浅谈档案利用与档案保密

玛合塔那提·哈森

摘要：经济社会发展和变革进程中，科技是重要推动力量，由此也生成了大量有价值的档案资料，这些科技档案不仅是社会进步的“印证”，也是科技事业向前发展的“铺路砖”。大数据时代为科技档案利用和价值体现提供了契机，同时也对档案管理部门科技档案收集、分类、归档、开发、利用都提出了新的要求。既要满足科技档案共享与利用的需求，也要保障重要科技档案资料的保密与安全。如何借助大数据实现科技档案的高效、有序、安全利用成为一项重要课题。

关键词：档案利用；档案保密；特点

前言

近年来，随着科学技术的飞速发展与互联网的迅速普及，各行各业的数据量呈现爆炸式增长和海量聚集的特点，信息技术的蓬勃发展改变甚至颠覆了我们的社会生活。在这一时代背景下，大数据技术应运而生，学界对大数据技术的研究方兴未艾。大数据技术具有计算速度快、传输效率高、可视化功能丰富、存储与分析数据能力强等特点。它也正在变革我们的生活、影响我们理解这个社会的思维方式，成为推动行业领域发展与社会进步的一大力量。相较于国外而言，我国对大数据技术的研究起步较晚，但政府部门对大数据技术的应用却高度重视。2014年在政府工作报告中首次提及“大数据”，2015年8月31日，国务院以国发〔2015〕50号《促进大数据发展行动纲要》从多方面鼓励推进我国大数据发展和应用，释放数据活力，发挥潜在价值，加快建设数据强国。2017年，工信部制定实施《大数据产业发展规划（2016-2020年）》，2021年11月30日，工信部发布了《“十四五”软件和信息技术服务业发展规划》《“十四五”信息化和工业化深度融合发展规划》《“十四五”大数据产业发展规划》三个文件鼓励各产业激活数据要素潜能、致力于形成技术先进、应用广泛的大数据产业体系，为推动自身发展、建设数据强国奠定坚实的基础。档案展览是档案利用的一种重要形式，随着民众生活水平的提高，参加档案展览也成为公众满足自身文化需求的一种选择。档案记录历史，传递文明，举办成功的档案展览可以把馆藏的“死档案”变成“活资料”，进一步发挥档案的“思想库”价值。但现实中档案展览存在互动性不强、参与度并不高，档案展览服务的覆盖面较窄等问题。这些问题很大程度上抑制了档案展览功能的发挥，不利于传承历史文化、增强公众档案意识，也不利于发挥社会教育功能、促进档案馆自身建设。而大数据技术的潜力巨大，将其应用于档案展览工作，有利于提高档案展览的水平。利用大数据采集技术对海量档案数据进行采集，对数据辨析、抽取、清洗等预处理操作后将其存储归档，再对大量的、有噪声的数据挖掘、分析之后得到有价值的部分信息，通过大数据可视化手段清晰地展现给决策者，提高决策的正确性。比如档案部门领导可以在大数据技术应用后，从很多展览主题中选择最适宜、最受公众欢迎的主题，也可以在展览过程中收集反馈意见或建议，对这些意见和建议的分析总结可以帮助档案部门筹办更成功的展览。大数据的应用是一种潮流，也是一种趋势。档案部门将大数据技术应用于档案展览工作，可以推出更多贴近民众生活、覆盖面广、互动性强的展览，也会给老百姓带来更好的参展体验，进而推动档案展览的发展，为满足人民日益增长的美好生活需要“添砖加瓦”。

1档案利用的特点

1.1有效提升工作效率

以数字化的形式将档案保存在计算机中，从档案最开始的接收到最后的查阅利用，相比较传统的纸质查阅，电子化查询更加便利，管理人员也能随时进行档案调取、迁移以及整理归纳。截止2022年，研究所已将文书类、经营类等档案数字化扫描上传挂接至档案管理系统，实现了这些门类档案在线电子借阅，减少了档案人员工作量，也为员工的查询借阅提供了便利，提高了档案管理工作的效率。档案记录历史，传承文明。举办档案展览是档案部门做好档案工作的一项重要举措，做好档案展览这一工作，可以把所藏的“死档案”变成“活资料”，也可以进一步发挥档案的“思想库”价值。关于档案展览的定义，目前还未形成一种统一的说法。孙翠丽认为档案展览是一种向社会宣传档案、提升档案部门形象、增强档案社会认知度的一种直观性强、感染力深、行之有效的档案信息资源开发利用的有效途径。柴瑜等将档案展览定义为开发利用档案信息资源、提高档案信息服务水平、展现档案文化的一种重要方式。刘婷认为档案展览是档案部门为了相关工作的开展或者达成某一特定目的，将馆藏的档案信息资源围绕特定主题，全面系统地进行整理、归纳、展示，以达到有效利用档案信息资源、发挥档案教育功能。

1.2有效保护纸质档案

档案工作的基本内容包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等。在档案管理过程中，不可避免的会多次反复使用纸质版档案，由于其特殊材质，容易随着年代久远而污损或者字迹模糊不易辨认，这必然会造成档案内容因材料的自然老化而失真，从而一定程度上丧失了档案资料的准确性。因此，数字化档案的利用，能从源头上保护纸质档案内容的准确性，一些珍贵的档案数字化后录入挂接到瀚海档案管理系统中，更能被加以保存，稳固其收藏价值。数字化档案工作的开展能有效地备份纸质档案信息内容，并设置相关副本进行异地存储和使用，避免了纸质版档案的反复使用。其次，数字化可以采用现代信息技术进行档案修复，最大程度上实现档案数据的真实性和完整性。

1.3有效提高档案利用率

随着档案数据量的不断增加以及多样化，员工查找信息变得困难，只依靠纸面上的资料，工作效率也大打折扣。收集大量的数据信息，并对其进行分类和归纳，进而搜索出有用的信息，这对数字化档案的利用工作来说，也是一个很大的挑战。当前，研究所使用了瀚海档案管理系统，将扫描后的档案挂载，实现了电子查询，让档案的管理工作变得更为便利、有效、快速。档案可以被及时归档、快速整理、快速应用，也能精确地反映出卷宗目前的状况，并且使用者不会受到时空的制约，极大地提升了档案的使用效率。

2档案的保密策略

2.1提高技术水平，保障科技档案数据安全

大数据时代背景下，海量的科技档案都需要存储到数据库软件平台和共享平台之上，通过对科技档案信息资源的开发、利用和共享，实现科技档案信息价值最大化。当前国家非常支持科技创新成果共享，并组建区域性科技创新联盟，在科技创新联盟的支持之下，越来越多的开放共享平台成了档案数据存在的重要载体。一方面，随着共享平台开放性越来越强，形成的科技档案规模越来越大。有利于不同行业、不同类型科技创新的交融，进而形成新的科技创新成果；另一方面，需要主动地引进现代信息技术，有效地解决在开放共享平台科技档案信息泄密问题，提升科技档案管理质量。在具体实施过程中，首先，要加大资金投入，对科技档案共享平台、大数据库以及传输设备进行更新换代。档案管理部门要向政府相关部门申请资金，加强基础设施建设，夯实科技档案数字化设施。从技术和设备两个层面保障科技档案数据信息安全。其次，档案管理部门要加强与信息技术企业深度合作，围绕科技档案管理是要开发利用实际需要，引进更尖端、更针对性的大数据技术，做好大数据备份，既能够保障科技档案信息安全，还能够满足当前各个领域对于科技档案信息的多元化诉求。

2.2组建人才队伍，促进科技档案管理

专业化新时期，国家对科技创新更为重视，认为科技创新是推动经济社会发展的决定性力量。相应地也给予了科技档案管理更多关注，要求档案管理部门要将科技档案管理作为档案事业的重要组成部分，积极围绕科技档案信息，创新科技档案管理制度，加强科技档案人才队伍建设，重视科技档案信息化建设，形成专门的制度机制和相关方案，进一步提升科技档案管理的专业化水平。为了更好地落实国家关于科技档案管理的相关要求，切实保障科技档案信息安全，有必要组建专门人才队伍。提升科技档案管理人才的整体素养，更好地完成科技信息资源开发和档案信息保密工作。在具体实施过程中，一方面，要充分认识到当前科技档案管理人才队伍的现实问题。当前多数档案管理部门缺乏专业的科技档案管理人才，在科技档案管理过程中没有充分尊重科技档案管理的内在规律，没有将科技档案管理与其他类型档案区分开来，在科技档案保密和信息资源共享利用过程中办法过于老旧，难以体现出科技档案的特殊价值。因此，只有认识到存在的问题，才能够以问题为导向，对科技档案管理人员进行有针对性的培训，进一步提升科技档案管理人员的创新意识、服务意识，尊重科技档案管理内在规律，实现对科技档案更大范围的共享共用；另一方面，要加大对科技档案管理人员教育培训，提升科技档案管理人员的科技素养、信息技术素养和专业化素养，将科技档案管理人员打造成为复合型优秀人才，主动地投身到科技档案信息化建设之中，充分利用现代信息技术，切实保障科技档案信息安全，进一步提升科技档案保密水平。

2.3加强档案监管，优化科技档案保密流程

对于重要科技档案而言，要实行全流程保密，才能够切实保障科技的信息安全，在具体实施过程中，要围绕科技档案的特殊性，制定科学合理的科技档案保密流程，围绕科技档案信息收集、归档、整理、开发、利用、服务形成一套完整的科技档案保密流程。尽量减少科技档案核心数据接触人数，保护科技档案核心数据安全。同时还要形成专门的监管部门，对档案管理部门科技档案保密工作进行全方位监管，通过定期检查和抽查相结合方式对档案管理部门科技档案开发、管理、共享等各个流程进行监督，对发现的问题要及时提醒，对能够立即弥补的错误要及时纠正；对不能解决的科技档案保密问题要会同相关部门共同研究制定相关方案，切实保障科技档案信息安全。同时要引进大数据、云计算、区块链的技术，通过区块链技术实现节点备份，即使某一节点遭受攻击，其他节点也能够保障科技档案信息的完整性。毋庸置疑，随着信息技术的不断发展，形成的海量科技档案信息需要对其进行合理开发和利用。当前大数据、云计算等数据已经成为科技档案信息资源开发利用的重要工具和手段。在具体开发利用过程中，通过对海量科技的信息进行深度挖掘，能够为科技创新提供依据和方向，同时也要重视科技的信息保密工作，从制度、人才、资金等多个方面，提升科技档案信息安全。

结论

近年来，我国档案部门的档案资源开放利用工作反响较好，多数档案馆利用馆藏资源开展不同规模、形式不一的档案展览，丰富了民众的精神文化生活。一些所在地经济较为发达的档案馆立足自身资源，借助科技手段，不仅办展频率较高且展览品质也很高,如上海市档案馆、广东省档案馆等，为我国的档案展览工作做出了表率。但是纵观全国整体的档案展览情况，依然存在着展览关注度不高、水平参差不齐、互动性不足、档案数据采集缺乏标准、创新性不足、对档案自身的保护工作仍需加强与服务覆盖面不广等问题，总体展示效果差强人意，仍有完善的空间。如若推动大数据技术在档案展览工作中的应用，将会使得档案馆能便捷有效地从庞大的档案数据中提取各项工作相关信息，通过强大的挖掘分析能力对其进行处理，对工作中出现的问题与难题对症下药。比如从参展人员信息及其参展类型分析出某一类人的参展喜好；从现有大量档案资源和参展人员的兴趣确定展览主题等。因而有必要加强对大数据技术应用于档案馆档案展览工作的深入研究，为档案展览实际工作提供有价值的参考。

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