团队知识库建设的实践与思考

杨薇群

【摘要】以某综合能源业务技术咨询团队为实例，阐述匹配业务需求的团队知识库的建设过程。筹备阶段聚焦知识架构、知识产权、平台工具等要素，实施阶段聚焦信息资源的收集、管理、应用，应用阶段探讨可持续发展对策。通过分享、探讨团队知识库建设过程及发展方向，以期为类似业务团队构建知识平台、开展知识服务提供参考。

【关键词】团队知识库 知识资源

1 引言

智慧能源、低碳能源时代来临，能源行业知识快速更新、发展不确定性增强，业务组织的知识结构、知识内容和知识应用能力面临较大挑战。利用数字技术开展知识管理，为组织及成员赋能，已成为知识密集型业务组织实现自我更新及持续发展的重要课题。作为能便捷连接和集成知识，促进知识共创、共享的自助式平台，知识库为业务组织的知识管理提供了技术工具。

团队知识库，指依托网络平台，将团队内外部有价值的方案、成果、经验等知识资源进行收集、整理、保存和检索，促进知识资产的积累、分享、应用和创新，是建立学习型组织、提升组织竞争能力、降低组织运营成本的重要手段。

某大型电力集团开展“打造智慧能源产业集群”专项工作，在大集体企业层面统筹组建智慧能源研究团队、搭建智慧能源知识库，从专业化、集约化角度推动知识资源的积累及应用。本文结合该团队知识库建设项目的实践经验，探讨针对业务需求的团队知识库的建设过程。

2知识库建设过程

本知识库建设项目以“促进智识交流，共同慧见未来”为主题，以”打造学习型、专家型组织，创建共享的知识氛围”为宗旨，建设过程分为筹备、实施、应用三个阶段。

2.1筹备阶段重点部署内容体系、知识产权、平台工具

2.1.1内容体系

经过调研，梳理了团队的业务范围、知识需求，厘清团队层面、岗位层面、业务/项目层面可以共享的信息资源，确定按照两方面思路构建起内容体系。

1、以知识类别为依据构建主目录，梳理一级、二级目录，明确知识内容及来源。

一级目录	二级目录	内容	来源
知识仓库	政策规范	技术规范、政策规划。	网络
	研究资料	培训资料、会议资料、研究报告。	培训、交流会议共享
	文献资源	期刊、图书、视频、链接。	网络/购置
知识成果	研究周报	工作动态、政策及技术动态。	自有
	业务成果	课题成果、员工论文等	自有
	专利成果	实用新型专利、发明专利、软件著作权等	自有
知识案例	项目案例	项目建议书、投资计划书、可研报告、项目总结、后评价报告等	网络/购置
	产品资源	产品介绍、宣传资料	业务接洽获取
	合作资源	优质供应商推介资料	业务接洽获取
知识应用	实用工具	设计及计算软件	网络/自有
	报告模板	报告通用模板	网络/自有
	统计数据	行业研究数据	网络/自有

2、以业务领域、项目阶段、服务对象、商务模式等要素为依据构建标签目录，便于实现多维度的知识归集。

1）业务领域主要包括：

类别	类型		类别	类型		类别	类型
新能源	光伏 风电 光储充 农业、渔业互补 海上风电		储能	电网侧储能 电源侧储能 用户侧储能		互联网+	智能调控 需求响应 交易预测 数据挖掘
创新服务	智能用电 大数据 物联网 智能家居 智能小区 三表合一 多站融合 多网融合		能源综合利用	天然气分布式能源 生物质发电 余热余气利用 集成供能 多能互补 冷热电三联供 冰水蓄冷		科技装备产品	智能电锅炉 储能装置 计量装置 充电桩 智能芯片 智能配电装置 智慧路灯
电能替代	电动交通 电动船舶 电磁厨房 港口岸电 电动汽车充换电 电动汽车租赁		节能服务	工业节能 能源托管 能效管理 节能咨询 电能质量管理 节能改造		其它	增量配电网 微电网 购售电 IDC（互联网数据中心） 客户代维 碳交易

2）项目阶段主要包括：调研、咨询、规划、可研、投融资、设计、施工、改造、运营。

3）服务对象主要包括：产业园区、工业企业、建筑、商业综合体、交通枢纽、数据中心、医院、校园、社区。

4）商务模式主要包括：合同能源管理、能源托管、建设-运营-移交、移交-运营-移交、建设-拥有-运营、设备租赁。

2.1.2知识产权

经过识别，认为知识产权纠纷是知识库管理面临的最大风险点，制订了具有针对性、可行性的风险规避措施。

1、风险识别：对知识两个主要来源，网络资源、自有资源可能涉及的知识产权侵权问题进行了研究。

    1）网络资源方面，依据《中华人民共和国著作权法》，主要存在以营利为目的未经许可擅自传播、抢在知识产权所有者之前注册或发表、引用时不注明出处及作者三类风险。

    2）自有资源方面，主要存在未经所有权单位或个人许可擅自传播的风险。

2、风险规避：采取三方面措施规避知识产权风险。

1）明确授权。收集内部自有资源时，要求知识产权人签署原创性声明及原版权使用授权书，授权同意将知识资源录入数据库进行检索。

    2）强调自律。在平台首页最显眼位置说明“版权及使用”要求，说明知识用途仅限内部交流，不可恶意下载，使用全文时必须列明出处等要求。

    3）技术限制。项目实施阶段对所有录入资源设置水印、限制下载权限；项目常态化运营阶段，采用更有针对性更细化的权限配置，包括浏览、下载、转发等等。

2.1.3平台工具

经调研了解，目前较成熟的云平台类知识库工具较多，包括适合搭建团队知识库的PingCode Wiki、Baklib、飞书等；适合搭建个人知识库的语雀、印象笔记、有道云笔记、石墨文档、Notion等；适合二次开发的各种开源wiki系统等。

综合考虑经济性、安全性、技术支撑能力、与企业管理系统兼容性等方面，本项目采购成熟知识库产品，通过私有化部署形式在企业内网上搭建。

2.2实施阶段聚焦知识收集、录入、应用三个关键点

2.2.1知识收集

围绕内容体系，广泛收集自有资源、网络资源、公开发行物等。本项目通过以下几个途径开展知识收集：

1、从集团及分子公司收集智慧能源领域软课题成果、创新成果，按照业务成果、科技成果、专利成果、研究周报等模块，分类形成“知识成果”库。

2、收集行业内各类政策规范、研究资料、文献资料、培训资料等，体系化分类形成“知识仓库”库。

3、挖掘产业链上下游产品资源、合作资源，收集项目投资策划、规划设计、总结评价等方面的典型案例，汇集形成“知识案例”库。

4、收集充电桩、光伏、储能投资项目经济可行性评估工具，积累各类型项目模板、最新行业研究数据，打造形成“知识应用”库。

2.2.2知识录入

将收集到的各类资料进行分类整理，逐项或批量化形式录入知识平台。本项目按照以下方式开展知识录入：

1、分类管理。以主目录为主线录入知识文档。

2、标签管理。为知识文档贴上多个不同维度的标签，并在知识平台门户设置专区，对主要业务领域的知识进行集中归集和便捷展示。

3、规范管理。按照统一的规则整理并录入知识文档，包括：内容完整，文档命名应包含题目、文号、所有权人、来源等信息，文档来源应权威可信等；形式规范，明确文档格式、版本规范、编号规则、标签属性等；安全有序，合理设置录入及下载流程、控制权限等。

2.2.3知识应用

围绕业务团队在知识提取及应用方面的实际需求，部署适用的功能模块。本项目重点实现了以下应用功能：

1、部署全文搜索引擎。实现快速采集数据、建立索引、执行查询，精准匹配数据需求。

2、部署知识协作、问答功能。挖掘隐性经验知识，支持创新实践。

3、部署知识统计、排行、积分等功能。激励团队成员参与，营造创新氛围。

4、搭建专家库。打造组织内外部专家网络，对咨询专家、业务专家信息进行图片化展示，便于查询及寻找支持协作，也有助于品牌宣传。

2.3 应用阶段探讨可持续发展对策

通过本项目的实施，团队知识管理完成了技术体系、内容体系等基础设施的搭建，日常维护应用则是知识库项目实现长期可持续运营面临更重要的问题。重点应关注以下方面：

1、组织制度保障

建立相应的制度规范，明确岗位及人员设置，明确知识录入、审核、发布、更新、运用及删除全过程管理机制，明确激励及责任追究机制等。

2、持续更新迭代

根据市场、技术、业务的变化，长期不断拓展完善知识体系。既要对整体知识框架进行迭代和优化，还要对知识点进行检查、验证、修正、补充，才能更准确及时地跟上时代脚步、指导实践活动。

3、推进共享应用

促进知识流动，促进团队成员对知识的认知、输出、应用，可以深化的管理措施包括：拓展移动端应用，激励员工利用碎片化时间学习和掌握知识点；与培训、考核等人力资源管理结合，通过知识地图、知识推荐开展在线培训；与知识社区、问答结合，促进成员间隐形知识的挖掘与汇集。

3知识库产品特点

本项目聚焦知识资源的集成整合与开发利用，打造上线的知识库产品具有以下特点：

1）多类型资源。将团队内外部智慧能源领域零散知识系统化、资产化，支持多渠道写入、多格式支持、多级权限控制、多种形式展现。

2）体系化分类。将获取的知识点进行归纳整理，存储至对应的知识目录中，知识的收集及展示规范化、体系化、标准化。

3）多维度检索。支持多分类、多属性的知识定义，依托google全文检索平台，实现多层次、多维度、一键式检索。

4）场景化应用。以知识资产管理为基础，以工作及业务场景为核心，从个人赋能、团队赋能、组织赋能、业务赋能四个维度深化知识应用管理。

5）专业型社区。通过专业型、实践性社区建设，塑造知识分享和创新文化。

4知识库产品发展趋势

随着知识经济、数字经济的发展，知识管理的理论及实践呈现出“知识管理与集成、知识转化与创新、知识突破与重构”三个发展阶段。虽然本项目建设初衷是为新成立、跨组织的专家型业务团队提供知识资源支撑，仍处于知识管理的初始阶段，但近年来人工智能技术的突破性应用已经预示，“数智化”必将成为知识库产品的发展方向。

一方面，海量的数据资源拓宽了知识要素的来源、类型和数量。知识库产品需要关注数据管理能力的提升，包括：对外部资源与内部资源、通用资源与专用资源、结构化及非结构化资源的精准采集；对同构资源与异构资源的兼容整合；对各类业务系统的打通集成等等。

另一方面，人工智能技术提供了知识增值的思路、工具与方法。知识库产品需要多方面吸收和应用人工智能技术，发挥其在海量搜索、高效处理方面的优势，在知识采集、处理、分析、创造、表达、传播等方面实现降本增效、创新应用。

5 结语

数智化时代正在深刻重塑人类对知识内容、知识主体、知识管理的认知，知识库产品也逐步从知识资源积累、知识资产梳理阶段，逐步迈向基于场景的智能化应用阶段。

通过本项目建设实践，我们充分认识到知识管理工作需要“从后台走向前台、从战术走向战略、从外围走向核心”，团队知识库建设工作需要将“抓准业务需求”作为切入点，更加精准地界定核心知识、把握知识来源、分析知识价值、保护知识隐私、构建应用场景、提供知识服务。只有建立起知识与业务的深度关联，知识库产品才能产生长远的、实际的应用价值。

参考文献：

[1]董小英. 从知识管理到知识优势：企业数字能力九宫格[J].清华管理评论，2022年12月刊

[2]王声媛 陈常菊 刘晓丽. 机构知识库的建设和发展[M].北京：经济科学出版社，2019

[3]王连娟 田烈旭 姚贤涛. 数字化时代企业知识管理案例研究[M].北京：北京邮电大学出版社，2020