档案管理信息化建设的思考

徐杰

深圳市华顺强科技有限公司

摘要：信息化时代，企业必须提高对档案管理工作的关注与重视程度，并将对档案管理工作进行创新放在首要位置。企业要将档案管理工作与信息化技术充分结合，在档案管理实践中创新管理模式，推动企业档案管理工作向着高效、高质和高共享度的方向发展。这不仅可以大大提升企业档案管理工作的整体质量和水平，还能帮助各企业之间及时进行信息共享与合作。企业档案管理工作的信息化建设是时代发展的必然要求，因此，档案管理工作人员必须拥有较强的专业技能和较高的综合素养，不仅要熟练使用现代化的管理软件，积极根据档案管理工作的要求进行后期的维护工作，还要发挥自身的创新性，不断完善企业档案管理工作。

关键词：档案管理；信息化建设

引言

在新时代背景下，我国的档案管理工作还存在较多弊端，不利于档案价值的发挥。档案管理信息化建设是新形势下档案管理部门的工作重点，作为基层的档案管理机构，必须从多个方面入手，推动档案管理工作的信息化发展。

1档案管理信息化建设的概述

1.1档案存储管理系统

档案存储管理系统能够为档案资料提供集中存储平台，简化管理操作，提高档案存储效率。档案存储管理系统的功能包括文档信息收集、档案移交、档案借阅等，工作人员可以利用该系统对档案资料进行自动编码、自动分配以及自动归档，全面提高档案存储工作的自动化水平。档案存储管理系统拥有庞大的存储空间，能够收集海量信息，对不同的档案进行分类，突破传统的档案存储方式，为工作人员带来更多便利。此外，依靠存储管理系统，档案管理人员可以第一时间发现档案资料中的问题，快速纠正错误，最大程度避免工作失误。

1.2档案查询管理系统

在档案资料管理中，档案查询管理至关重要，只有从技术层面构建档案查询管理系统，为档案利用奠定坚实基础，提高查询速度和准确性，才能充分利用档案，发挥档案资料的价值。基于档案查询系统，管理人员可以结合具体的工作需求快速调阅档案资料，实现快速查询。在具体操作中，工作人员需要利用计算机平台登录档案查询管理系统，然后进入要查询的档案库，输入检索条件，选择查询方式，通过题名、文号、时间等进行检索，最终浏览或下载档案资料。

2档案管理信息化发展面临的挑战

2.1工作人员信息化意识程度不足

各类档案资源是档案管理部门持续存在的最为基础也是最为核心的立足依据，随着信息化时代的发展，档案用户包括需求机构及个人对档案的利用已不仅仅是单一的纸质档案，而是衍生出复杂的需求形势，快节奏的工作生活状态也使得用户更加注重丰富、便捷、高效档案资源利用。与一般的文字材料不同，档案材料还具有其另外的特殊性，如一般难以通过多种途径获取各类信息化的资源。另外，现有的公文运转机制尚不能完全实现数字化，很多文字材料需要通过扫描成图片之后再进行格式转换，然后才能进行数字化处理。现实中，不少档案管理部门及工作人员对档案的保存意识薄弱，同时，因为知识面和能力水平的限制，可能也不知道如何进行有效保存，这就造成一些宝贵的信息资源遗失。

2.2传统载体信息化进度缓慢

基于现有的信息化技术水平，可以通过原件扫描和缩微后扫描胶片两种技术手段完善档案数字化，无论选取哪一种方式，都需要相应的“人财物”准备，其中部分设备的价格比较高，需要大量的资金支持。还有一些比较特殊的载体档案，如声像档案等，其存储、管理及后续的数字化工作，都需要不同的设备才能完成，所需要的代价就更高，还有部分机器设备工作效率和工作时限的原因，数字化工作无法快速实现。为规范管理，一般将扫描后的材料按照统一格式的图片进行保存，这就需要对扫描设备和扫描的图片质量有较高的要求，扫描出的档案内容必须精确，特别是以图片形式保存的文字材料，为后期便于全文检索，还需要在扫描后进行格式转换，这就需要消耗更多的人力和时间。

2.3信息化档案管理系统存在安全隐患

企业在运行过程中会产生很多机密文件，这些文件需要进行良好的保管，但是电子档案在保存的过程中面临着一定的安全风险，因此需要相关技术人员设置一定的访问权限，对档案资源，尤其是机密档案进行加密设置。但是，任何系统都不是无懈可击的，档案信息泄露依然是目前信息化档案管理工作面临的一个重要问题。

3提高档案管理信息化建设的对策

3.1构建企业信息化档案管理平台

企业的档案管理工作十分复杂，不仅要对档案信息进行收集、分类和整理，还要对档案信息进行分析，因此，要想提高企业档案管理工作的整体质量，就要对档案管理工作的各个环节进行有效监管，需要加强学习和教育。可以定期开展研讨会和专题讲座，开设微信公众学习平台，推送相关学习内容，让管理者以及档案管理人员都要充分认识到进行档案信息化管理是互联网发展的必然要求。建立信息化档案管理平台，为不同部门及时提供其所需的档案信息资源，提高档案的共享能力。在开展企业档案管理工作的过程中，信息资料的收集会涉及不同部门，这就相关人员需要利用信息化档案管理平台对档案数据信息进行收集，保证其精准性。此外，还需要安排专业人员对信息化档案管理平台进行定期维护和实时更新，确保平台可以正常运行。

3.2建立健全档案信息化管理制度

在新形势下，企业要顺应信息化时代背景带来的挑战，让企业的档案管理跟上时代发展的潮流，运用大数据、人工智能等技术促进档案管理模式的智能化。在进行档案信息化管理制度优化的过程中可以保留原先一些值得继续沿用的管理条例，同时要做好档案的分类管理制度规划与建设，持续学习国家有关档案管理的专门法律，让企业的档案信息化管理制度符合国家的法律规范，包括档案维护制度、借阅制度、归还制度、审批制度、人员奖惩制度、档案管理绩效考核制度等各个方面的制度体系建设。

3.3提高档案信息化安全管理水平

来自网络领域的各类风险是企业档案信息化建设面临的主要问题，这就需要档案管理人员不断加强学习和培训，提高安全意识，主动学习最新的档案管理技术，学会如何运用网络安全技术，加强档案管理信息化建设，在注重档案数据库日常维护的前提下，能够运用现代化的技术进行安全防卫。比如，档案管理人员要熟知防火墙技术、安全密钥技术、权限加密技术等，防止各类网络病毒的入侵或者黑客的攻击。在保证企业档案资源共享的前提下，同时保证企业档案的安全。此外，企业可以利用大数据技术进行安全分析，对以往竞争对手曾经发起的威胁企业档案数据安全的信息进行挖掘、筛选、梳理、分析、下载，制定应对这些潜在威胁的安全策略，提升企业档案安全性。

结语

信息化时代背景对企业的档案管理革新提出了新的要求，将信息化技术引入档案管理工作中是企业降本增效的有一种有效途径。面对基础设施不完善、信息化平台不健全、人员不专业、制度不完善等问题，企业人员需要认真学习互联网相关技术，将档案管理与信息技术实现真正的融合，加强档案管理信息化建设，以信息化技术带动档案管理的信息化、制度化、标准化，充分发挥档案信息化管理在企业降本增效中的实际作用。

参考文献

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