干部人事档案管理的问题与对策研究

王永辉

档案是保存、记述人类从事各种社会活动过程的文字记载，人事档案作为我国人事管理制度的一项特色，在人事管理中具有重要作用，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，是记载人生轨迹的重要依据。人事档案的种类主要有干部档案和工人档案，在人事档案管理中，对干部档案的管理是人事档案管理工作的重要内容，如何保证干部人事档案材料的完成、如何充分利用干部人事档案更好的为干部服务，成为干部人事档案管理的首要问题。

一、干部人事档案的特点

干部档案是组织、人事部门，根据干部工作需要把干部个人姓名为特征集中保存起来的，在日常工作中形成的记载手部个人经历、政治思想，品德作风，业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料。它是真实地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。

1、全面性。干部人事档案同人事档案一样，通过履历、自传、鉴定考核、学历职称、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资、其他等十类材料记载了干部职业生涯的发展、思想发展的历史、以及其他重要的内容，较为全面的展现个人基本情况、专业情况等各个方面。

2、动态性。干部人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，随着干部知识水平的再提高、职业技能的深入，必然形成一系列相关的档案材料，以用记录干部职业道路的发展，对于这些新形成的文件材料，干部人事档案必须不断收集、整理、归档，务必做到动态更新。

3、机密性。干部人事档案的部分内容涉及个人履历、奖励、惩罚等多方面的情况，其中部分情况是个人的私隐或是个人不愿提及的内心隐秘，这些固然可以反映在个人的人事档案中，但是任何人却不得擅自泄露和私自保存相关档案材料，以保证档案材料的机密性。

4、流动性。干部人事档案是以个人为主体立卷的。由于干部存在一定的流动性，因此其人事档案也应具有相应的性质，使档案同个人保持统一，做到“档随人走”，切勿“人档分离”。在干部调离本单位之后的一定期限内，将其档案以机要件的形式转递到新的部门。

二、干部人事档案的主要问题

干部人事档案的以上特点，决定了干部档案工作的重要性，为了能够保证人事档案的全面性、动态性、流动性、机密性，需要关注档案工作中的每个环节，注意每个细节，但是由于干部人事档案的材料形成时间跨度大、材料繁多、高重复性劳动，人事档案工作就难免出现一些疏漏，所以掌握干部人事档案工作中容易出现的问题，才能更好的保证档案工作为其他工作服务。

根据干部人事档案的工作内容和程序，可以将档案工作的主要问题从以下几个方面进行分析：

1、收集阶段

（1）收集不及时。在每个事业单位，每年都会形成很多新的人事档案材料，如年度考核、工资审批表、职称评审、学历学位等等，这些材料中部分材料是统一形成的如工资材料、年度考核材料，较为容易收集齐全；但如学历学位材料的形成就具有分散性，许多干部的学历学位材料是直接发送本人，或本人直接领取的，这样就存在两个弊端，一是材料容易保管不当造成缺失或者残损；二是档案管理部门无从知晓干部学历学位的更新，遗漏收集或延迟收集材料的情况。

（2）收集材料记录不准确。档案材料关系干部的切身利益和职业发展，因此必须慎重对待每一份零散材料。但在现实的档案工作中，存在忽视材料收集登记的情况，对个人上交到档案部门的材料、部门移交到档案部门的材料缺乏切实良好的登记，无法做到每一份入库的档案材料都有详细的记录，这样一旦出现材料缺失的状况，无法准确的找到缺失的环节，为材料收集工作增加了难度。

2、整理阶段

（1）档案原件尺寸不统一。目前，干部人事档案的用纸为16k的型号，干部人事档案的裁剪尺寸是265mm*195mm。但在实际的工作中，许多待入库的档案材料为A4型纸张，且材料内容均超出了可剪裁的尺寸，导致档案材料在不得不折边或者衬托页边，以装入档案册。这样的材料原件，无形中增加了档案工作人员的管理工作量，也为查阅档案造成了不便。

（2）档案材料内容缺失。刚刚形成的档案材料原件，通常是不符合档案入册尺寸的，需经过一定的处理。在工作中如果档案工作人员责任心不强、或者主观疏忽，很容易造成档案材料的内容的不完整。

3、归档阶段

档案材料的错装，是在档案归档阶段容易出现，也是最为严重的问题。每年都会形成很多新的档案材料，在档案工作人员在进行统一整理之后，都需要将这些材料装入干部档案册，当一次归档的材料过多或者档案工作人员疏忽时就容易产生错投档案材料的情况。如果这种情况没有被及时发现，当人员发生流动的时候，很可能造成无法追查、无法补救的状况，使档案材料失去了完整性。

4、转档阶段

为了个人的职业发展，干部具有一定的流动性。人员的流动就意味着档案材料的转递，但现实工作中，档案材料转递的不及时，转递材料登记不详细等使得档案材料在转递单位的过程中，出现人档分离、材料追档责任不明的现象。

部分单位由于同调离的干部存在部分离职手续没有办理，虽然个人已经离开单位，但是档案材料一直留在原单位。本人对档案材料的认识和重视不够，只注重短期利益，漠视档案的重要性，不积极主动的解决问题；同时相关单位的信息沟通不足，无法尽快的达成一直，导致了档案材料长期的“人档分离”。

此外，在档案转递的过程中，对转出档案等级不详细，只简要登记了干部档案材料，没有详细的内容记录。一旦转出的档案在一段时间之后，接收档案追收部分档案材料，容易出现责任不清，无法调查的情况。

三、干部人事档案问题的对策研究

1、不断提高干部档案工作人员素质

档案工作人员是档案材料的直接接触者，只有不断的提高档案工作人员的思想素质、业务素质才能保证干部人事档案的完整性、机密性、动态性，更好的单位发展服务。档案工作是一份没有光鲜、不为人所熟悉的工作，人事档案工作人员必须具有有无私奉献、爱岗敬业的精神，甘愿做一名无名英雄，在平凡的工作岗位上默默地工作。同时，人事档案工作人员要具备良好的职业道德，严守秘密，做到严格执行干部人事档案的各项规章制度，维护档案的完整和安全。此外，人事档案工作人员还要不断的提高档案业务知识和人事管理的相关知识，及时的补充学习新的人事档案政策和规定，保证人事档案工作的正确、顺利进行。

2、提高管理层的档案意识

对于人事档案工作的重要性，高层和中层领导者要有相关的意识，重视干部人事档案的现代化信息系统建设、提高档案库房的设施条件、出台相关人事档案管理的规章制度，规范干部人事管理工作。

3、提高对档案工作认识

在人事档案材料中，许多材料的填写和形成者是本单位的干部，只有提高他们对人事档案工作的重视程度、加强他们对档案材料填写重要性的认识程度，才能认真谨慎的对待每一份待材料、减少或避免档案材料填写模糊、勾勒、内容超出表格范围等情况的出现，减少人事档案工作者的工作强度，使档案材料剪裁标准化。

4、提高社会对档案工作的重视

人事档案材料的形成，是一个长期的过程，人事档案材料的形成单位和部门也较为广泛。这就需要在加强人事档案建设的同时，提高社会各相关部门对人事档案工作的认识，认真谨慎的对待任何一份档案材料，避免在工作中由于重视不足产生的遗漏转递部分零散材料、错误转递档案材料、转递材料内容不完整等现象。

参考文献

1 林越陵主编.档案学理论基础[M].内蒙古:内蒙古人民出版社,2001

2田艳华 王丽彦. 干部人事档案工作人员素质的培养[J].兰台内外.2008(02)