档案利用与档案保密简述

任素文

摘要：近年来，随着社会的多元化发展与进步，档案的应用价值在不断深化，对于教育、医疗以及企事业单位的发展起到了至关重要的作用。伴随着档案应用范围的不断扩大，档案利用与档案保密成为了档案管理中的主要内容。国家对档案事业的发展也十分关注，并针对档案利用与档案保密提出相关规定，要求档案管理工作全面围绕规定内容展开。在档案管理发展的过程中，档案利用与档案保密也成为核心部分，而且在管理中也出现了一定的不足与矛盾点。基于此，以下将针对如何加强档案利用工作质量，增强档案保密工作水平展开研究，进而推动档案管理的多元化发展，充分发挥档案应用价值。

关键词：档案管理；档案利用；档案保密

引言：纵观我国档案管理事业发展历程，在不同的历史时代，档案事业取得了不同的成就，无论是在管理的观念、模式，还是管理的架构与方法，整体的档案管理水平都是呈现出上升的趋势。尤其近几年，档案管理面对着智能化改革，对于档案事业的发展而言，更是具备了里程碑意义。数据信息化的管理模式打破了传统档案管理的操作限制，全面实现了一体化管理，进一步提升了档案利用与保密效果。但是在档案利用和保密方面仍然存在一些不足，所以，应对此展开更加深入的研究，对档案管理进行优化与创新。

一、如何加强档案的利用工作

（一）提高基础工作质量

档案在进行挖掘利用前，应做好充足的前期准备工作，也就是一些基础性工作，比如对原始档案的整合与处理，档案的集合化分类以及归档保存等。这些工作看似简单，没有过高的技术含量，但是工作质量直接决定了档案的后续利用效果。对于档案利用而言，基础工作可谓是档案利用的必要条件，所以应当从以下几方面对基础工作质量进行提升。首先，优化档案管理流程，对档案处理的环节进行细分，并且明确并简化档案处理步骤，进而提升档案的处理效率。其次，充分利用现代化技术手段，通过电子计算机技术与互联网技术的配合构建自动化档案操作系统，通过指令的下达实现软件的一体化运作，进而提升档案管理质量，保证基础工作的准确率。最后，对档案的归档保存进行细化区分，先按照不同的大类别进行板块分置，再通过编号的形式进行命名，其中编号部分可参照时间顺序，这样不仅更加简明，也便于系统搜索与查询。

（二）加强审查工作力度

档案审查工作是档案利用开展的重要前提条件，而且审查工作非常严苛与全面，在通常情况下，会经过初审、中审和终审三个阶段。初审考察的内容相对而言比较粗框，主要是参照相应的档案开发利用标准，审核档案的覆盖范围、使用性质以及实际内容是否满足利用条件。中审则是针对初审内容进行更细化的审核，并结合利用情况，对档案内容进行适当的取舍，进而确定档案的利用控制范围。而终审是最高决定机关对档案内容进行全方位评估与分析，最终决定与确认档案的具体利用内容与范围。加强审查工作力度应在这三个程序上齐头并进，在初审时可以适当提高参照标准，中审则细化审查内容，考虑的因素更加多元化，而最后的终审阶段应当收集更多的客观信息，在纵向分析的同时，加强横向对比，从而保证档案利用的价值性。

（三）注重监督工作开展

监督管理工作发生在档案利用推进的阶段，在这个时期档案利用的内容与范围基本已经确定，而且开展的工作也是围绕档案利用方案展开的，监督就是考察档案利用的执行情况。根据不同的档案利用目的与利用群体，应开辟多种监督模式，满足档案利用的多元化需求。比如对于档案利用目的，可以采用跟踪式监督模式，从各个利用环节进行实时监督，确保档案利用工作的趋势顺应目的方向发展。而对于利用群体，可以采用甄别监督的形式，对突出或异常的档案利用情况进行控制，并将其压制在档案利用正常发展的范围内。

二、提高档案保密工作水平的有效对策

（一）规范管理制度

在进行档案管理时，本单位档案管理部门应该从实际出发，建立健全档案保密制度，制定一些切实可行的档案管理度，如《档案保密工作制度》、《档案保密人员职责》、《档案资料查借阅制度》、《檔案库房管理制度》等。要想保证档案保密工作的顺利开展，管理部门应该对档案的传阅、使用、归档、销毁等各个环节实行严格的管理，定期和不定期档案保密工作进行检查，发现问题及时提出整改措施。除此之外，还需预设档案管理发展的可能性，对档案管理制度进行附加，并且加点过与各个部分之间沟通和协调，对档案管理制度进行统一化集成化整合，当档案管理机制或档案内容发生变更后，应及时颁布对应的管理行为准则，充分利用管理制度对档案保密工作进行约束。

（二）加强队伍建设

档案保密工作最大的影响因素就是从事档案管理的工作人员，在许多时候档案出现遗失或者信息泄漏都是由于管理人员的主观意识或被动思想引起的。所以，要想增强档案保密工作质量，当务之急就是要加强档案管理队伍的建设。首先，应当提高对档案管理人员的整体要求，在遵循履行相应管理职责的基础上，应当具备职业道德，做到切实维护档案信息，做好档案的保护工作。其次，增强档案管理人员的思想教育工作，为其树立正确积极的档案管理观念。最后，培养管理人员的警惕性，让其更加全面了解档案在开发利用过程中潜在的各种风险。

（三）完善安全监管措施

针对当前档案管理的具体情况，将电子档案与纸质档案这两种主要形式作为研究对象，围绕这两种形式制定相应的安全监管措施。对于电子档案管理而言，在增强档案管理人员监督的同时，还应构建防火墙与软件运行隔断系统，以此达到档案保密的目标。而在纸质档案的安全监管中，可以延续传统的系统覆盖模式，通过实名登记与查询记录的形式，掌握档案的利用动态。

三、结语

综上所述，档案利用与档案保密已经成为档案管理的核心内容。同时，伴随着档案事业的多元化发展，档案利用与档案保密迎来了全新的挑战。档案利用与档案保密进行优化与加强才能深化档案的作用价值，实现社会利益的最大化，延续档案的生命力与作用力，从而推动社会的进步与时代的更迭。

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