浅析如何提高机要工作的质效

苗文敬

摘要：机要工作是国家、企事业单位的一项重要工作，也是保密性、原则性极强的一项政治工作，其基本要求是准确、及时、安全、保密。在企事业单位，机要工作的主要内容是涉密文件和普通文件的日常管理，包括文件的收发、登记、流转、查阅、借阅、复印、保管、清退、销毁、归档等。机要工作看似简单实则复杂琐碎，机要工作人员需要具备较强的保密意识和归纳管理能力，以确保机要工作的严肃性和时效性。当前，企事业单位机要工作存在基础设施老化、人员保密意识较弱、重处罚轻奖励的现状等问题，严重影响机要工作开展的质效，存在极大的泄密安全隐患。本文就机要工作中存在的问题，探寻解决问题的办法，为提高机要工作的质效、确保涉密文件的安全性提供保障谈几点认识。

关键词：机要工作；提高质效

一、剖析存在的问题

一是基础设施老化，影响工作高效开展。当前，企事业单位普遍存在基础设施老化问题：软件方面，机要系统属于涉密系统，更新换代较慢，收发文件机要通道的登录系统、操作页面等反应较慢，耗费的工作时间较多；硬件方面，涉密的机要系统与普通打印机匹配度较低，签收打印文件等待的时间较久，甚至每次只能签收打印一个文件，无法进行预约打印，且打印的过程中极易出现乱码、中断等问题，打印效率较低，阻碍机要工作的高效开展。

二是保密意识较弱，存在泄密安全隐患。机要文件多是涉密文件，机要工作与保密工作密不可分，但是企事业单位普遍存在工作人员保密意识较弱的问题。一方面，个别机要工作人员保密意识较弱，未能充分认识自身保密责任的重大，对于涉密文件疏于管理，存在丢失文件、泄密等安全隐患；另一方面，企事业单位绝大部分非机要工作人员欠缺保密意识，开展工作的过程中，借阅文件周期较长、网上传播涉密文件内容、私自复印涉密文件甚至丢失涉密文件等问题时有发生，存在严重的泄密风险和安全隐患。

    三是重处罚轻奖励，挫伤工作的积极性。涉密文件在传阅、借阅的过程中，一旦发生泄密事件，不论是谁直接导致的泄密，机要工作人员不可避免的会受到处分，影响个人的评优甚至政治前途；而对于数年如一日，兢兢业业开展机要工作的人员，未有明文规定作出何种奖励，甚至由于机要工作相对“幕后”，难以取得“亮眼”成绩，导致机要工作人员提职晋级相对缓慢的尴尬局面。奖惩措施的不平衡、晋升前景的不明朗，极易挫伤机要工作人员的工作积极性。

二、探寻解决的办法

一是申请财政扶持，加强基础设施建设。为保证企事业单位机要工作的高质效开展，单位必须充分认识到机要设备在机要工作中发挥着至关重要的作用，并结合工作实际，及时对需要安装、更换的机要设备进行统计，形成书面材料，申请专项经费，为机要工作所需基础设施建设提供资金保障。企事业单位需要设置单独的机要室，为机要工作的开展、涉密文件的保存提供专属工作场所。同时，企事业单位要注重加强机要室的安全防范管理，为机要室配置铁窗、铁柜、铁门、监控、门禁、报警器等，坚持专人、专锁、专柜管理，做到“精细化管理”，确保涉密文件的安全性、保密性；配置高标准机要通道台式计算机、打印机、复印机、扫描仪等硬件设施，为机要文件打印、复印、传输的及时性、高效性提供设备支持和保障。

二是重视保密教育，规范机要操作流程。一方面，企事业单位应注重强化保密教育，引导工作人员深入学习《保密法》等，定期组织签署保密承诺书、召开保密安全工作警示教育会，引导单位全体工作人员牢固树立“保守机密，慎之又慎”的意识，严肃对待涉密文件，严守国家秘密，杜绝泄密事件的出现；定期组织开展机要保密工作能力培训，针对机要工作的内容与特点建立常态化培训体系，确保机要工作人员清楚地认识到“机要无小事，小事就是大事”，坚持机要工作的“生命线、事业线、保障线”一刻也不能放松。另一方面，结合工作实际，制定完善操作性强的机要通道管理办法、涉密文件管理办法、文件借阅及复印登记制度等，并将其贯穿于机要工作开展的全过程。通过制度规范严肃机要工作纪律、严格涉密文件管理，做到流程规范、操作有序，确保机要工作万无一失。例如，送单位领导进行传阅学习的涉密文件，尽量当天收回，并存放在机要室的保密柜里；其他工作人员因工作需要借阅涉密文件的应履行签字手续，并于一周内返还涉密文件；任何单位和个人不得擅自复印秘密级以上的文件，确需复印的必须报请上级发文单位批准，由档案室通过涉密复印机进行复印，复印后的文件按同等密级文件进行管理；不得私自拍摄、留存甚至通过微信、微博转发涉密文件的内容等。通过制定完善机要工作相关制度，进一步规范企事业单位的机要工作，强化企事业单位工作人员的责任意识和保密意识，认真落实“从严治密”的要求，坚持从源头上杜绝泄密事件的发生。

三是奖惩措施并重，激发工作积极性。企事业单位应在工作方案中明确机要工作的职责，落实主要责任，坚持“机要保密工作一把手负责制”，细化责任分工，按照“分级管理、逐级负责”的原则，将责任落实到人；高度重视机要工作的人员配备，挑选政治素质高、文化程度高、责任意识强的人员开展机要工作，及时补充机要工作人员，让机要工作始终保持生机与活力。对于有能力、敢担当、善作为的机要工作人员进行提拔重用，做到人尽其才，确保不埋没人才，促使机要工作人员变被动服务为主动服务，充分发挥个人的积极性、主动性、创造性，为不断提高机要工作的质效提供人才支持和保障；将机要保密工作纳入年度考核，对于长期从事机要工作的人员以及在机要工作中作出成绩的人员给予表彰和奖励，对于落实工作不力、失职渎职甚至直接泄密的人员进行问责处分。

三、“四要”护航机要工作 

一要坚持对党的绝对忠诚。机要工作管理的是涉密文件，泄露国家秘密会使国家的安全和利益受到严重损害。机要工作人员要注重提高自身的思想政治素养，通过强化理论学习，不断增强“四个意识”、坚定“四个自信”、坚决做到“两个维护”，自觉在思想上政治上行动上同以习近平同志为核心的党中央保持高度一致，时刻保持坚定的政治立场和敏锐的政治觉悟，为机要工作的保密性、安全性提供强有力保障。

二要在工作中不断追求进步。科技发展日新月异，机要工作人员作为机要工作的直接开展者要紧跟时代步伐，展现新作为，努力谱写机要工作新篇章。机要工作的要求高、任务重、责任大、节奏快，为满足新时期机要文件的管理要求，机要工作人员在熟练掌握机要操作系统以及各项工作流程的基础上，要注重增加新技能、研究新情况、开拓新思路、创新新方式，不断提高自身的现代办公技术以及网络安全防护水平，为机要工作的高质效开展提供业务保障。

三要树牢保密意识、严守组织纪律。毛主席曾说过“保守党的机密，慎之又慎。必须十分注意保密，九分半不行，九分九也不行，非十分不可”，机要工作人员要将保密意识融入血液、刻人骨髓，牢固树立“不怕一万，就怕万一”的底线思维，时刻保持清醒的头脑和高度的敏感性，自觉遵守各项保密制度，不该看的不去看，不该说的坚决不说，牢牢保守工作秘密，严防失密泄密。

四要有强烈的责任感和事业心。机要工作人员是企事业单位直接接触国家秘密的涉密人员，具有接触国家秘密时间早、级别高、数量多、范围广等特点，机要工作的特殊性决定了工作人员要树牢责任意识、大局意识，要继承和发扬雷厉风行、严谨缜密的工作作风，确保第一时间做好文件的上传下达工作；认真对待涉密文件传阅、借阅过程中的每一环，坚持每日清点、核对文件，做到科学合理高效管理文件，确保机要文件的安全性，为单位整体工作的高效运转提供机要保障。