企业建设工程档案管理工作创新与动力机制构建

刘睿

摘要：建设工程档案作为企业工程建设的重要组成部分，能够集中、客观、真实地反映工程建设的具体情况，为后续工程运行及维护改造提供依据。有必要给予企业建设工程档案管理工作足够的重视，实现对建设工程档案信息资源的有效保管和利用。新形势下企业建设工程档案管理，既要在工作方式方法上进行创新，也要主动采用现代信息技术，推动档案管理信息化建设，进一步提升建设工程档案管理水平。

关键词：企业建筑工程档案；工作创新；动力机制

中图分类号：F426

文献标识码:A

引言

企业建设项目档案是企业在工程建设、项目运行、技术革新等一系列活动中逐步形成的，是工程管理工作的有机构成，是企业进行项目建设的原始记载，也是工程质量审核和验收及后期设备维修、技术改造的基础资料。企业建设项目包含了新的生产项目的厂房或车间建设、为了提升生产规模的扩建、促进科技提升的更新改造项目、对现有设备厂址的翻新以及对存在问题项目的修缮等。对企业建设项目档案管理制约因素及优化路径等问题进行探讨，促进其工作，十分必要。

1企业建设工程档案管理工作中存在的主要问题

1.1企业建设工程档案管理人员管理意识不强

部分企业对建设工程档案重视不够，未安排得力人员负责此项工作，档案管理工作人员的管理意识不强，没有充分认识到建设工程档案管理工作的重要意义，加之很多项目工期长，工作任务重，往往将项目管理和工程进度作为的主要方向，并没有结合项目进度安排专人抓好企业建筑工程档案管理工作，导致很多重要的档案信息没有及时得到收集整理，有的档案错漏或不齐全完整，严重影响了档案管理工作的推进。此外，部分档案管理人员没有经过系统的档案专业培训，在建设工程档案管理工作中多是墨守成规，没有结合建设工程的具体需要对档案信息资源进行有效整合，提炼出有价值的档案信息服务于项目建设。有的工作中未严格落实保密要求，造成重要的档案信息泄露，影响档案信息安全，在一定程度上影响了企业建设工程档案整体管理质量，影响服务作用的发挥。

1.2企业建设工程档案管理与项目施工不同步

企业建设工程档案管理需要与建设工程项目同步推进，结合项目建设的具体环节，及时、准确、有效地对工程档案信息进行收集，确保工程档案信息的完整性和系统性。但当前部分企业建设工程档案在施工过程中涉及多个环节，且很多重要的档案信息分布在不同主体之中，客观上增加了建设工程档案信息收集和管理的难度，加之专业人才较少，导致了建设工程档案管理与项目施工不同步，很多重要的档案信息还停留在不同主体手中，很多施工单位对于档案管理重视程度不足，存在较大的隐患。一旦档案管理工作与项目建设施工不同步，没有对庞杂的工程建设档案资料进行整合收集，很容易造成重要工程档案信息的错漏或者丢失，不仅会增加档案管理人员档案信息收集的压力，也会形成恶性循环，越是积压档案，就越增加档案收集的难度。

1.3缺乏完善的档案管理服务体系的支撑

区别于其他领域的档案管理服务，工程建设项目本身就存在庞杂和繁琐的特点，因此，对这些工程建设项目涉及的一系列文件档案的收集和整理就具有很大的难度。另外，由于很多施工单位对档案资料管理的重视度较低，在工程建设项目推进过程中缺乏科学的档案管理模式和完善的档案服务体系的支撑，使得档案管理和服务不规范。这种情况下，档案管理工作者不能有效凭借全面、完整的项目资料对档案进行录入和整理。更有甚者，一些档案管理人员为了保障所谓的档案的完整性，掩盖档案损坏或者丢失的工作失误，对档案数据或材料进行虚假伪造，这不但未能使档案资料的服务功能和管理效用充分发挥，还会为后续的建筑工程查验和管理维护埋下了严重隐患。

2企业建设工程档案管理工作创新与动力机制构建策略

2.1构建完善的档案资源体系

构建完善的档案资源体系，是搞好建设项目档案管理工作的重要前提。为此，我们必须做好几个方面的工作。首先，企业应高度重视建设项目档案管理工作，理顺档案收集和管理工作，确保档案资料收集的最佳时效，保障档案管理接下来的工作能够顺利开展。其次，档案管理人员应持续优化档案的归档范围，通过企业发展的现实情况来调整和改革档案管理制度，根据不同档案数据资料形成情况及价值的不同，来明确档案资料归档的范围、办法和要求。在这一工作中，应坚持档案资料“应归尽归”的准则，在企业相关制度建设中将归档流程清晰化和具体化，促进档案工作各项业务内容的整体提升。不仅要优化这些基本工作，还要对相关重点领域的档案归档和整理工作进行创新，实现这些重要项目和关键资料的收集、归档。同时，档案管理部门还应对一些新的项目建档工作进行有效指导，避免档案管理工作的疏忽和漏洞。最后，应根据国家关于档案管理的相关政策及业务规范，制定完善的企业工程项目档案管理制度，通过网络信息技术和数字化管好电子档案，实现档案管理工作的创新。

2.2积极推进建设工程档案信息化建设

很长一段时间，企业建设工程档案管理采取纸质管理模式，档案管理人员通过手工操作对档案进行收集和整理，不仅增加了工作压力，也无法对建设工程档案信息资源进行有效整合，服务企业项目建设。随着网络信息技术的不断发展，为企业建设工程档案信息化建设提供了外部条件，企业在建设工程项目建设过程中也越来越注重电子文件档案的生成和管理，相应地，未来企业在建设工程档案管理过程中既要实现制度机制创新，也要积极推进建设工程档案信息化建设。应积极主动引入现代信息技术，将其运用到企业建设工程档案管理工作之中，通过建设工程档案信息管理系统与其他系统进行有效连接，在更大范围内对建设工程档案信息进行收集，形成工程档案数据库，并结合工程档案管理实际需要形成在线收集、档案整理、在线归档、在线服务、在线利用等多种功能，更好地为企业工程项目建设提供多样化档案信息服务，进一步提升档案信息资源的管理质量和利用效率。

2.3以优化组织调控推动档案管理工作创新

档案管理工作领导小组应经常召开专门会议，对企业建设工程档案管理工作中存在的问题进行讨论和研究，并结合建设项目施工情况给出专业的指导意见，进一步提升档案管理质量。为确保档案管理工作真正落地，还要定期召开项目档案管理推进会，要求工程建设单位和档案管理部门共同参加，进一步明确每个阶段、每个参与单位档案管理工作的重点，对建设工程档案推进情况进行全面安排和监督。同时，加强对档案管理人员的教育培训，进一步提升档案管理人员的技术能力和专业素养。既要让档案管理人员学习现代信息技术，也要对工程档案的特点有所了解，通过系统的教育和培训，进一步激发档案管理人员的工作积极性和主动性。此外，还要定期聘请档案管理专家，通过讲座、现场指导等多种方式，提升档案管理人员的视野和实际操作能力，确保建设工程档案管理工作能够与时俱进。

结束语

总之，新形势下，企业必须给建设工程档案管理工作足够的重视，并将其作为企业管理工作的重要方面，为其配备专门人员，采用现代信息技术，进一步提升建设工程档案管理信息化水平，充分发挥建设工程档案信息资源的价值和作用，更好地为企业工程项目建设服务。

参考文献

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