浅谈社会保险档案的管理

王海英

摘要：现阶段，我国社会保险逐渐被人们认可，为群众提供了优质的保险服务。随着社会保险行业的快速发展，社会保险档案数量也随之增加社会保险档案的快速增加大大增加了管理难度。鉴于此，本文通过对社会保险档案的主要特点、社会保险档案管理现状的研究为全面提高社会保险档案管理水平，为社会保险行业健康长远发展保驾护航，本文对存在的问题进行了研究，并提出了相应的有效解决方案。

关键词：社会保险；档案管理

引言

当前，社会保险档案作为记录参保单位、参保个人申报、登记、保费缴纳、续保补缴、等级核定、基金拨付、稽核、社会保险关系注销、社会保险关系转移等信息的原始凭证，是保证参保人员具备享受社会保险待遇资格的重要依据，也是我国各区域社会保险事业中心的一项基础工作，对维护参保单位合法利益及参保人合法权益有着不可忽视的关键性作用。但是，随着社会保险事业的不断进步，其所覆盖的群体日益庞大，档案数量也逐渐呈现出井喷式增长状态，加之社会保险异地转移愈加频繁，这些都在某种程度上增加了社会保险业务档案管理工作量和工作难度。因此，加快推进社会保险业务电子档案管理运用，是新时期促进社会保险业务档案管理标准化、规范化和高效化的首要研究方向。

1社会保险档案管理工作现状问题分析

1.1建设资金投入不足，基础设施较为薄弱

大数据时代的到来，对社会保险档案的管理与发展产生了深刻影响。数字化建设离不开先进的基础设备，而先进的基础设备也需要大量的资金投入。但是，结合人力资源和社会保障部的官方数据来看，在与社会保险电子档案建设相关的部门中，2020年信息中心部门的信息化建设的资金投入为1349.88万元，其他管理事务的资金投入为3578.39万元，信息化建设的资金占比为27%。和其他管理事务支出相比较来看，用来支持信息化建设的资金投入较少。而在人力资源和社会保障部的年度决算中，信息化建设的投入资金从2017年的3785.87万元上升至2020年的7260.69万元。虽然信息化建设资金一直逐年上升，信息化建设支出占人力资源和社会保障管理事务总支出的比例还是比较少，在2017—2019年，占比一直维持在4%-5%的水平，2020年虽有所提升，但也仍未超过10%。从这里来看，虽然数字化、信息化建设越来越引起重视，但是整体的资金投入相对不足，从而也影响数字化、信息化相关基础设施的建设，这也一定程度上影响了社会保险档案数字化的建设。

1.2社保档案信息化程度不足

信息化是社会保险业务档案管理未来发展的必然趋势，但我国各地区在这方面的信息化建设并不统一，数据资料更新较慢，各级系统之间信息传输也受到了一定的阻碍。在档案管理规定中，尽管对社会保险业务档案的电子化发展提出了一定的指导意见，但没有从细节方面进行约束与管控，操作流程不统一，数据结构、技术结构、信息记录格式等都存在着很大差异。

2社会保险档案的管理措施

2.1加快推进智能化电子档案管理建设

大数据时代，想要保证社会保险业务电子档案管理运用效率，要求社会保险经办机构根据电子政务标准体系、劳动及社会保障标准体系的相关要求，以项目实施建立或投融资运营模式为指导，结合市场发展需要及自身发展状况，在全国范围内积极构建社会保险业务电子档案管理系统，并指派专业技术人员全面负责社会保险业务档案数据信息的更新、维护工作，及时将工商部门、税务部门、医保部门在管理服务过程中所产生的数据信息上传到电子档案管理数据库中，彻底打破职能部门限制，形成集工商开户、税务缴费、社保经办于一体的电子档案数据实时互通的应用平台，实现电子档案信息资源的高效共享。此外，为保证社会保险业务电子档案信息的真实性和可靠性，还应建立完善的档案信息安全管理制度，着重注意电子档案管理信息系统与外部网络平台的物理隔离，通过设置语音登录、检索调阅验证口令、防火墙、数字签名、人脸识别等安全防护技术手段，防止病毒入侵、黑客攻击对电子档案数据信息的蓄意篡改和恶意破坏，最大限度地保障社会保险业务电子档案管理运用安全。

2.2提升档案管理人员综合素质

在知识经济时代背景下，专业人才已成为推动行业实现发展突破的关键，也是各大企事业单位共同追求的宝贵资源。为了提升社会保险业务档案管理水平，各有关单位应定期开展专业技能培训，普及法律法规，让员工了解行业发展准则，确保从业人员具备一定的法律意识与责任意识。社会保险业务部门要根据实际情况，提升培训的针对性，开展多样化的人才培训活动，促使档案管理人员强化个人能力，改进工作方式。针对刚踏入岗位的职工，可以将其安排至一线岗位，使其在大量的实践中积累档案管理的工作经验，除了要按照基本的步骤执行外，还应突出社会保险业务档案管理的科学化、规范化，灵活解决各种突发问题。为了更好地顺应时代的发展需求，强化档案管理人员信息素养尤为重要，这也是大力推动社会保险业务档案管理朝着现代化方向发展的基础。目前，许多大型企业在社会保险方面已经开发了查询平台，十分方便，可以与第三方服务进行有效衔接，也有助于解决过去档案管理中存在的各方面问题。管理人员要重视提升业务能力，熟练应用各种软件与系统，还要强化保密与安全意识，在资料传输与共享的过程中不要泄露机密信息。可以与高校建立合作关系，让其成为培养档案管理人才的摇篮；各级单位还可以健全激励机制，提升福利待遇，吸引更多高水平人才加入到档案管理队伍中。除了要培养人才的业务能力外，还应注重职业道德修养的培养，开展思想政治工作，使人才坚定理想信念，坚守职业道德底线，保护档案机密，强化个人能力与思想觉悟。

2.3加强信息保护，筑牢安全防线

一方面，要创新安全技术，社会保险档案数字化建设需要强有力的安全保障，社会保险档案管理部门应当加强安全技术的更新力度，高度重视社会保险档案的安全性，加强网络风险的安全处理工作，切实提高安全防护等级，有效减少数据损失和信息泄露的情况。同时，要在完善数据系统的基础上引入全新的病毒查杀软件，对病毒查杀软件进行升级和维护，进一步提升社会保险电子档案系统的安全性。另一方面，也要做好存储备份工作，社会保险档案事关民生，关系到公众的个人信息隐私，是重要的民生档案，在之后的社会保险档案的数字化建设工作中，要做好对重要的社会保险档案信息进行备份的工作，要按照规范对社会保险档案进行收集与存储，提高社会保险档案数据信息的备份水平，完善档案风险应急预案，加强风险防控。

结语

综上所述，近年来我国社会保障行业发展迅速，与这对社会保险档案管理提出了更高的要求。但是在工作中在实际工作中，仍有专业的档案管理人员，管理手段并不先进工作人员严重不足等实际问题，不利于社会保险档案管理水平的提高这在一定程度上影响了社会保险行业的可持续健康发展展览。因此，社会保险机构应从问题入手，要求备案管理人员要加强对社会保险档案管理工作的认识，提高档案管理水平理性意识，与加强先进技术手段的引进和合理运用一样社会保险机构要结合实际情况发展，与时俱进，建立起来专业的档案管理团队，确保社会保险档案管理的持续完善三是促进社会保险事业健康长远发展。

参考文献

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