高速公路项目档案数字化管理

    ,张劲野

摘要：项目档案是高速公路建设的原始依据，是在施工过程中各部门进行各项活动形成的档案总和。档案数字化指在档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理，为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。使档案管理在新形势下更好地适应高速公路发展的需要，促进高速公路事业的稳定、快速发展。

0引言

档案资源对促进高速公路项目过程及养护运营管理发挥重要作用，其不仅是高速公路工程项目管理阶段的知识资源更是后期运营阶段的重要财富资源，是众多项目建设工作人员的智慧结晶，可以辅助高速工程项目运营管理的需求。随着社会经济的快速发展，传统纸质版档案无法适应项目养护运营阶段的需求。所以，高速公路项目档案工作需要与时俱进，实现纸质化档案转化为数字化档案的工作，保证企业中的各项档案资源能够得到充分利用。

1 纸质档案数字化

纸质档案数字化是采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联关系的处理过程。高速公路项目档案均应进行档案数字化，执行《纸质档案数字化规范》(DA/T 31-2017) 和《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894-2016) 的有关规定。

2高速公路档案数字化管理的发展措施

2.1提升全员档案数字化管理认识

我们要彻底改变高速公路落后的档案管理现状，根据高速公路部门目前现状，积极创造条件，把档案管理列入高速公路部门发展规划与经营目标中。我们要不断加大宣传力度，利用多种渠道、各种形式来提高领导与员工对加强档案数字化管理的认识，使领导和员工彻底转变思想观念，充分认识到新形势下加强档案数字化管理对高速公路部门发展的重要意义，使相关职能部门积极主动地参与到档案数字化管理业务学习以及建设中，以适应现代高速公路事业发展的需要，促进高速公路事业发展。

2.2合理规划高速公路档案信息管理

高速公路档案数字化管理是指通过数字化的手段改善传统的手工方式，以实现现代公路项目管理数字化。在这个过程中，一定要合理规划，严格制定标准，这是实现高速公路档案数字化的先决条件。为提高公路建设标准化管理水平打好坚实的基础。

2.3建立完善的档案数字化管理体系

为了把档案管理工作渗透到高速公路建设的各项工作中去，高速公路部门要在相关职能部室与基层单位聘请专职或兼职档案员，使企业档案管理工作形成制度，档案管理要实现正常化与规范化。档案数字化管理是一项业务性与技术性都很强的工作，它从档案资源的形成到信息资源的归档，中间有许多环节，要确保档案资源的正确、完整、齐全，高速公路部门要建立层层负责的档案数字化管理服务体系。对各种施工图、竣工图、文件材料、财务、人力资源等档案材料，要及时移交档案管理部门建立信息档案；我们要建立一套严谨的自上而下的档案数字化管理体系，档案形成部门、管理部门、使用部门要互相监督、互相制约，确保各种档案准确、完整、及时的归档，并且确保档案资源的质量，提高档案资源的真实性与可利用性，从而促进高速公路事业的发展。

2.4建设高速公路档案数字化管理平台

实现档案数字化管理是在办公自动化系统的基础之上，集成其他智能控制系统，实现界面、数据以及相关指令的统一。在高速公路建设中，不同的信息应按照不同的编码和格式传输到数据中心，各系统再从数据中心获取资料，各业务系统应统一登录，针对每个岗位的授权不同，可操作的界面也不尽相同，这种方式使档案管理更加趋于数字化。

2.5转变档案管理手段

随着信息技术的不断发展与社会的进步，高速公路档案工作要顺应时代发展的要求，积极转变管理手段。我们要借助先进档案管理软件的优势，加强档案管理软件的开发或引进，运用简捷实用的档案管理软件来加强档案数字化管理。它对档案立卷与整理能够起到重要的辅助作用，有效减轻档案管理人员的劳动强度。它有助于实现档案信息的自动分类、组卷、调序、编制与打印卷内目录等；我们也可以尝试运用计算机技术进行图纸扫描等，实现档案管理工作的自动化。档案自动化管理是当今高速公路部门发展的必然要求，高速公路事业的发展不仅需要档案部门能够第一时间提供丰富的档案资料，而且还要为高速公路建设与管理决策提供帮助与参考，为高速公路技术改造与革新传递信息。另外档案管理工作还要加强档案信息数据的编研能力，不断加强信息资源的开发，积极创造条件，定期将国内外高速公路建设等方面的资源援引过来，使高速公路建设与管理部门及时了解国内外现状，给相关人员提供参考，促进我国高速公路事业的发展。

2.6确保高速公路数字化系统的安全性

鉴于高速公路建设所耗费的时间很长，而且空间很广，所以高速公路的信息管理所需要的人员就很多，保障高速公路建设中的档案的真实性和安全性是关键所在。在高速公路建设中保存档案有利于增强工程的透明度，对施工人员或企业起到重要的监督作用，这就对系统的安全性提出了要求。必须采用高新科技设施以及数字化的管理软件，并对操作权限严格要求，建立健全高速公路数字化管理制度。

2.7加强档案信息资源的有效利用

档案信息资源开发的最终目是使档案资源得到充分利用，档案利用效果如何是对整个档案工作的评价和检验。由此可见，档案管理的最终目的在于能够积极发挥其社会效益和经济效益，我们要将加强档案资源的有效利用作为加强档案数字化管理的一项重要任务，促进高速公路事业的发展。如高速公路有时因自然或人为因素会发生一些问题，在排除与施工过程中需要查阅图纸与相关的技术参数资料，如果能够在第一时间准确地提供图纸与技术参数资料，往往可以在最短时间内恢复高速公路的运行，使之将不便降低到最小程度，有效降低高速公路的经济损失，节约大量人力、财力、物力等，充分发挥档案资源的社会效益与经济效益，实现档案数字化管理的功能，帮助高速公路行业建立起为民服务的优良形象。

2.8加强高速公路档案数字化管理人员建设

档案管理人员的责任心与职业道德素质是其做好档案数字化管理的前提。档案管理工作是一门专业性很强的工作，它要求档案管理人员具有高度的工作责任感与良好的职业道德，要有乐于奉献的精神；严格遵守档案管理的各项规章制度是做好档案数字化管理工作的关键。新形势下的档案管理工作迫切需要我们加强制度建设，严格依法治档。我们要不断完善档案制度，包括归档制度、保管制度、保密制度、借阅制度、统计制度等，要切实做到有章可循、按章办事。档案管理人员要树立“服务”观念，并将之作为加强档案数字化管理工作的出发点和归宿；档案管理人员的综合素养直接影响档案数字化管理工作的质量，我们要切实提高认识水平，不断加强工作人员的继续教育，不断提高他们的专业水平，学习新方法、新理论，使档案管理人员的素质能够满足档案数字化管理的需要，促进高速公路事业的发展。

3结语

档案信息化管理是时代发展的要求，作为高速公路部门的档案管理人员，必须要付出辛勤的劳动，不断地在档案管理实践中探索新形势下档案信息化管理的新思路、新方法，不断加强档案信息化管理，使档案管理工作为我国高速公路事业的快速、稳定发展作出应有贡献。

参考文献

[1]吴孟生。档案信息化是高速公路档案管理的发展趋势[J].办公室业务，2012，（3）。

[2]张晓霞，档案信息资源开发利用现状及应对措施[J].山东档案，2011，（3）