浅析如何实现养老服务机构档案管理科学化、规范化

王芳

【摘要】随着《养老机构等级划分与评定》国家标准实施指南（试行）,越来越多养老服务机构对档案管理更加重视，对档案管理从业者的专业性要求越来越高,养老机构档案指的是养老机构在养老服务过程中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。包括各种文字、符号、证件、图表及影像资料的总和。档案主要记载了老年人当前的实际情况，如康复训练、健康状况以及饮食生活等各个方面的信息，而且还能从侧面反映出养老服务机构的日常服务情况以及人文关怀。因此，加强对养老服务机构档案管理的规范化，科学性，显得尤为重要。

　【关键词】养老服务；档案管理；规范化

　　一、养老服务机构加强档案管理的现实意义

（一）档案管理是养老机构管理工作的组成部分，养老机构应加强对档案工作的领导，建立与之相适应的档案管理机制，将其列入养老机构的工作计划和发展规划，切实解决档案建立及保存等实际问题，以保障档案工作与其他各项工作同步发展，更好地为养老机构发展服务。

加强档案管理有利于提升养老服务机构的服务质量。养老服务机构档案主要是记录老年人在养老机构中的生活细节，同时也记录了养老服务机构工作开展的具体内容与成效，此类档案能有效反映我国养老事业的发展与改革，能不断发现养老服务机构存在的一些问题并及时解决。档案是养老服务机构客观掌握该机构发展规律的主要依据之一，这是对老年人各项生活活动的真实记录，因此，不断提升养老服务机构档案管理的工作水平与服务质量，不仅能提升工作成效，还能在一定程度上推动我国养老事业的发展。
　　（二）有利于体现养老服务机构的服务水准。从养老服务机构的角度来分析，积极开展档案管理工作，不仅能体现养老服务机构的服务水准，同时更重要的是体现养老服务机构的综合特色。真实、客观、完整、内容丰富、特点鲜明的养老服务档案，以及科学、合理、规范、高效的工作理念能有效提升养老服务机构的知名度。此外，养老服务机构的档案还能为各项相关工作的开展提供重要的参考依据，一定程度上推动养老服务机构的改革与发展。
　（三）有利于保障机构自身的权益，档案的真实性决定了它是证据提供的有力数据，它真实地记录着当事人在何时、何地进行了何种的业务活动，是最真实的反映者，它能保护机构与职工的利益不受到损害，在法律上得到保证，也使得各方面的责任更加明确，减少不必要的纠纷，一旦出现意外，与之相关的标准要求都将被家属用来加重机构所承担责任的比例。风险防控注重全面性、全院性和全流程性，如同一条铁链，首先断开的必定是最为薄弱的环节。做好机构档案管理，也能为机构规避一定的风险，或者风险发生时能提供一定的证据。
二、养老服务机构档案管理规范化实现措施
　（一）养老服务机构档案管理制度的完善性。根据我国当前颁布的《档案法》与《人事档案工作条例》《养老机构老年人健康档案管理规范》等相关规定与要求，养老服务机构档案管理工作人员要善于分析当前机构的现状，掌握当前养老服务机构存在的一些现实问题，并且还需要考虑到我国养老事业未来发展的趋势，同时结合自身工作经验建立养老服务机构档案管理制度并不断进行完善，尤其是在细则实施方面一定切实进行。养老服务机构档案管理制度的完善要有明确归档的范围，对档案的生成过程进行细化，最大限度保障档案的安全性与完整性，逐步提升养老服务机构档案管理的整体水平。
　　（二）养老服务机构档案管理的个性化。养老服务机构要最大限度保障档案的个性化特征，通过不断丰富养老档案的内容，能有效实现这一目标。对养老服务机构档案进行丰富的过程中，首先必须考虑到养老机构的实际情况，另外还需要充分重视养老服务机构的发展趋势，要从不同的角度，全方位去探索，建立较为完善的老年人生活、健康、心理以及病理等方面的档案，通过这些资料进一步反映老年人在养老机构当中的实际生活状况与心理状态。注重养老服务机构档案管理的个性化，为养老服务机构的发展提供有价值的参考资料。
　　（三）养老服务机构档案管理工作机制的健全。养老服务机构必须建立健全的档案管理工作机制，保障档案管理各个工作部门能够有效协调地合作，进一步提升档案管理工作的成效。首先，养老服务机构需要建立档案管理工作的协调机制。基于养老服务机构各个部门的实际情况，有针对性地分配专业人才做好收集整理工作，并根据相关规定，及时将档案资料上传到档案管理部门，同时办好交接手续。其次，考核评价机制的完善。要定期对养老服务机构档案管理部门的工作人员实施工作考核，将考核结构与部门的利益相互结合，让考核的依据公正客观，并且成为职员升职的主要依据之一。最后，加强档案管理工作的监督力度，最大限度避免档案资料出现遗漏等问题。
（四）养老服务机构管理队伍素质的培养。要做好养老服务机构档案管理的规范工作，需要一支素质高能力强的管理队伍。因此，养老服务机构档案管理部门需要加强工作人员档案知识与技能培训，加强团队的素质，让每一个岗位都有专业的人才进行操作。首先，养老服务机构档案管理部门需要对档案分管进行明确，并且同时部署档案与业务，并将之纳入新一轮的档案工作计划与考核范围中，最大限度保障档案管理工作能够有序有效地开展。其次，岗位职能培训。有针对性地进行岗位培训工作与继续教育，不断激发工作人员的管理思维，进一步掌握档案管理的相关技能。最后，养老服务机构管理人员自身要加强专业水平的提升，通过各方面渠道加强档案管理方面的学习，提升自我工作能力，为养老服务机构档案管理的发展贡献力量。

　　三、结语
　　综上所述，养老机构面向所有老年人，在提供日常生活照料、康复护理、精神慰藉、紧急救援与行政审批等工作中形成的档案，既可以为养老机构日后工作查考所用，也是民政系统执法检查的重要内容，随着信息化的不断发展，养老机构与业务主管部门对档案的共享需求越来越大，将数据保存在政务档案信息平台，即可实现快捷查询与及时共享，因此，养老服务机构档案管理工作必须得到我们的重视，加快档案管理科学化、规范化建设，促进养老服务机构健康快速发展势在必行。
　　【参考文献】
[1]王茂法.档案管理理论与实践，2012（08）：335
[2]陈琳.档案管理技能训练，2015（06）：264
[3]金虹.干部人事档案管理实务，2019（10）：226