合。尤其是对于企事业单位，面对与日俱增的业务量，以及各种公文信息，仅仅依靠人工进行处理很难达到工作目标，因此必须接受先进的办公理念，融入先进的办公技术，逐步实现全面自动化办公。如此才能紧跟时代潮流，促使自身达成相应的管理目标和经营目标。事实上，现代企业自动化办公程度以及普遍达到了一定高度，随之而来的就是网络管理方面的安全问题，本文将针对自动化办公的网络管理策略进行阐述。

一、自动化办公的内涵与意义

（一）自动化办公的内涵

自动化办公系统实质上也属于人机信息处理系统，与其他办公软件的操作原理相同，都需要一个能够面向办公过程以及办公对象的相关管理系统。但自动化办公与其他办公软件存在着一定的区别，自动化办公面向管理的全过程，所针对的是各项业务的协同机制，其自身具有在不同主体间即时传递不同类型的信息流的作用，可实现多种办公协同进行，此点是自动化办公的优点，同时也是自动化办公与普通办公软件所存在的本质区别[1]。自动化办公可在传统办公模式基础上实现强调信息通讯的目的，同时也可以给予各项工作的协同开工一定的重视，将不同的信息，及时、明确、完整的传递给不同的信息使用者，很大程度上提高了办公效率[2]。

（二）自动化办公的意义

大多数企业单位以及组织的业务处理信息都以各种报表与文件为准，因此在采用自动化办公系统的时候，最先考虑的便是自动化办公系统的数据处理问题以及数据安全与数据储存问题。针对此类问题，与之相关的自动化办公系统必须将文件处理效率以及文件处理的安全性切实考虑到自动化办公系统的构成之中，满足各企业单位与组织的办公需要，为其应用自动化办公创造良好的先决条件。同时，需要考虑到“复合文档”的相关问题，以及各项企业数据对象的传输问题。基于目前新时代的背景之下，Server等办公系统已经无法满足人们的办公需求，因此必须在此基础之上，添加文档数据库以及对象类别储存数据库等元素，便于自动化办公系统构建出以“安全与效率”为核心的数据库系统，进而实现高效率的文件储存管理与复合文档管理[3]。

二、自动化办公网络管理策略

（一）掌握核心技术，加强技术管理

在设计好自动化办公系统的同时，也要重视自动化办公网络的管理策略。通常情况下，个别自动化办公系统之中都具备良好的网络管理机制，但管理过程却是一成不变的，导致在办公过程中出现的各种个性化问题难以得到有效解决，同时也难以受到企业的重视。事实上，这种情况属于网络管理上的疏忽，造成此种情况的主要原因是个别自动化网络办公系统采用了功能集成的方式确保自身的正常运行，但却在一定程度上导致自动化办公网络管理受到一定的限制，或在后期的运行过程中出现网络运行不稳定、重要节点瘫痪等情况。因此，各企业必须在应用自动化办公系统之时，建立相应的网络应急管理机制[4]。针对自动化办公系统所受到的应急事件应切实做到查实处理，并追究相关人员的责任，同时应该进一步加强企业内外网络的物理隔离力度，并将其与防火墙进行结合，落实“边界隔离”的网络安全理念。如此一来，便可有效防止各项外来攻击，实现自动化办公系统中移动储存介质的严格应用与管理。

此外，为了能够更好的防止系统泄密的情况出现，应做到定期更换自动化办公系统的应用密码，并做好密码的保密工作。同时，也可应用桌面安全防护系统，以此确保自动化办公的网络安全性。在具体的应用过程中，需要企业或相关组织针对每台计算机安装桌面安全防护系统，以此实现对内部计算机的实时监控，并做好各项文档以及重要数据的备份工作，将其保存在U盘或其他安全介质之中[5]。

（二）应用防护设备，做好信息加密

防火墙的作用在于保护网络及其他相关设备的网络边界，可以根据管理员所设置的规则，对不符合自动化办公系统完全范围内的异常流量访问进行拦截和丢弃，以此确保自动化办公系统的网络安全。在各项网络安全管理技术中，网络防火墙的应用频率最高，是内部网络与外部网络之间的重要隔断，同时也是保护内网不受外网入侵的一种主要防护机制。在缺乏传输保护的情况下，防火墙的应用更能够确保内网信息的安全性与私密性，并通过对内网的监测与限制，实现保护自动化办公系统网络安全的目的。

由于互联网中存在的隐藏病毒种类数量非常庞大，因此，在应用自动化网络办公系统时，实现信息传输过程中的保密性以及安全储存就极为重要，其不仅可以在一定程度上保护网络安全，而且还可以实现文件与文件接收者之间的安全传输，是自动化办公网络管理中的一种常用手段。另外，计算机中的病毒还可以通过硬盘、软盘，甚至是电子邮件等渠道进行传播

[6]。因此企业在开展自动化办公之时，要进一步提高文件传输的安全性与私密性作为网络安全管理的目的，开展相应的自动化办公程序。事实上，除了设立防火墙外，数据加密技术也是网络安全管理的核心所在，为了能够更好的实现文件的保密性，以及数据置换与位移变换的相关算法，可在信息加密技术的基础之上，设置协议以及密匙，进而更好的为自动化办公的网络安全保驾护航。

（三）注重病毒防治，提升管理效率

相比大多数的单机病毒，网络病毒的防治难度系数更高、防治过程更为复杂，因此，为达到网络病毒的良好防治效果，必须做到网络病毒防治与网络管理之间的紧密结合。基于计算机病毒预防软件的基础之上，可在办公自动化网络系统上安装网络病毒防治服务器，同时注意保持病毒库的及时更新，若是在办公过程中，涉及到单机的情况，则应在单机环境下安装相应的反病毒软件，并定期离线更新病毒库。如此，便可实现针对计算机中所有进出文件的安全性，确保自动化办公的网络安全。

另外，可采用内部网络分段的形式，将非法用户隔离在外，以此达到维护自动化办公网络安全的目的。隔离可大致分为物理分段与逻辑分段两种内部网络分段管理模式。通常情况可以将网络数据链路分为若干个网段，确保每个网段之间无法进行直接通讯。再字逻辑分段的方式立足于整个系统网络层上进行分段，在一定程度上实现子网隔离，增加整体网络安全性。

结语：综上所述，自动化办公的优势在于能够实现网络资源共享，加强规范化流程管理，但在此过程中很可能会带来一定的网络安全风险，因此开展自动化办公网络安全管理势在必行，各企业需要切实提高自身的网络安全管理意识，做好各项网络危机的紧急预案，不仅要尽快掌握核心技术，进一步加强技术管理，而且应合理利用计算机的防火墙技术，针对各项重要信息进行加密，此外，也需要事先做好计算机病毒的防治工作，结合实际情况，开启内部网络分段管理，以此确保自动化办公的网络安全。

参考文献：

[1]陈中伟.企业办公网络安全防护技术的探讨[J].现代工业经济和信息化,2021,11(12):113-114+138.

[2][2]徐晶.基于自动化软件功能的计算机网络管理系统设计[J].软件,2021,42(10):148-150.

[3]徐晔.计算机网络管理软件功能自动化的应用探析[J].电子世界,2021(07):39-40.

[4]钱家珍.小型事业单位办公网络的建设[J].电子技术与软件工程,2021(03):10-11.

[5]傅义军.企事业单位网络规划与建设分析[J].中国新通信,2020,22(14):42.

[6]董常睿.机关事业单位网络管理的有效措施探讨[J].信息与电脑(理论版),2020,32(09):197-199.