信息化档案管理归档整理分类技巧

刘晶

摘要：随着信息技术的不断发展，档案管理工作在未来也会更偏向于信息化管理。而工作人员若是向顺利进行此项工作，首先就要有效的整理档案，并且做好分类工作。但是档案管理工作的一个明显特点即繁杂，每天工作人员都需要面对成百上千份的档案，此外，该工作在进行时较为枯燥，因此，采用信息化技术是一项十分有必要的举措，此项技术的使用能够有效减轻工作人员的压力，并且提高档案管理工作的效率。然而现阶段的信息化档案管理工作中依旧存在很多问题，因此，需要进行更深入的研究，找出更有效地方法，从而提高档案管理水平。

关键词：信息化；档案管理；整理技巧

引言

档案是记录并保存人们的社会实践的一种文件，它完整的保存了人们的真实信息。因此，档案管理工作是一项很重要的工作，每个人在社会中的生活都离不开档案。档案除了为人事管理人员提供信息之外，还能够为后人提供许多借鉴。但是，因为档案的数量过于庞大，为管理人员造成了很多工作困难，尽管当前已经进入了信息化时代，在管理工作中也运用到了很多新技术，但是依旧可以看到有许多问题，这些问题极大的影响到了管理工作的严谨性和科学性。因此，本文对此进行了深入分析，并提出了一些针对性措施。

一、信息化管理的概念

随着信息技术的不断进步，档案管理工作也受到了新技术的冲击，由传统的纸质管理转变为信息化管理。并且在当前信息化档案管理已经成为了主要的档案管理模式。信息化档案管理指的是在相关部门的要求下，借助计算机、网络技术等进行档案的归档、整理、分类、保管、开发以及利用的工作。

二、信息化档案管理中现存的问题

1、工作人员专业素质不过关

调查发现，目前我国从事档案管理工作的人员有超过80%的人是从其他单位调度过来的，这些人并没有完善的专业知识和能力，因此档案管理工作的进行受到了一定程度的阻碍。目前一些主要的问题有：第一，档案管理人员自身不具备合格的专业素养；第二，工作人员开展工作时并没有采用正确、科学的管理方法；第三，没有制定明确的档案管理工作的规范及操作流程；第四，工作人员具有较大的流动性，通常这些员工熟悉工作流程之后就会被调离，之后接收的人员又会从头开始。

2、信息化程度有待提高

现阶段我国的档案管理工作并没有使用很多的信息化技术，这阻碍了该项工作的发展。而加大信息化管理能够有效的减轻工作人员的压力，减少资金投入。目前的问题主要有：第一，相关部门缺少信息化设备，有些档案管理部门甚至没有数据库；第二，工作人员缺少对信息化的认知，忽视对信息技术的使用；第三，缺少信息化技术人才，导致信息化管理工作很难进行。

三、信息化档案管理归档整理分类技巧

1、提高工作人员的职业素养

信息化档案管理工作的进行对工作人员有较高的要求，需要工作人员具备较高的专业技能及综合素质，有些工作人员只掌握了基础的计算机知识，但是在解决问题时并不能快速找出解决方法，这在一定程度上影响了工作的进展。因此，相关部门需要定期对工作人员进行培训，不断提升工作人员的技术、开拓工作人员的思路等，进而提高其信息化档案管理归档整理分类能力。此外，相关部门还需要有针对性的引入信息技术专业的人才，使其能够在此工作中发挥出自己的能力，推动信息化档案管理工作的进一步发展。

2、实用为主，统一标准

在进行管理工作时要注重其实用性，将档案资源的质量放在主要位置，对于一些不必要的信息要有选择地进行放弃。档案管理人员需要去具体的了解各部门的工作人员的情况，从而收集详细的业务信息，并对这些信息进行深入的分析，最终完成立卷、归档、整理以及分类的工作。之后将该报告交给上级，根据此制订出相应单位的档案管理规范，制定时可以对现存的国内外信息化档案管理工作进行借鉴，形成统一的标准。之后将立卷标准以电子版发送给各个部门，使其根据标准在日常工作中保存资料，并在规定日期内将其归档。此外，对于归档的资料来说，还需要标注清楚其逻辑连续性，采取简洁的标题，使需要的人能更快速地找到相关档案。

3、采取相应措施，确保档案的安全性

在管理档案时，相关部门可以采用文档一体化、归档双轨制的措施。前者指的是将电子版档案和对应的纸质版资料在管理时看作一个整体，并将其纳入到办公自动化管理中，保证管理工作全程一体进行。后者指的是，虽然目前的档案管理工作在不断转变为信息化管理，但是在转变期间应该坚持归档双轨制，因为从目前来看，电子版档案还不能完全取代纸质版档案。

在管理过程中，相关部门需要深入研究档案加密技术，确保数据库的安全性。此外，还可以建立数字档案、电子档案等的备份库，设置相应的备份空间，并设立专门的岗位，实行专人管理的制度。

4、设置合理的档案整理流程

档案整理工作具有枯燥、乏味、单一、繁杂的特点，因此很容易就会出现一些失误。因此，相关部门应该制定合理的操作流程，并且确保工作人员按照流程进行。这样才能保证分类的结果符合要求，在具体进行分类工作时，可以从多个角度进行，比如不同时间段、不同部门、档案的基本属性等。并且在信息化技术的使用中，必须将档案的分类标准先进行明确，一旦选择了某一个标准，则需要尽可能一直使用此标准进行档案分类整理工作，因为这样能够减少因标准出现变动而造成的负面影响。此外，档案材料有很多形式，因此，在对其归档分类时，工作人员需要采取针对性的方法，从而使程序更加简单化。

结束语

在我们的日常生活、学习和工作中，档案是一项必不可少的资料，它能够准确的将我们的主要活动进行记录及保存，以便于在日后有需要时发挥作用，档案一般都具有准确性、历史性以及真实性。因此，在人事管理工作中，档案都发挥着重要的作用。目前信息化管理已经成为了档案管理的一个发展趋势，并且在实际运用中表现出了良好的效果。但是信息化档案管理工作中依旧存在不足，这些不足会影响到档案管理的科学性，因此，需要研究相应的技巧，保证档案管理工作能够顺利开展。在实际工作中，工作人员应该重视档案的分类、归纳工作，做到有针对性的分类，并选择统一的标准。总之，信息化档案管理工作需要长期的完善，因此有必要继续研究相应的措施。

参考文献

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