民政局低保户信息档案整理信息化分析

魏静

摘　要：社会快速发展使民政局低保户信息量不断增多，因此需要借用各种新型、先进技术，确保民政局低保户的信息安全已经成为现代档案管理的一种必然趋势。本文以档案整理信息化为例，就该技术在民政局低保户信息管理中的综合运用展开分析。

关键词：民政局低保户信息；档案整理信息化；综合运用

在信息时代快速发展背景下，促进档案整理信息化，既是档案管理事业发展的必然选择，也是信息时代发展的必然趋势，更是档案管理信息化建设的前提和重要内容。在这种情况下，民政局应该重视低保户信息档案整理信息化工作，坚持“安全性、系统性、共享性”整合原则，不断优化档案信息的网络环境，分层次、分类别管理档案信息资源，促进各类档案信息资源的优化配置，优化档案信息资源结构和质量，为档案事业可持续发展提供有力的物质支持。

1档案整理信息化的应用优势

1.1实现电子档案集中管理

电子档案集中管理贯穿电子文件整个生命周期，不仅需要对组织、制度进行整合，而且要对方法进行集成。目前，学术界经过探讨，一致认为全程管理是电子文件管理的最有效办法，电子档案的产生、保存、销毁均应通过严格的管理制度落实[1]。电子档案管理及资源建设涉及多项业务，不仅需要接收来自各个部门的电子文件，还要转变传统的纸质档案为数字化档案，对各类资源进行整理，包括音频、视频等，以丰富电子档案的内容与形式。总结和梳理信息化、电子化档案，不仅可以提升工作效能，还可以为企业发展提出合理意见。

1.2优化档案信息化流程及管理

传统档案采取纸质方式进行管理，限制了档案管理工作的空间，影响了档案管理的质量。纸质版档案占据空间较大，随着人数的增加，业务的增多，档案越来越多，档案管理的难度也随之增大。实行档案管理的信息化、电子化，应用档案整理信息化，可以节省大量资源，弥补传统档案管理的不足，方便档案资料的查询与调取，以及档案资源的开发与利用[2]。梳理并完善档案信息化流程，明确无纸化配套要求，逐步实现档案电子化、数字化管理。

推动档案工作规范化、制度化，做到规范档案管理，丰富档案资源，加强档案收集整理，提升档案综合管理水平，加快档案工作转型升级，全面提升档案信息化水平，推动档案管理走向现代化。

1.3确保档案保存和传输的安全性

过去，人与人传递纸质档案，可能会出现资料丢失或者破损的现象。档案涉及国家机密及个人隐私，需要格外重视和保护。档案整理信息化的应用，可以避免人与人传递导致的丢失、破损等问题[3]。在计算机中存储档案资料，即便工作人员不小心误删，也可以利用一定的技术恢复信息，从而提升档案保存和传输的安全性。

1.4档案管理全过程可追溯

利用计算机储存档案信息，不仅可以较好地保存资料，还有利于档案信息的共享。应用电子信息化技术，可以构建实时分享系统，对档案整理信息化进行云管理及云共享。积极响应政府相关政策，使电子发票、电子档案挂钩于政府税务部门，实现有效的连接与互通；采用数字化技术对财务、税务等数据资料进行处理，真正落实档案的电子化管理；以“版式文件+元数据”的方式归档，规范电子发票存储与管理流程；利用具有水印的电子签章控制全程，实现档案流转线上化、规范化，防范内控风险。

2网络环境下促进民政局低保户信息档案整理信息化的对策

2.1 建立科学的档案资源整合标准

档案整理信息化工作是一项综合性的复杂工作，工作量大、内容复杂，具体推进需综合考虑各个相关方面的影响因素，建立一套完整的档案整理信息化标准，促进具体整合工作的有序开展。档案部门及其工作人员应根据自身档案整理信息化现状，制定一套完整的规范化发展体系，进而实现档案整理信息化数字化管理。值得注意的是，档案整理信息化是一项难度较大的工作，单靠网络信息技术很难开展，所以需要不断发展并完善机制标准。一般情况下，档案整理信息化的规范化综合标准应包括三个方面内容。一是对档案整理信息化的规范性标准进行综合分析，同时应包括图书等其他不同类型信息的标准。二是在对档案资源整合技术标准进行分析的基础上，提出档案信息资源数据库建设标准，这是数字技术在档案资源整合过程中应用的重要体现。三是在整合档案信息资源过程中，相关人员应充分按照法律、法规和业务细则，对各种问题进行深入、全面的研究和分析，规范日常整合工作。

2.2 优化档案信息网络环境

在档案整理信息化过程中，要科学利用网络信息技术，加大对防火墙等安全防护技术的应用，避免档案整理信息化成果受到网络病毒或黑客的侵入及破坏，保证档案信息网络环境的安全性与可靠性，保证档案整理信息化工作顺利推进。

2.3 促进档案信息资源合理配置

通过整合档案信息资源，可以进一步对档案信息资源进行开发与利用，实现档案信息资源安全共享目标。应在档案整理信息化过程中，按照档案信息资源管理情况制定完善的整合方案，整合机构及人员应借助计算机与网络技术对档案信息资源进行分层次、分目标的管理与配置，实现信息资源的优化配置，从而促进档案整理信息化工作的落实。除此之外，在档案整理信息化与管理过程中应抓住档案信息管理的重点，即电子文件管理。在电子文件管理过程中应建立一套完善的档案信息管理实施办法与技术规范，实现电子文件的统一开发、统一管理，打造一体化的电子文件管理模式。

2.4 坚持档案数字化与资源共享理念

要想有效提高档案管理信息化建设质量，就需要高度重视档案整理信息化工作，贯彻落实档案数字化和资源共享的整合理念。一是积极推进档案数字化。根据数字化发展规律，创建科学可行的整合方案，加大档案整理信息化的监管力度，推动档案整理信息化工作与数字化技术有效融合。同时，不断完善数字化目录，加大对档案信息资源数字化整合的财力、物力及人力支持，加强各单位之间的协作，创造良好的档案信息资源数字化整合氛围。二是积极推进档案资源共享。结合国家相关的法律法规，创建一个全面的档案信息资源管理系统，并与办公系统、业务系统相结合，企业内部各单位可通过网络进行档案信息的处理和归档，并按时间编辑档案信息目录，加快档案信息化发展进程，推进档案信息资源共享。

2.5 采用先进的整合技术与适宜的网络途径

先进的整合技术与适宜的网络途径是有效整合档案信息资源的核心要素，因此档案整理信息化机构应根据档案信息资源发展情况选择最佳的整合技术及网络途径，既要整合技术及网络途径的实用性与合理性，也要注重其产生的经济效益，最大限度地发挥档案整理信息化的经济价值与社会价值，更加高效地促进档案管理信息化建设。除此之外，还应该注重不同性质档案部门之间的合作，促进档案信息资源共享，打破“信息孤岛”现象。

2.6 注重档案整合人员的素质提升

提高档案整合人员的职业素质是促进档案整理信息化工作高质量开展的重要保障。首先，档案整合人员应主动提高自身的职业素质，锻炼档案整合的应急应变能力，并积极参加专业知识学习，通过学习提高自身的综合素质。同时，与时俱进，根据档案整理信息化实际情况，引进先进的整合理念与方法，不断优化档案整理信息化工作，进一步提高档案整理信息化效果。其次，档案整理信息化机构应该定期开展关于档案整理信息化交流活动，聘请相关领域的专家或优秀员工进行档案整理信息化工作经验的分享，为员工提供一个交流、探讨的平台，使其不断完善自身的知识与技能，提升整个档案整理信息化队伍的职业素质。同时，还应该建立完善的考核机制，充分调动员工的工作积极性，从而最大限度地发挥人力资源对档案整理信息化的支持作用。

3结论

总之，在推进档案管理信息化的同时，也要重视电子信息档案的风险问题，充分认识到电子信息档案存在的风险，加强电子信息档案的风险管控。积极制定风险防控措施，兼顾效率与安全，引入先进技术，加强管理，完善电子信息档案规章制度，做好风险预测评估工作，提高工作人员的素质，主动应对各类风险问题，从而提高电子信息档案的安全性，为档案管理工作的正常运行提供保障。

参考文献：

[1]顾晓萍.事业单位档案管理信息化建设思考[J].办公室业务,2021(17):72-73.

[2]陈浩.机关事业单位档案管理信息化建设的策略探究[J].兰台内外,2021(25):13-15.

[3]王琇.人事档案管理信息化建设创新路径[J].黑龙江档案,2021(04):334-335.

[4]赵传国.档案管理信息化建设的重点探讨[J].黑龙江档案,2021(04):382-383.