浅议档案利用与档案保密

伍娜

摘要：档案信息涉及国家利益和安全、社会秩序、个人稳私等内容，档案保密工作也就显得尤为重要。本文针对档案利用与档案保密相关问题进行了分析与探讨。

关键词：档案利用；保密；措施

    1档案利用和保密管理工作开展的现状
　　在档案管理工作开展中，由于受到重保轻用的工作开展传统指导思想的影响，导致在档案管理中大部分的档案资料内容得不到有效的应用，甚至在档案管理工作开展中对于一些很有利用价值的管理资料和文件，由于在管理中保密工作和意识的不断强化，导致档案中有重大利用价值的信息在长时间的放置中，出现束之高阁现象，最后失去利用价值。在档案管理工作中对于管理开展中管理指导思想理念方面应该及时的根据时代的发展形成正确的指导思想，同时将档案管理中档案资料的价值利用效率也充分的考虑到档案管理工作中去，在档案管理发展中应该全面处理好档案管理保密和资料信息利用效率的问题，在管理中不能够出现管理方面偏向某一方的问题。同时强化档案管理工作开展好坏的评级意识，档案管理工作开展好坏会直接的影响到事业单位甚至是国家的信息安全和经济利益。

2档案利用和安全保密工作中存在的问题
　　2.1档案保密管理中保密意识不强
　　在事业单位和企业发展管理中，对于进一步的适应时代发展和市场经济体制变化，就需要在事业单位和企业日常管理开展的过程中不断的加强档案管理的工作效率，同时为了进一步为企业运营带来最大的服务支持，就要不断适应管理改革的发展进一步对档案管理中档案的有效利用和档案管理中保密工作进行进一步的深化研究，在当前档案管理利用和保密工作发展中由于档案管理中普遍会存在档案管理保密意识差的问题，由于在档案管理中相关的档位机构设置之间，在档案管理保密工作开展中机构之间人员的交流沟通价位频繁，同时在档案利用中随着时代的发展对于档案利用的频率也会越来越高，因此在档案的综合化利用和保密管理中就会因为在档案利用中利用程度不断加大而导致在档案管理中，对于管理的保密意识出现弱化的现象，同时在档案管理发展的全新过程中由于档案管理中對于新发展时期的档案保密规定存在一定程度的规则制定不合理不完善，导致档案管理中保密工作开展环节和流程中经常会出现疏漏。
　　2.2档案管理利用制度方面不完善
　　在档案管理开展的新时代下，在档案管理开展的过程中应该将档案管理中系统化的档案管理的制度和体系进一步的依照《档案法》《保密法》中最新的相关规定进行进行的规范化制定，同时在完善档案管理保密工作和档案管理利用规章制度的过程中应该由于在对相应规章制度制定中没有严格遵循有关的规定，导致在档案利用和导案利用保密工作中存在工作开展没有有效的制度和措施的保证，同时在管理工作执行中也会缺乏相应的执行力，由于在档案管理中制度规章方面没有进行进一步的规范和落实，导致在档案利用和保密管理工作中，档案管理难以形成强有力的管理体系。
　　2.3档案管理中管理人员能力责任意识问题
　　在实际管理工作开展的过程中应该由于在管理流程和管理中没有形成严谨的工作开展作风，同时管理中涉及的资料和档案中没有对所有档案的文件的头尾都有清楚的了解和认识，对于自己所管理的每一份档案都应该明确掌握管理中具体的手续和操作标准化流程，导致在开展档案管理中综合化应用管理能力方面出现问题。同时在管理档案中，管理人员还要不断提高档案秘密无形泄露的意识，由于在管理工作中长时间的与资料内容进行接触，导致在头脑中会对档案资料形成记忆，自日常应该不断强化对头脑中记忆内容的不经意泄露意识。

3档案开发利用与保密措施
　　3.1正确处理档案保密与使用的关系

档案的保密是为了更好的使用，但在传统保密观念的影响下，档案工作中普遍存在重保轻用、利用不足的现象。人们在查阅涉密档案时通常会有这样的顾虑“这些材料是涉密的，我能引用吗，会不会出什么问题呢，保险起见，我还是不用了吧”，甚至有些管理者也认为，不用信息是最好的防止泄密的方法。长期下来，大量甚至是很有价值的档案被束之高阁，得不到充分利用，变成一文不值的废纸，这对于档案资源来说是一种浪费，档案管理人员的价值也无法在利用档案的效果中体现出来。事实上，涉密档案当然应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。因此，在理清档案保密与使用的关系的基础上，要改变传统的保密观念，在严格做好保密工作的同时，做到档案的科学使用，切实完善工作职能。对档案工作者来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。

3.2加强档案库房的安全管理
　　档案库房安全管理是档案保密工作的重点，工程公司的档案库房符合相关标准规范，确保阅览室、办公室和库房三者分开，并配备必要的设施设备、建立健全管理制度为档案安全提供良好的储存环境和制度保障。同时也重视人因对档案保密工作的影响，规定库房管理员作为安全管理制度的直接贯彻者和执行者，要加强人员、档案出入库管理，负责对接收入库的文件质量安全进行监督，保证档案内容完整有序可利用;要落实每日安全巡检，及时了解库房设施设备的运行状况，做好“九防”工作;要熟悉重要馆藏的分布位置，掌握突发事件应急流程和安全保密管理要求;还要通过不断学习档案专业知识，掌握档案保护技术，提高业务技能。

　　3.3做好涉密档案的安全防护
　　涉密档案应与普通档案分开存放、单独管理，对涉密档案的管理应实行分级管理、分层负责制度，设置专职涉密人员负责涉密档案的接收、保管、提供利用和销毁处置，做到档案出入库管理过程和各环节可追溯、无疏漏、不遗失、不泄密。
　　3.4 建立健全文档利用管理制度，做好不同密级档案的利用工作
　　依据国家、集团以及公司对文档管理的有关规定，编制文档利用管理规定，从利用目的、适用范围、职责和规定等方面规范档案利用工作内容和流程，为公司员工、项目现场以及外部协作单位提供网上查阅、实体查阅、外借或复制四种利用方式，并分别对纸质档案查阅、网上查阅、电子文件下载及原文浏览等权限进行控制，以确保不同密级的文档在使用过程中安全可控。
　　加强涉密文件的利用权限控制，在安全保密的前提下提供利用。对不同介质、不同密级的涉密文件的利用对象、范围进行严格控制，规定涉密电子文件一律不提供网上浏览和借阅服务;绝密级文档必须经领导签字批准，在档案涉密人员监督下，在绝密档案阅览室查阅，不得摘抄、拍照。

3.5不断提高档案管理人员能力和素质
　　在档案管理工作开展中档案管理员会涉及到一些机密性很强的资料和档案，在档案管理中，管理员具备知密早，同时在秘密资料内容和范围上管理知密的内容也比较多，应该在档案管理工作员开展管理工作的时候，应该全面意识到自己所负责的大小，管理档案中应该保持对党和国家秘密的最高保密原则，同时在工作开展中应该进一步的认识到档案管理的重大责任。同时在开展档案管理工作中管理工作开展的好坏会直接与档案管理人员的管理能力和基础素质产生直接的联系，因此在档案管理工作人员开展工作的过程中应该对管理工作负有强大的责任心，同时在工作开展中应该形成较强的事业心和最高程度的保密意识。
4结束语

在档案管理工作中，应该及时的根据时代的发展形成正确的工作理念，同时将档案管理中档案资料的价值利用效率也充分的考虑到档案管理工作中去，在档案管理发展中应该全面处理好档案管理保密和资料信息利用效率的问题，在管理过程中进一步的重视管理的安全性。

参考文献：

[1]赵婷.档案利用过程中安全保密工作对策探析[J].黑龙江档案,2016.

[2]李玉杰.国家安全观视域下山东省高校保密管理工作研究[D].内蒙古师范大学，2017.