高职院校档案信息化建设的思考

刘凤珍 ,荆涛

摘要：本文围绕职业院校档案信息化建设工作现状和存在问题进行深入分析，从优化档案管理环境、完善硬软件设施、强化人才培养等方面，研究高职院校档案信息化建设，致力于提升高职院校档案管理水平，从而助推高职院校科学发展、持续发展、创新发展。

关键词：高职院校；档案工作；信息化建设

一、高职院校档案信息化建设的意义

（一）档案工作相关含义

正式文件：指各种形式的原始记录。各种国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的历史记录，需要以一定的方式加以保存，具有参考文字、照片、图像等保存形式的价值。职业学校档案:职业学校档案是职业学校在学校管理、教学活动、招生、就业等方面的记录，对于学校在实习、培训等各种管理、教学活动中形成的各种资料的原始记录，具有查询、保存的价值。职业学校档案也是国家档案的有机组成部分。档案信息化:简而言之，就是原始档案与信息技术的有效整合和全面分布;实现原始档案的共享交换，提高档案的使用价值，实现档案的便捷共享，扩大档案的应用范围。

（二）高职院校档案信息化建设的重要意义

随着社会的发展和科学的进步，信息化已成为时代发展的大趋势，给高职院校档案工作带来了革命性的变化。只有充分认识档案信息化建设对档案工作的重要性，才能从根本上做好档案工作。

1提高工作效率

高职院校档案不仅包括各种会议和重要活动的记录，以及学校发展过程中产生的各种信息，还包括教师和学生的基本信息。其中，对具有保存价值的资料，应以文件形式统一保存和管理。过去，学院保存的各种文件主要是纸质文件，占用空间大，需要大量人员，日常管理费时费力，日常调查非常不方便。此外，随着档案时代的逐渐延长，由于高校档案所处环境和条件的限制，越来越难以保存和管理。信息化建设可以将传统的纸质档案转化为数字化档案，不同的用户可以轻松获取所需的档案信息。不受时间和地点的限制，使用不当不会造成损坏或丢失，管理和应用将更加方便、快捷、高效。

2实现资源共享

随着信息技术在高职院校的普及和数字化校园建设的深入开展，目前各类高职院校普遍建立了高校办公自动化系统和外部官方网站，实现了可以公开记录数据的校园网全覆盖。通过高效的管理手段和信息技术的应用，进一步规范了高职院校，将教学和业务处理过程中形成的各种电子档案信息转化为数字化，通过档案档案实现了在线数字化管理和必要的安全认证;实现学校档案管理系统与教学办公系统的全面对接。

3易于检查和使用

传统的纸质学生注册档案是由多个部门进行收集和整合，其中学生注册信息的收集需要大量的人力和时间在档案管理部门进行整理和最终收集。目前，很多职业学校需要获取学生的学籍信息，或者学生在审批通过后需要去档案馆查找纸质文件，这需要耗费大量的时间和精力。学校管理和学生身份给学生的阅读带来了很多不便。通过文献的数字化信息采集与检索技术，可以将多个院系学生的学籍信息快速上传到文献管理部门。利用数字信息技术对学籍档案资源进行重新编辑和重新整理，可以有效提高档案管理效果，充分利用高校学籍档案资源，学生可以随时登录系统浏览自己的学籍档案。打破传统的学籍档案查询模式，对学校“以学生为中心”的办学理念具有重要的现实意义。

4保护文件安全

文献资料是高职院校宝贵的信息资源。在长期的存储过程中，由于缺乏环境条件和技术管理手段，传统纸质文档不可避免地会出现纸张破损、字迹模糊等云存储技术，这是计算机系统对空间的期望，具有存储功能;将所有纸质材料和纸质文件转换为电子文件，可以避免纸质文件和材料在阅读和使用过程中损坏、丢失或数据变形的问题。可以有效保护纸质原始文件的安全。档案管理作为培养应用型人才的主要阵地，目前的档案管理模式已经不适应现代社会的发展需要。加强高职院校信息化建设对高职院校的发展具有明显的促进作用。

二、高职院校档案信息化建设的措施

（一）健全信息化机制

根据国家、省、市档案信息系统建设的要求，尽快全面完善学院现有的传统档案管理和运行模式，完善电子档案管理工作机制，制定档案数据库建设规划;我们正在研究与数字档案信息化相关的一系列制度和实践，如实施数字化应用、档案工作人员完善长效制度等。建立档案管理人员数字化信息化教育培训体系，组织档案工作人员定期参加档案数字化、信息化培训。要不断提高档案管理人员的综合素质，建立档案信息化、数字化年度考核评价体系，加强对档案全体人员的考核评价，充分激发档案工作人员的积极性。

（二）培养专业人才

高职院校要充分提高对档案管理特别是档案信息化建设重要性的认识，使档案馆所有工作人员都能从档案布袋、档案整理、目录等方面查阅档案，在掌握录入等传统基础知识的基础上，要掌握数字档案知识，让专业人才做专业的工作，加快引进和培养档案专业知识和信息专业知识兼备的“双一流人才”，从学院档案室非正式班级培养档案管理人才数量。加强性工作，加强老年、中青年不同年龄段档案的数字化、信息化建设，全面提高档案管理人员的专业水平。

（三）部署数字化设施

档案数字化基础设施是档案信息化工作的基础。高校要按照高起点、高标准的要求，加大资金投入的保障，逐步建立和完善高校各类档案数据库，将安全、健康、功能整合到一个机房和服务器、防火墙、核心交换机、通过建设数字录音信息数据库所需的软硬件设施，包括磁盘阵列和录音信息综合管理系统，实现了录音信息资源的系统化。提高档案信息利用率，确保采购和使用的软硬件设备符合档案管理信息化要求，将数据安全纳入学院网络安全管理体系，全面提高档案管理重大风险防范化解能力。

（四）加快标准化建设

严格按照国家档案管理质量认证体系，制定数字档案工作流程，完善数字档案管理制度，规范数字档案管理，实现档案管理数字化;为信息化建设提供全方位保障，不断完善和建立档案信息系统，认真分类档案信息管理内容，全面规范不同类型的个人信息;明确系统管理，将档案数据的数字化转化形式和标准及时准确入库，做好当时原始档案的整理、整理工作，有效开展和保证档案信息化管理。

（五）促进社会共享

档案信息化为社会提供了大量可靠的基本公共信息，满足了人们的信息共享需求，对档案信息社会化起到了支撑作用。随着公众知情权意识的增强，人们对档案信息资源的需求日益增长。加强高校档案馆的网络化建设，通过智能手段和资源的网络化，将其充分应用到档案信息系统中，传递对其他个人信息的需求，获取不同类型用户设置的信息文件的阅读。做好授权档案的阅览工作，用户可以随时随地检索和阅览所需档案，全面提高档案阅览效率，实现便捷共享。

结束语：

作为档案管理者，结合学院档案管理工作的实际在当前档案信息化建设重要意义的基础上，指出在快速发展的信息时代，高职院校在提高工作效率、保障信息安全等方面存在着机遇和挑战，并提出了引进档案管理高素质人才，配置信息化设施以及社会化共享、规范化建设、安全化管理等方面的建议，为学院的档案信息化建设和管理更加系统化、科学化、高效化提供了一个基本的遵循和保障。

参考文献：

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[2]阮芳.高职院校图书馆档案管理工作面临的问题与对策研究——以湖北科技职业学院图书馆为例[J].广东职业技术教育与研究,2022(05):188-191.

[3]于锋.高职院校优化档案管理工作机制的路径探析[J].兰台内外,2022(30):15-18.

作者简介：刘凤珍，女，吉林白城人，1968.9，大专，副教授，研究方向：

工作单位：白城职业技术学院。