基于信息化背景下档案信息化管理研究

连超

摘要

网络信息技术大变革及大发展的时代背景下，档案管理获得了更加科学化、规范化的技术支持。如何解决高校档案信息化管理中的问题，提出行之有效的措施，值得广大高校档案管理人员去思考、探索和研究。本文以F市高校为例，通过F市高校档案信息化管理的现状，分析高校档案信息化管理过程中存在的问题，结合高校自身优势及高校档案信息化管理的特点，提出解决问题的对策，着力推进高校档案信息化管理，助推高校档案事业的科学发展。

关键词：信息化；档案；对策

1.引言

档案工作是一项很重要的专门事业，是实现社会主义建设，开展历史研究，进行各项工作的必要条件。高校档案工作是高校的一项基础性工作，其为高校开展教学、科研、思想教育、校务管理等提供重要支持和服务，是衡量-所高校管理水平是否全面的重要指标。高校档案具有维护高校历史面貌的原始性功能、服务过程中的凭证功能、影响决策的参谋功能、档案文化的激励功能及教学、科研、管理中的.借鉴功能等。在信息化建设不断推进的新时期中，高校对信息的需求空前增加，学校各项工作的开展都要基于充分而准确的信息。只有通过获取完整、准确、全面的信息，才有可能做出正确的决策。

2.F高校档案管理现状

2.1F市高校档案信息化管理的设施基础

一是基本成立了档案管理机构。所统计的高校均建立了档案馆或者档案室,其中建立档案室的占72%,建立档案馆的占28%。高校档案工作，基本上有了自身的管理机构，这对档案工作的开展具有十分重要的意义。

二是基本配备了计算机。在所调查的高校中100%的高校为档案管理机构配备了计算机，这为档案信息化管理提供了基本的设备保障，计算机参与档案管理得到普及和认可。

2.2F市高校档案信息化管理的运作模式

一是较多高校已采用信息管理系统进行档案管理工作。有80%的高校已经使用管理信息系统来管理档案，20%的高校未运用管理信息系统。通过软件管理可以大大提升档案管理的规范化和管理效率，因此要不断优化档案管理软件信息系统，增强软件信息系统管理功能，同时提高运用档案管理信息系统的高校比例。

表2-1高校是否使用档案管理信息系统进行档案管理

3.F市高校档案信息化管理存在问题

3.1领导不够重视档案信息化管理

由于档案工作是保存过去、记载现在、服务未来的基础性工作，其工作成绩和效益存在一定的滞后性。所以，F市高校领导普遍对推动档案信息化管理不那么重视。虽然近年来，人大、政府档案主管部门和教育行政部门加大对高校档案工作的检查力度，一定程度上提高了高校领导的对档案工作的重视程度。但是，由于缺乏具有约束力的刚性制度规定，高校领导层往往认为档案工作是可以缓-缓，让位其他中心工作的现象还较为普遍，这直接影响到高校领导层对档案信息化管理所需的资金、人力等的支持和保障。

3.2F市高校档案信息化管理的理念落后

当前，信息技术飞速发展，一方面计算机处理能力大幅提高，另一方面存储成本不断下降，使得人们有能力对大规模的数据进行存储和处理。在这种形势下，大数据技术应运而生，成为时代发展的趋势。但从F市高校档案信息化管理研究结果来看，首先，档案管理人员的技术水平偏低，无法胜任数据处理等技术工作;其次，档案形式以纸质和单一的格式化的电子文档为主，对于更加多样化的非结构数据格式，如图片和音像没有加以充分利用;第三，档案管理还以单纯的保存为主，没有充分利用大数据技术进行二次开发，以发掘潜在的价值和规律。藏而不用，造成档案资源的浪费。

3.3F市高校档案的开发利用模式还不完善

高校档案开发利用的内容不够丰富。信息化时代，高校档案利用者对档案:资源的需求量不断增加，高校档案管理人员不应该停留在仅提供纸质、图片等实物档案的阶段，而应该利用信息手段提供本高校独具特效的教学、德育、科研、文化等方方面面的动态档案资源信息，增强高校档案资源的丰富性和可用性。反之，正如前文提到的一些高校档案网页或网站只提供馆藏简介、新闻等信息，同时长时期未加以更新，最后使高校档案网页或网站成摆设。

4.完善F市高校信息化档案管理的建议

4.1加强F市高校领导对档案信息化管理的重视

高校档案管理人员要积极主动作为，不断加强对档案工作的宣传和推介力度，例如，应该经常性举办档案知识、法规宣传，增强高校师生，特别是高校领导的档案意识。主动服务于高校的教学、科研、德育、迎检等学校中心工作，提高高校档案利用效益、公共效益，让高校领导、高校师生乃至社会各界感受到高校档案管理信息化带来的新服务新便利新成效，争取高校领导对高校档案信息化管理的建设投入、运行和维护投入，为推动高校档案信息化管理奠定基础，尽力形成“投入--发挥效益--投入”的良性发展模式，实现高校档案信息化管理可持续发展的良好局面。

4.2提升档案管理理念的时代发展

高校档案管理人员不能固守传统的档案管理方式，应该多方面提高自己的计算机技术水平，密切关注现代信息技术的发展趋势，在实际工作中自觉融入大数据、云计算等新思维。在数据挖掘方面，不能仅仅满足于档案的保存，应充分利用现有的大数据处理技术如机器学习、语义分析等技术，在现有档案数据的基础上开发创新应用，开拓档案资源利用的新领域，探索档案资源利用的新模式。

4.3创新优化高校档案管理模式

完善和强化高校档案信息化管理机构。要着力建立坚强有力的高校档案管理机构，根据学校办学规模、层次情况和有利于工作开展的原则，健全高校档案管理机构的部门设置和人员配置规定。要推动全部高校建立档案室，尤其是要推动民办高校档案室的建立，不断健全高校档案管理机构，为高校档案管理信息化发展夯实组织机构基础。高校要在制度、人员、资金等方面，支持档案管理机构开展工作，使其在推动高校档案信息化管理过程中更好发挥作用。

结论

在信息化背景下，高校师生和社会各界对资源丰富、价值较高的高校档案资源具有较强的利用意愿，然而当前我国高校档案信息化管理的水平和质量还较低，难以很好地满足开发和利用高校档案资源的需要。本文从信息化背景下对高校档案信息化管理的现状和存在问题进行分析，并结F市高校档案工作的实际管理情况，提出了完善F市高校信息化档案管理的建议，着力推动高校档案信息化管理,促进高校档案事业科学发展、加快发展。

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