高校档案管理工作质量保障机制建设研究

李永利,董友昌,王付建

摘要：近年来，我国高校在快速发展的过程中档案管理呈现出复杂性与烦琐性特征，传统的管理方式已经无法满足现代化发展需求，无论是信息收集工作、记录工作还是管理工作都存在一定的难题。在信息量不断增加的背景下，传统的高校档案管理方式已经无法满足日常工作的相关要求，纸质档案管理方式导致工作效率降低，许多工作人员面临着较大的工作压力。本文首先分析高校档案管理工作质量保障机制建设的重要意义，然后结合实际存在的问题，提出针对性的建议和对策。

关键词：高校档案；质量保障机制；建设要点

中图分类号：G647  文献标识码：A

引言

高校档案管理工作在不断发生着深刻的变革，而在这一过程中，也产生了很多新的问题，这对档案管理工作提出了更高的要求。这需要档案管理人员必须与时俱进，优化档案管理工作理念和模式，以动态化、精细化的方式，顺应新时期高校发展的需求，促进我国高校档案管理工作的可持续发展。

1 高校档案管理意义

1.1 发挥历史记录价值

高校档案记录着招生、教学、科研、管理等历史信息，保存有借鉴价值的图片、文字声音和录像等，具有一定的真实性和权威性，属于高校在日常管理和发展过程中必不可少的部分，也是教育发展中重要的信息内容。新时期，科学执行相应的档案管理工作有助于全面发挥历史记录的价值，保证信息的完整性与准确性，确保在日常管理和教学创新中充分借鉴历史经验和做法，增强工作效果。

1.2 推动学校教学活动的顺利开展

高校档案管理质量的提升，能够对现有档案资源去粗取精，合理加工，广泛搜集高质量的档案信息，形成系统性的内容，为广大的师生服务。针对已有的档案成果，可以大大节省使用人员的时间和精力，减少在档案搜集整理的时间，提升高校档案管理的服务水平，为高校教育教学工作的开展提供重要的依据。

2 高校档案管理中存在的问题

2.1 设施不够完备

有的高校没有专用档案室；一些高校则是将办公、阅档、保管融为一体，无法达到“三室分开”的目标；有的高校档案柜破旧不堪，扫描仪、打印机、打孔机等基础设备也不完善，缺少现代化办公设施，这就造成了档案管理工作存在诸多不便。目前，我国部分高校的档案管理设备状况普遍不达标，无法满足档案的防潮、通风、防火、防盗等基本要求。加之，档案存放不规范，无专人负责，导致档案成为一堆废纸。

2.2 档案管理不标准

部分高校仍然对档案管理的关注度太少，档案文件日常管理不标准，其中涉及档案文件的储放、阅览和安全使用，导致越来越多的档案文件未及时使用规范化档案专用订装，文件缺乏完整性，进而为附注的伪造、故意遗失等操作留有了空间。  此外，未及时订装保管档案，没有对档案文件搜集、标准化管理运用，带来的档案文件因此失误、丢失或不详细，无法确保档案文件数据的持续性。事实上，针对档案工作而言，上述问题，都和档案管理员工缺乏充分的档案资料观念密切相关，再加之相关机构的监督管理力度不足，无法建立档案保管查验的长效机制等多方面问题，使这个问题更加突出。

2.3 信息化水平比较低

在档案信息资源开发方面，存在不到位的问题，不能为广大师生提供有效精准的档案信息。在档案信息化投入方面，投入的资金不足，硬件和软件引进无法满足信息化管理的基本需求，无法推动档案信息化水平的全面提升。在档案管理信息平台构建上，没有对现有档案管理资源进行有效整合，档案信息共享不到位，缺乏实际调研工作，管理工作缺乏针对性，无法满足高校发展改革的实际要求。

3 高校档案管理质量保障机制建设措施

3.1 硬件与软件保障

一方面，如果资金充足可以与软件开发企业相互合作，要求按照本校的档案管理工作特点和类型等，因地制宜开发软件系统，同时引进先进的硬件基础设施保证工作的高质量落实。另一方面，如果资金不足可以积极借鉴其他高校的成功经验，在引进其他学校档案管理系统的情况下，按照本学校的情况有针对性地进行完善和改变。

3.2 建立绩效考核机制

第一，制定明确的绩效考核目标。高校要针对档案管理工作现状，采用常态化的管理模式，明确组织管理目标；做好档案设备和设施管理，明确保管的管理目标；做好日常收集、整理以及统计工作，明确基础业务管理目标；为高校提供高质量的档案服务，明确档案管理的服务目标。第二，选择科学合理的考核指标。为对档案管理人员进行客观合理的评价，激发他们内在的积极性，高校需要建立完善的考核指标体系，明确不同层级的考核标准，比如管理队伍建设、职责履行、档案收集、档案信息化规划等，充分发挥绩效考核的重要作用。第三，为了激发档案管理工作人员积极性和创新性，需要做好绩效管理与薪酬体系的衔接工作，把绩效管理作为升职加薪的重要参考依据，建立更加完善的考核机制，提升档案管理的效率和水平。

3.3 完善档案管理工作制度

完善的档案管理工作制度，应当明确相关工作人员的操作要求，根据档案的整理归档以及调动等各个方面的工作内容，做出具体的指导，一方面方便档案管理人员规范操作，另一方面也能够让档案管理工作整体的纪律感得到提升。高校档案管理的工作制度应当体现安全管理方面的内容，一方面规定不同层级使用者的权限，另一方面也要建立起关于档案数据备份迁移等方面的管理制度，通过这样的方式避免档案被盗、遗失。在档案管理工作制度得到建立的情况下，无论是档案的使用者还是档案的管理者，都能够更好地适应现代化的档案管理工作，并且共同配合档案管理的全面落实。

3.4 组建高水平管理团队

首先，组织档案管理人员开展经常性的职业技能训练，要求培训工作尽可能规范，转变以往的走过场问题。在培训过程中，以专题培训、业务培训、技能交流等形式开展，确保培训工作的多样化，让所有人员都有机会掌握最新的管理理论，对档案管理工作的趋势进行及时把握，开阔眼界，不断提升业务能力，以适应学校管理和发展的需求。其次，完善人才竞争激励机制，树立档案人才的引进和使用观念，为档案管理工作的顺利开展提供保障。在适当的条件下，要引进优秀的人才，以丰富人才的储备，加强人才的交流。同时，营造良好的工作环境，各级领导要从全局出发，科学规划岗位设置，主动与有关部门沟通，落实各项竞争和激励机制，为档案管理工作者创造良好的发展条件。最后，加强职业道德建设，使档案管理人员坚持职业操守。要加强对档案管理工作人员的职业道德建设，首先要加强对档案管理工作的投入，唯有对工作具有积极性，才能创造出卓越的成绩。每名档案管理人员都要坚持自己的理想，勇于创新、挑战、探索，促进档案管理工作的创新发展。

4 结束语

进高校档案管理工作的现代化建设是提高档案管理工作质量的重要保障，也是不断服务于高校日常教育管理活动的基本要求，那必须在现代化建设中，加大力度从基础设施建设人员配置等多个角度出发，更好地服务于档案管理的相关工作要求。

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