论办公自动化系统文件管理功能的缺失与建议

王钦

摘要：办公自动化系统中文件管理功能有着明显重要性，这就应保证办公自动化系统中文件管理功能的合理性，使得办公自动化系统在企业各部门文件管理中的实际作用得以彰显。本文将针对办公自动化系统文件管理加以分析，了解办公自动化系统文件管理功能缺失的原因，据此提出相关建议，保证办公自动化系统技术规范和文件管理功能的完善性和可靠性，实现企业各项信息资源积累和共享的目标，使得办公自动化系统得到合理可靠应用。

关键词：办公自动化系统；文件管理功能；缺失；建议

1办公自动化系统文件管理功能的缺失

1.1管理目标不准

办公自动化系统文件管理前期没有结合各项具体要求规划相关目标，这就影响办公自动化系统功能规划和文件管理现实开展效果的合理性和规范性[1]。无纸化办公要成为现实，改变人们的观念和习惯非常重要。在人们的传统观念中，“白纸黑字”具有一定的权威性，是真实可信的。即要推进办公室自动化系统，又要保留传统纸质文件管理的会签、审批流程，将极大增加企业员工的工作量，进而影响企业员工对使用办公自动化系统的热情。如果缺乏标准合理目标势必会影响办公自动化系统规划和前期准备工作的合理性。企业文件管理工作中的参与人员自身综合素养没有达到规范合理状态，将影响办公自动化系统文件管理功能的健全性和有效性。
1.2管理制度不全

企业各级工作人员对办公自动化系统缺乏正确的认识，缺乏系统健全的管理制度，缺少对人员进行全面的培训。将影响办公自动化系统文件管理功能的完善性和实际工作现实开展的效果，办公自动化系统文件管理功能也会受到约束。
1.3管理模块单一

办公自动化系统文件管理过程中需要保证相应模块的合理性，但是目前办公自动化系统功能模块相对单一，如果不能按照合理要求对具体模块实施完善化处理，不仅影响文件管理功能的可靠性，也会造成企业利用办公自动化系统开展具体工作时出现文件管理功能缺失的现象。此外办公自动化系统中文件管理功能模块之间的协调配合力度低下，各个模块的功能效果和相关信息传输管控力度难以得到保障，继而导致企业文件管理出现问题。而由于管理模块的功能不完整，造成系统要求输入大量的原始数据、信息，增加了企业员工的工作量要加大。由此形成大家都不愿意使用办公自动化系统。
1.4管理技术老旧

对办公自动化系统实施优化架构和文件管理功能优化过程中就会因为地区差异而面临一定限制，这就会对文件管理功能效果和关联技术优化力度产生影响。办公自动化系统投入应用过程中没有结合其中文件管理功能制定完善技术标准，这就会对办公自动化系统文件管理和信息互通互联效果产生不利影响[3]。办公自动化系统文件管理功能优化缺乏准确详细信息支持，影响办公自动化系统效果，文件管理的功能和关联工作实际开展水平难以得到保障。
2完善办公自动化系统文件管理功能的建议
2.1制定办公自动化系统文件管理目标

对办公自动化系统文件管理功能实施完善化处理，需要保证相关目标的合理性，通过标准合理目标为办公自动化系统优化做好前期准备，保证办公自动化系统文件管理功能的完善性和实际开展效果。通过合理目标可以保证办公自动化系统建设小组的完善性，从企业现实管理现状和国家统一部署的角度出发做好相应目标规划，使得企业办公自动化系统及其文件管理功能可以满足当前各项公务良性有效开展要求。对办公自动化系统文件管理功能实施完善处理应根据相关理念的合理性，借助精细化理念对办公自动化系统各项功能做好调整，遵循标准合理目标推进办公自动化系统开发，指导企业办公业务良性有效开展[4]。此外，从结合企业自身的实际需求入手，对管理目标展开优化处理，例如，我公司主要考虑通过办公自动化系统对项目的质量和进度进行实时监控，对文件管理的审批控制节点进行合理设置，以达到突出项目的重点，有利于发现质量和进度偏差，及时制定纠偏措施的管理需求。为企业线上进行质量和进度管控提供保障措施。并且实现不同部门之间数据交换和共享效果得到有效保障，为企业开展有效工作提供准确详细文件支持。
2.2完善办公自动化系统文件管理制度

首先要确认任何制度中，实际执行人的作用空间比较大，而且人员流动性比较大，因此一个好的管理制度能不能达到实际效果，首先还是要看人的执行情况。为了保证制度能够有序运行，即要最大可能减少人员的随意性流动。保证关键工作节点定岗定员，加强人员培训，强化岗位责任制。借助办公自动化系统开展文件管理，需要根据关联功能的作用和实际需求对相关制度进行完善化处理，保证相关制度的合理性和可靠性，为办公自动化系统文件管理功能优化提供合理完善制度支持，使得统一标准和相关规范在办公自动化系统优化和信息资源交换处理中的作用得以彰显。借助标准完善规章制度可以保证企业办公自动化系统统一部署的合理性和可靠性，落实办公自动化系统建设和文件管理功能有效规划的目标。借助完善准确制度可以为优化办公自动化系统技术规范提供有力支持，在考虑办公自动化系统应用需求和信息积累的状况下优化文件管理功能，使得企业各部门可以有效利用办公自动化系统开展文件管理工作。借助办公自动化系统实现信息流转的目标，为企业各部门开展有效工作提供标准合理信息支持，借助标准完善制度改善办公自动化系统文件管理功能缺失的现状。

2.3优化办公自动化系统文件管理模块

对于办公自动化系统来说，其中涉及模块主要有协作办公模块、项目管理模块、文档管理模块和员工权限管理模块这几部分，这就应保证这几个模块的优化处理效果，使得各个模块可以在相互配合的状态下实现文件管理良性开展的目标。对于协作办公模块来说，应在多个终端相互配合下使用，促使总公司借助这一模块对公司文件展开有效审核，保证办公自动化系统文件管理功能的完善性[5]。协作办公模快可以极大的简化传统纸质文件管理的敏繁琐流程。实现文件的在线申请，审批，归档等操作。对于公司和各分支机构和各项目组，专业技术人员对项目进行远程审批、实时监控有极大的帮助。对于项目管理模块来说，主要功能表现为对项目质量和进度展开管理，在项目沟通过程中实现跨部门协作的目标，这就可以为办公自动化系统文件管理功能优化完善提供有力支持。对于文档管理模块来说，主要作用在于对项目电子资料和纸质资料进行存储、分享和管理，加快了文件流转和传阅的速度，具有相应权限的员工可以快速查看和下载资料，提高了沟通效率和工作协同能力。避免纸质文档的丢失和浪费。为办公自动化系统功能优化和文件管理顺利有效开展提供合理参考依据。对于员工权限管理模块来说，主要作用在于不同员工访问权限设置，只有相应的权限人员才能处理和查阅相关的文件，避免信息的泄露和不当使用的风险。从而为办公自动化系统文件管理功能优化提供支持，借此增强不同员工在办公自动化系统优化和文件管理功能完善处理中的参与力度。
2.4创新办公自动化系统文件管理技术

办公自动化系统优化更新和相关功能完善化处理对于管理方式、信息积累和技术创新提出较高要求，这就应在落实各项具体要求情况下采取创新技术对文件管理功能做出优化调整，增强信息化系统和办公自动化系统之间结合力度，在满足经济迅速发展要求的情况下对应用在办公自动化系统文件管理功能完善处理中的技术实施创新处理。结合办公自动化系统应用规范制定统一技术标准，要有前瞻和超前意识，要保证技术的延续性，灵活的扩展性和广泛的适应性，采用开放的系统结构，保证良好的兼容性。充分考虑系统环境适应能力，确保运行稳定和安全可靠。在合理架构支持下实现办公自动化系统文件管理功能与其他功能相互连接的目标，这就可以为企业工作开展和综合管控提供标准化参考依据，从而针对有效弥补办公自动化系统文件管理功能缺失现状，为企业各部门文件管理提供有力支持。
结语

为实现办公自动化系统文件管理功能优化和完善处理的目标，首先要明确企业自身需求，并根据实际需求对办公自动化系统运行模式和文件管理功能进行动态管理，从模块优化和更新技术入手对办公自动化系统文件管理功能缺失问题做出合理调整，对办公自动化系统文件管理功能出现的变化展开有效改进和完善化处理，维持办公自动化系统文件管理功能的长远性和持续性，突出办公自动化系统执行人在具体工作中的作用，使得企业各项工作可以在办公自动化系统支持下得以顺利开展。

参考文献

[1]张晶. 互联网视域下办公自动化系统在卫生管理中的应用[J]. 办公自动化,2023,28(08):12-15.

[2]王世雄. 基于协同管理思想的高校办公自动化系统需求研究[J]. 产业科技创新,2022,4(04):107-110.

[3]曾凌. 事业单位办公自动化系统与档案管理系统优化整合模式研究[J]. 办公室业务,2022,(13):172-174.

[4]刘云龙. 基于Java Web的天津港办公自动化系统的设计与实现[D].天津理工大学,2022.