智能档案库房档案存取分析

何梦迪

摘要：如何优化智能档案库档案的存取，提高档案管理是现阶段已经建设智能档案库房的企业、各机关单位主要研究的方向。本文总结了档案库档案存取的现状；从研究自主存取技术、创新识别技术、优化档案存取的监控系统以及完善档案存取流程的角度讲述了智能档案库档案存取的发展方向。

关键词：智能档案库；档案；自主存取

引言：智能化智慧档案管理库房将档案管理工作变得更加便捷，实现了实体档案的顺序存储和科学化管理方式的结合。但目前仍有大部分的档案管理选择将人工作为管理主力，这在一定程度上阻碍着智能化智慧档案管理库发挥其应有的作用，因此需要采取措施去完善档案的存取操作，推动其进一步发展。

一、浅谈档案库档案存取的现状

为了提高档案管理的便捷度，很多企业、单位在开展档案管理工作时会建立档案库，将内部档案全部归置到特定区域，并安排专门人员进行管理，不可否认的是通过建立档案库对档案进行集中式管理在一定程度提高了档案管理的质量和效率。

伴随着社会经济和科技的不断发展，传统的档案库已经无法满足企事业单位的档案管理需求。在现有科学技术的基础上，将各种新兴技术融合到档案库的建设以及管理当中，实现科学技术与档案实体化管理的结合，因此，智能化智慧档案库应运而生。

智能化智慧档案管理库的建设却并未完全改变档案存取的方式，导致智能化档案管理库无法发挥其真正的价值。90%以上的档案管理依旧采用人工管理的方式，与此相对应的是所使用的管理系统也相对落后，这也就导致整个档案存取的速度慢，程序复杂，工作质量差等。从某个角度讲，以人工为主力的档案管理流程在一定程度上和智能化智慧档案管理库的管理流程存在相悖的地方，因此，不仅存取效率提升慢，而且也会影响到以往的档案存取速度[1]。

二、论智能档案库房档案存取的发展方向

提高档案存取方式和智能化档案库的匹配度，也是提升档案管理质量和效率的有效手段。为了更加符合智能化的理念，相关人员提出了自主存取的概念，对应地需要深化自主技术的研究，同时也要进一步完善智能档案库档案存取的流程，创新档案扫描和识别技术，进而提高档案出入库的速度，同时也要加强对档案的动态化监控和管理，以确保档案的安全性等。

（一）深入研究自主存取技术

智能档案库的建立在一定程度上减轻了工作人员的工作压力，缓解了用人紧张等现状，但在具体的管理工作中，各企业单位依旧依靠人工来完成档案的存取工作，该举措不仅不符合智能化的发展理念，而且也在一定程度上降低了档案管理工作的质量和效率，并且该现象伴随着时间的增长而不断显现出来。

为了解决现阶段的管理难题，相关人员将视线放在了仿生机械人的研究上。在深入研究仿真机器人技术时，需要解决现阶段仿真机械人在工作时出现的问题，如夹取的过程中力度不均导致档案变形、仿真机械人不适应现有的档案存取结构等，在深入研究时要尽量避免更改现有的框架设计，从而降低机械手的工作难度等。

由于现有的机械人手臂在夹取档案时会经常导致档案变形，并且当档案摆放不规范时机械人手臂无法将目标档案夹出，因此，在深入研究的过程中，研究人员将仿真机械人放在了不同的环境下进行反复地调试，致力于将仿真机械人的灵活程度无限接近人手的灵活程度。与此同时，在反复调试的过程中也提高了仿真机械人的活动性能，让其根据需求能够最大程度上进行运作，进而提高获取档案的成功率以及效率[2]。

2022年5月20号，齐鲁晚报的官方账号上发表了题目为《单卷档案存取仅需1.5分钟，烟台在省内首创天轨机械手智取档案》的文章，从标题中可以看出，烟台成为了山东省首次将天轨机械手应用到档案管理工作中的城市。在文中也指出了，智能化干部档案库项目融入了REID等多项技术，具备了精准定位、环境监测等多项功能，将存取三卷档案花费的时间缩减到了三分钟以内，充分体现出了自主存取技术在档案管理中的价值和优势。

（二）创新优化识别技术

智能化智慧档案管理库房在建设时融入了人脸识别、视觉定位等多项现代化先进技术。在档案入库时，工作管理人员会在档案的外壳上贴上条码，再经由对应设备扫描后入库，此外，档案的出库流程也基本类似，机械臂将档案提取出来后也需要经过扫描后在控制端形成出库记录后，才算是将档案成功取走。其中有一点值得注意的地方，机械臂在选择档案时也或多或少会应用到扫描功能[3]。

从档案入库到档案的查询再到出库的整个流程中，识别技术会被应用很多次。因此，为了确保智能档案库房档案存取的效率以及质量，在推动智能化档案库房发展时，要注重创新和优化识别技术，提高档案的出入库速度，以提高档案存取的效率。此外，档案的调取需要采集人脸信息，核查调阅人是否具有权限，其目的是保证档案的安全性，避免出现档案信息泄露的现象，这在一些重要档案的管理工作中额外需要，进而说明了创新和优化识别技术的重要性。

总的来说，智能化档案库的建立是一项极具科学技术元素的项目，其未来的发展方向也势必是向着科学化的方向前进的，间接地说明了在完善智能档案库存取方式的过程中，要注重各项技术的创新和发展，进而不断提高其中的技术含量，从而让其发挥出智能化应用的价值。

（三）优化档案存取的动态监控

智能档案库档案的存取会涉及档案的流动，因此，需要建立配套的档案监控系统，明确档案的流向，实现对档案的实时动态化监控。

智能档案库房在建设的过程中会包含安防方面的智能化管理设备，其目的是形成访客记录、档案的出入库记录，为追本溯源提供数据依据，即使出现档案泄密事件也能够调查出主要责任人。其中档案的存取过程是极容易出现信息泄露的环节，因此，优化监控系统，实现对档案的实时动态化监控成为了智能档案库档案存取发展方向中的一个环节。

门禁、防盗报警以及动态视频三者的自动化控制设施是智能档案库安防智能控制设施中的主要组成内容，三者的共同应用能够对档案库的访客身份进行严格的核查，同时也能够掌握访客进入数据库的行为等，并且能够查询访客出入库携带的物品是否包括未出库的档案等。整体来说，完善智能安防系统能够确保档案存取流程的安全性以及合法性，进而避免档案丢失以及信息泄露等。

（四）完善档案存取流程

完善智能档案数据库的档案存取流程也是其发展方向内容之一。总的来说，智能档案库的档案存取追求的是速度上的高效率，服务上的高质量，而完善档案的存取流程恰恰是能够提高存取工作效率和质量的一种手段。因此，档案管理人员需要具有一份明确的档案存取流程操作规范说明书，进而为档案存取工作的开展提供参考依据，以此避免在档案的存取过程中出现问题，间接地提高档案存取工作的质量和效率。

企业单位需要根据智能档案库的实际情况，结合档案管理工作的标准细则等内容制定出一份具有科学性、合理性的档案存取流程。在制定流程的过程中可以适当吸取社会上的优秀案例和经验等，为自身找寻思路，但在这个过程中不建议企业直接照搬，要坚持理论结合实际的原则，汲取经验的同时要注重创新。

结束语：总的来说，虽然现阶段有大部分的企业选择建设智能化档案库房，但在档案的存取上仍存在需要完善的地方，因此，要正确认识现阶段档案管理出现的问题，深入分析现有问题产生的真正原因，同时结合现有资源进行优化升级，进而推动智能化档案库的档案存取进一步发展。

参考文献：

[1]王栋. 智能档案存取机器人关键技术研究[D].东南大学,2021.

[2]崔林威,于淼,张颖,姜汇策,崔建伟.面向智能档案库房档案存取的仿生机械手[J].制造业自动化,2023,45(02):154-158.

[3]黄富才.医院档案库房智能化建设及管理探讨[J].城建档案,2020(5):31-32