公立医院文书档案规范化管理

图荪古丽·麦提喀斯木

摘要：公立医院的文书档案管理对公立医院的运行有着重要的作用。虽然近几年公立医院的文书档案管理得到了一定的完善和发展，但在现有的管理体系中，由于管理制度和管理能力等种种原因，仍旧存在部分问题。本文简要阐述了公立医院文书档案管理的重要性，以及其存在的普遍问题。在此基础上详细分析了将公立医院文书档案管理规范化的策略。

　　关键词：公立医院；文书档案管理；规范化；策略

　　文书档案管理是公立医院日常管理的重要部分，为公立医院的发展提供了充分的数据和材料。尤其是部分病例，对医学研究的进行有一定的帮助，能够促进医学研究的进步。随着信息技术的不断发展，公立医院的文书档案管理也随着时代变化，得到了一定的发展。因此，有必要对公立医院的文书档案管理的规范化进行研究和探讨[1]。

　一、医院传统的档案管理存在的问题

（一）缺乏正式的管理制度。医院人员的主要精力都投入在医疗卫生的管理工作中，而档案室却缺乏正规严格的管理制度。医院有多个科室，而且每个科室都有大量的档案资料需要进行归纳整理，或是各个科室对档案资料进行借阅和查询，这个事件是频繁又复杂的，在缺乏正式的管理制度之下，长此以往，就会造成档案资料的丢失和混乱归类。

　　（二）档案管理缺乏奖惩制度和监管机制。医院里的档案管理工作没有建立正式的奖惩制度，那么档案室的工作人员就不会有积极的进取态度和认真负责的行为。档案管理是医院管理工作中非常重要的一部分，而涉及档案管理的制度职责较少，也正是没有严格的监管制度才导致各个科室借阅档案资料会导致丢失，混乱和破坏。只有建立监管制度才能保证档案的安全。

（三）缺少专业档案管理人员，机构不健全。医院把主要的培养人才的资源都投入在了医疗工作人员身上，他们认为档案管理工作相对于救死扶伤的工作显得没那么重要，所以就出现了档案室的工作人员流动性较高，年龄较大，专业素质较低。

　　（四）档案管理投入不足、管理手段落后。档案管理设备陈旧、管理手段落后的现状，制约着档案管理前进的脚步。在高科技网络技术和全球信息化的背景下，医院里门诊、科室也都应用高科技技术进行管理来完成工作，但是档案室还保持着落后低级的手工整理归集，效率低下，随着资料的增多，如果需要查询往期的资料档案就变成一件非常困难和繁重的工作。

　　（五）不重视档案管理，档案利用率低。医院的领导总是更加重视医院的主要医疗工作，医院把好的资源和大量的资金全部都投入其中，而对档案管理的投入却是少之又少，档案管理工作者也就对自己的工作不重视，使得档案的利用率较低。

　二、公立医院文书档案管理的重要性

　　（一）有助于规范公立医院文书档案活动

　　在公立医院的日常管理中，文书档案管理的实现，能够对公立医院的各项资料进行有序性管理。同时，将公立医院的相关数据和经典病例等，进行有序的储存，进而使得公立医院的管理水平得到不断提升。在日常的公立医院管理中，文书档案管理包含了人力资源、财务分配、科学研究资料等相关数据，这些管理内容都是公立医院运行和发展的重要内容。同时，这些内容对公立医院的各类活动和项目都有重要的影响。加强公立医院的文书档案管理，有助于公立医院文书档案管理的规范化，进而为公立医院的科学研究的进行提供重要的材料[2]。

（二）有助于信息安全的保护

　　在公立医院的日常管理中，极易由于工作中的失误或其他因素导致部分数据缺失。例如在进行信息保存的过程中，容易由于工作人员的疏忽等导致信息的缺失，给管理工作带来不利的影响。后续利用信息技术建立的管理工作，虽然提高了管理效率，但安全问题成了文书档案管理的重要问题。因此，加强对文书档案的管理，是保护信息安全的重要保障。强化对相关文书档案信息的管理，是提升文书档案信息安全程度的重要手段。

　三、公立医院文书档案管理存在的普遍问题

　　公立医院的文书档案管理涉及到的信息较多，所以在日常的管理中存在的问题也比较多，大致包含以下几个方面：一是管理思想陈旧，缺乏改进能力和创新能力的管理，极易导致管理工作的进步缓慢。难以适应社会发展的管理思想，使得管理的效率不高，对公立医院的日常工作产生不利影响。二是管理方法传统，许多公立医院由于对文书档案管理工作的忽视，或者经费等问题，仍旧采用传统的管理方法。传统的管理体系中，缺乏现代化的管理工具和辅助设备，对人力的耗费较大，纸质文书档案的保存和整理难度也更高。

　　四、公立医院文书档案管理规范化的策略

　　（一）提升管理人员工作能力

　　管理人员工作能力的提高，包括对其专业素质和工作处理能力的提升。专业素质的提升，需要管理人员不断进行自我提升，加强自身专业知识的储备。公立医院也可对员工进行专门的培训，或者举办相关的讲座等，以充分丰富管理人员的理论体系，提高其专业素质。同时，还需加强管理人员的创新意识，培养其不断创新和改进的能力，以促进文书档案管理工作的不断发展。而针对工作处理能力的提升，公立医院可加强对工作人员的管理，通过培训等方式，提高工作搭档之间的默契和配合度。为了保证管理工具和设备能够充分发挥作用，还需对管理人员的操作能力和设备维护等进行培训。

　　（二）健全文书档案管理体制

　　管理体制的健全，是实现文书档案管理长远发展的重要条件。只有保证管理体制的完善和科学性，才能在此基础上实现文书档案管理的规范化。首先，需要对管理人员的工作职责和范围等进行明确，将管理任务落实到每个人身上。同时采取严格的奖惩措施，以使工作人员对待工作的态度更加认真和积极。其次，对监督体系的完善也是重要部分。规范化的实现，离不开有效的监督体系。科学的监督制度的制定，对提高工作效率有重要的意义。另外，还可对文书档案管理制定一体化标准，包括不同的文书档案的保存格式或方式等细节。标准的制定和实施，对规范化的管理的实现有重要的意义。

　　（三）不断提升管理的信息化水平

　　传统的文书档案管理依靠人力进行分类和储存等工作，工作效率不高，对人力和时间的耗费都较大。提升信息化水平，借助计算机工具以及相关应用程序，能够有效提高管理的效率和便捷性。信息化水平的提升，需要管理部门及时对管理设备进行更新，加强硬件设施的管理。同时，还需要管理人员管理理念的改进，保证管理人员及时熟悉和了解信息化的管理设备，并充分发挥其在管理工作中的价值，进而促进信息化、高效率管理的实现[3]。另外，还需对管理设备或器材进行专门的维护和管理，以保证其能够正常工作，确保文书档案数据的安全性。

　　五、结语

　　公立医院的文书档案工作是日常管理中的重要部分，对公立医院的发展、日常活动的开展以及科研活动的进行都有着重要意义。但文书档案管理涉及到的内容较多，充分实现文书档案管理的规范化和高效化，需要一个循序渐进的过程，所以还需要相关人员不断努力。

参考文献：

　　[1]潘立军.规范化管理在公立医院风险管理文书档案中的应用及效果分析[J].中国管理信息化,2015,14:201.

　　[2]韦群慧.综合性公立医院文书档案管理的现状与发展对策[J].医学理论与实践,2014,19:2658-2660.

[3]门淑兰.公立医院文书档案管理工作创新的有效途径[J].医学理论与实践,2015,24:3446-3448.