房产档案信息化建设的思考与分析

姜锐

摘 要：在信息技术飞速发展的今天,各行各业在经营过程中均已经将信息视为决定性的因素之一，房产行业也不例外。房产档案管理在一定意义上来说等于是信息资源管理，对于企业和社会来说都应该最大程度去利用其资源价值。本文以传统房产信息管理方法为参考依据，与工作具体情况相结合, 阐述房产档案信息化建设的基本含义和特征、实现信息化的必要性、以及对当前房产档案信息化建设的建议。

关键词：房产档案 信息化 思考分析

城市化进程加快带来了城市建设的繁荣期，与此同时，房地产行业迅速发展，房产档案的数量剧增，这要求档案利用率同步提高，如何实现档案利用率的提高主要从信息管理颁发入手。不言而喻，传统档案整理以手工处理为主，大量的纸质档案在翻看调阅等实际工作中带来了效率较低，难以共享的问题，难以适应房产行业迅速发展背景下的工作节奏，同时浪费了大量人力和物力成本。而目前结合房产档案现阶段实际需要和具体情况来看，我们要想提高房产档案的利用价值，计算机技术的运用以及现代信息管理理念的指导缺一不可，对于房产档案管理来说也是助理房产行业的重要解决途径。在近年来的探索创新过程中，我们的档案管理已从传统目录式管理，逐步实现了数字化和电子化管理。

    信息时代的来临意味着信息技术高度发展，信息所辐射的范围的扩大，以及信息在生产生活中重要性的提高。《全国档案信息化建设实施纲要 》中明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务: 本着统筹规划,统一标准,分级建设,安全保密的原则,加强档案信息化基础设施,加强电子文件归档和电子档案的规范化,推动馆藏档案的数字和数据库建设。房产档案管理是现代信息管理的重要领域,时代发展要求房产档案管理技术进步,坚定不移走实现向信息化的转变,同时这也是社会发展行业长青的需要。我们要顺应档案管理发展的趋势, 必须借助于现代化设施和先进的技术手段, 加强并不断推进房产档案信息化建设。

一、房产档案信息化的涵义

房产档案涉及多个领域的重要内容，包括城市规划、土地、城市建设、监测、水电气供应、房地产开发商、施工承建及安全、消防等涉及房产的全流程部门 , 而且流程复杂从立项、批复、招标、设计、开工到最后完工 , 每一个环节都会产生大量有价值的档案材料，其形式包括文字材料、数据、图纸、表格、照片、光盘等，形成材料面广量大种类繁多。据此我们可以看出房产档案的重要性，这使得其成为国家档案的重要内容, 也是国家各级房产管理部门在工作中需要留存的具有参考价值的记录。房产档案管理具有很强的专业性, 它不仅对现有档案进行静态管理, 而且对房产上市、交易、过户、转让等进行动态管理。

现代意义上的房产档案信息化大多是指将纸质的档案信息通过现代技术转化为电子化信息进行贮藏。现代高新技术包括计算机技术、扫描技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等, 把包括图片，表格以及文字等形式的各种纸质档案转化为电子版本, 存储到电脑中，最大程度方便在房产人员工作过程中进行查看和调阅，同时在保密的前提下实现网络化联结,进行必要的信息共享。最后电子化的档案需要在计算机上形成一个有序的档案信息系统, 以便于对房产档案高效管理、提供利用。

二、房产档案信息化的特点

计算机等现代化设施的普及应用和网络技术的发展, 使信息方便、快捷、超时空地进行传递成为现实 , 给档案资源地开发管理利用提供了最佳的平台和技术手段。房产档案信息化比传统意义上的档案管理更具有时代性、科学性和实用性。主要有以下特点:

1.档案资料数字化

房产档案信息化实际上是指将现有的纸质版房产的档案信息通过高新技术实现向电子化载体的转换，信息化是指房产档案的贮存方式转变为电子化的，以便于计算机对电子化信息进行识别进行处理。海量电子化档案信息数据在计算机中汇集后可以形成一个数据库, 从而通过电脑的信息管理系统, 对这些信息进行收集、分类、整理、组卷、存贮 , 实现传统的手工调阅信息转变为计算机查阅信息。

2.信息传输网络化

房产档案信息化在很大程度上的价值在于实现信息的共享与传输，从而在必要情况下实现高效的信息传递和交流, 达到信息资源共享的目的。在房产行业相关部门中实现远程跨区域跨部门的计算机传输, 实现及时高效的调阅和使用。这不仅能够提高房地产内部的工作效率和信息共享能力，同时也能够最大程度将在各级政府房产管理部门、开发商、中介机构和民众之间的信息差降到最低, 将档案价值发挥到极致，充分发挥房产档案在多领域在社会上的作用。

3. 查询应用智能化。当房产档案实现了电子化时，档案的处理就能够与现代计算机等电子设备和互联网技术充分融合, 通过计算机等智能设备实现档案信息网上智能化检索、快速浏览咨询和直接提供利用等功能, 最大化方便市民以及从业人员和管理人员对信息的获取，实现档案信息化的终端目标。

三、房产档案信息化的重要意义

1.房产档案信息化是时代进步的需要

现代通信和计算机所引起的信息革命, 势不可挡地冲击和推动整个信息业的发展, 房地产业是国民经济的支柱产业之一, 房产档案是国家重要的信息资源, 随着信息技术的飞速发展, 档案信息系统必须向网络化、电子化的方向发展, 实现档案信息化管理是信息时代的必然要求, 必须与时俱进, 不可能游离于社会发展之外。

2. 房产档案信息化是服务社会需要

房产档案在房屋权属登记、房地产交易、房地产纠纷仲裁、物业管理、房屋拆迁、住房制度改革、城市规划、城市建设、史迹考证等工作中有着重要的作用。随着国家住房政策的调整、城市建设的飞速发展、房地产市场的活跃及房屋权属登记量逐日聚增, 房产档案数量急剧增加, 利用频率日益加快, 服务广度和深度不断拓展, 传统的以手工处理为主的房产档案管理方式己难以适应形势发展的需要。实现档案信息化之后, 能够提升管理水平、提高工作质量 , 科学有效地处理日益庞大的档案信息, 挖掘资源潜能, 在时空方面的不设限突破，为网民和部分用户在海量信息中快速实现网上查询和咨询答案提供了极大地便利，是房产信息电子化的重要价值所在。

3. 房产档案信息化是档案存放保护的需要

传统档案管理在存储方面的主要方法是利用大面积的库房中的置物架摆放相关的纸质版档案信息，以目录作为主要的检所依据。其弊端不言而喻，纸质版档案的主要载体是纸，纸质质量参差不齐，在摆放及频繁调阅过程中难免产生污损，档案查阅中丢失问题屡见不鲜；在成本上，随着房产行业繁荣，房产档案数量的剧增使得库房面积需要不断扩充，库房租用成本以及置物架档案盒的购置与不定期更换，其成本也会呈上升趋势。但通过广泛利用缩微技术、扫描技术、光盘技术等信息化手段，房产档案的存储密度比纸质档案高出许多倍。

三、房产档案信息化建设措施建议

城市化进程的不断加速以及城市规划与建设的重要地位的提高为房产行业带来了前所未有的发展空间，而房产档案的信息化管理在行业发展中至关重要，我们也务必推进并搞好这项系统工程。

1. 转变观念、提高认识

在房产管理领域,目前政府管理部门在发证时基本均通过计算机网络系统进行操作，数据库技术是部门实现信息登记管理的主要技术支撑, 但目前来看，房产档案信息化管理效果并不理想，原因众多。思想观念的转变尤为重要，从房产档案信息化的含义,现状以及重要意义入手，对其相关知识和技术方法进行科普，使从业人员和相关部门机构等充分认知到信息化管理的重要性，认识到其在区域，国家乃至全球信息中的重要地位。在观念上发生转变后，在具体执行中会更好的指导实践。

2. 合理规划、分步实施

房产档案信息化需要相关因素的共同努力,保护有关部门的支持，物质和科技保驾护航, 还需要为信息化助力配套的设备。同时在实际在工作中，我们要以实际情况作为最主要的判定依据，科学规划，节约成本，衡量可行性并进行分布执行，将成本控制在正常范围内。如果所处环境人员少、经费不足, 单机也可以实现房产档案的电子化 ，实现所需档案资料的高效查询。当经济或技术允许的情况下， 可以构建企业内部网, 在服务窗口和档案馆配备数码相机和扫描仪等设备, 完整系统的实现档案电子化的精细化整理。并进行科学规划，对现存档案进行分类整理,构建针对性的数字化信息库，更有甚者，可以进一步深化档案信息资源的开发利用,达到更高的目标。

3. 引进和培养人才队伍

在信息网络环境下, 房产档案信息管理和应用发生了一系列变化。房产档案信息化管理已经不再是简单的归纳整理，而是集档案学，计算机等学科知识为一体，技术性要求较高的工作，相应的从业人员不仅要具备行业相关知识，档案整理能力，信息分类意识，同时还应该注重培养其更为全面的知识结构，综合的技术能力，还有强调信息保密意识和相应的从业职业道德规范。

4. 建立信息化标准

房产行业有其独特的行业特点，其信息化管理也应当依据行业特点形成针对性标准。国家针对电子档案已通过相应的标准条例, 从而规范信息化管理，以此为依据，房地产管理部门应与相关部门联合出台房地产行业的电子化信息管理标准，形成多方位立体化的房产行业信息管理体系, 使档案信息化建设从开始就在法制化的轨道上运行。

参考文献：

[1] 张仁开:《我国房地产建设信息化态势、问题及对策》J.住宅产业.2009  (01)

[2] 王宝霞：《档案信息化管理中安全问题的解决途径》J.学理论  2009. (14)