新时期医学科研档案管理的特点和问题

连金玉

摘要：在医学科学研究快速发展的同时，医学相关的科研档案管理工作也出现了一些新的问题与矛盾。文章根据医学科研档案工作的特点，结合现代医学科技发展的需要，就医学科研档案的管理特点、难点及改进措施等问题做了较全面的论述。旨在加强对医学科研档案的管理，加强对科研档案的管理，使其更好地为医学科学研究服务。

关键词：新时期，医学，科研档案管理

引言：作为国家档案管理工作的一部分，医学科研档案是医学研究与临床实践的真实记录与反映，也是进一步开展医学研究的必要前提与基础。在新的改革背景下，如何统筹考虑加强医学科学研究的档案管理，使医学科研档案更好地发挥出其本身的价值，推动科研档案的发展和利用，是当前亟待解决的问题。为了更好地适应新的形势和新要求，新时期的医学科研档案管理工作只有以创新为基础，才能更好地发展。

正文：

一、新时期医学科研档案管理的特点

新时期医学科研档案管理工作主要有以下特点。一是档案形成的连续性与周期性较长。医学科研项目的研究周期相对较长，且联系比较密切，所以科研档案的形成有较强的连续性。二是医学科研档案的专业性较强。不同学科在医疗科研中具有各自的特征，在对医学科研档案进行管理时，往往表现出其特殊性和专业性。三是完整性强。医学研究一般是以课题进行的，每一项课题都需要一整套完整的研究流程，从而形成具有较强专业性和完整性的科技文件材料。四是学科的综合性较强。医学科学是一个涉及面很广，具有很强的综合性。随着高校医工交叉学科的建设，许多新兴技术与医学科研进行了深度的融合，增强了医学科研档案的综合性。

二、新时期医学科研档案管理难点

1. 对档案工作重视力度不够

在医院科研档案管理工作中，往往更多地重视行政管理工作，而忽略了对档案管理的重视，造成了目前对医学档案管理不够重视，管理手段比较落后，总体管理水平比较低。尤其是，许多单位都存在着档案管理经费紧张的问题，这就造成了科研档案管理基础设施建设水平低下，与之相对应的管理设备严重缺乏，这也给档案管理信息化的发展带来了严重的阻碍。有些单位在进行科研档案管理的时候，使用的是人工的管理方式，这种方式花费了大量的人力、物力和时间，还导致了医学科研档案的管理效率不高，难以将科研档案的实际价值发挥出来，还严重造成了科研档案的资源浪费。

2. 档案管理方法不完善

随着网络通信、教学资料库、计算机等技术的迅速发展，自动化管理也逐步应用于医学研究文件管理中。然而，因为一些基层医院的档案管理人员在使用计算机方面的技巧还不够熟练，再加上技术设备比较落后，所以在一些单位科研档案还在使用传统的人工操作方式，因此信息利用率低、工作效率都比较低、科技水平不高的三低状况，已成为阻碍我国科技档案馆发展的一个“瓶颈”。当前，一些医院在科研档案的管理上还存在着一些问题，如内部制度不够完善，外部运作不够不健全，监督制度欠缺等。另外，缺乏足够的人手，人员变动频繁，不够重视医学研究的档案工作，缺乏专门的管理人员，也影响着科研档案管理工作的进步。这样不稳定的工作安排，很容易让科研档案人员的责任感被冲淡，使得归档工作变得流于形式。

3. 信息化能力低下

传统的科学研究档案是以卷宗的方式进行的，但由于其信息化水平不高，也有很多弊端。第一，记录的整理需要耗费工作人员很长的时间，而且很可能会出现错误，一旦出现变更，就会给工作人员带来很大的麻烦，他们必须要把所有的档案都找出来，然后才能重新修改，这样的话，对于大量的文件来说，效率就会变得很低。第二，纸质文件不易保存，医院每年都有大量的文件，其中包括医学文件、研究文件、医学病例，这些文件所需的存储空间都很大，而且要有专人负责保存，第三，纸质文件容易损坏，纸质文件的保存成本也就更高了。这一传统的文件管理模式，已不能适应信息时代的要求，也不能满足科研文件的共享与重复使用。

三、新时期医学科研档案管理优化策略

1. 加大对档案工作的重视力度

医学科研档案是科学研究进展的直接体现，因此，转变传统的管理理念，提高对医学研究档案的重视程度，是当前医学研究工作中亟待解决的问题。对科学研究档案的正确理解，既是医疗活动的必要材料，又是反映医疗研究结果的一种标志。在科研工作过程中，要制定专门的人员对其进行记录和保存，要不断地对各类原始数据进行记录，直到科研项目完成。同时，要改变档案管理人员的思维方式，变被动为主动，加强对档案管理的服务意识，逐渐把工作的重点转向发展，积极地进行整理，为研究工作提供优质的信息材料。与此同时，档案管理员也应该对自己所在单位的研究课题有一个全面的、多层次的、高精度的医学研究数据，这样才能降低科研工作的成本，使档案的功能和价值最大化，更好地服务于医学研究。

2. 不断改善档案管理方法

一要及时清理长期不用的、无价值的资料，并要进行定期的清理，清除重复的科研资料，对新的科研资料进行总结，及时更新和完善，确保科研档案不存在缺失和遗漏，使医院中现有的资料能够发挥作用，能够适应时代的发展，能够为医院的医疗水平的提高作出贡献。二对医学科研档案进行系统化的归档和分类。明确档案的差别，把收集到的资料按照分类归入不同的档案，确保资料的分门别类，认真对待科研档案，根据实际情况对档案的分类进行修改和完善，对新的科研档案要及时整理。在标准统一的前提下，实现管理的多样化，在对科研资料的区分上，要突出专业的特点，采用适当有效的学科管理方法，建立统一的管理体系，这样才能提高档案管理的划分和管理的质量。

3.加快信息化运营的能力

加强科研档案工作的网络化管理，既能提高科研档案工作的效率，又能将档案信息通过网络整合成一个大型的档案数据库，为档案管理的发展创造良好的条件。要加大对现代信息处理技术设备尤其是电脑的配置力度，用电脑等现代手段来代替落后、过时的人工，加大对科研档案的计算机辅助管理、电子文件归档以及电子档案管理软件的研发和应用，提升科研档案的制作质量和管理效率，让科研档案的管理更加快速、准确。同时，应加强对各类载体科研档案的收集、著录、标引和归档等方面的监管和指导，确保归档的档案的完整性和安全性。

结束语：

医学科研档案是一种很有价值的资源，也是国家科研工作的宝贵财富。医学科研档案管理人员和科研工作者要在实际工作中，不断地总结经验，吸取教训，不断提升自己的整体素质和能力，创新科研档案的管理方式，对科研档案进行更高效、更细致的管理，从而提升医学科研的质量，推动建设医院的卫生事业，为人类的健康做出贡献。

参考文献：

[1] 周斌《医学科研档案特点及其作用》广州医药2010(2).

[2] 黄蔷薇，王琳谢玉莲，杨苏萍.《规范医学科研档案的归档管理》J中国实用医药2010(12).

[3] 胡桂周，吴志华，鲁鸿，钱毅，陈超.医院科研档案管理存在的问题与建议.中国病案，2013 (1) :17-19.