办公室如何在企业发展中更好的发挥职能作用

王燕

摘要：面对日益变化的新环境,办公室如何更好的适应形势发展的变化,如何在日益竞争的市场经济下生存,是企业面临的重要问题。长期以来,因为办公室不能够准确的定位和认识自身的角色扮演,使得其不能够很好的发挥自身的作用。本文根据长期以来的观察,对如何更好的发挥办公室职能进行了分析。

关键词：办公室；企业发展；职能作用；

前言：办公室相关工作的开展,在一定程度上面临诸多的挑战,在工作开展过程中,发挥工作原则明确指导作用,保障工作开展要符合科学要求,结合企业的实际特点和各项要求,积极探索和落实各项重点工作,提升企业办公室的服务质量和能力。

1办公室在企业中的作用以及任务

1.1企业办公室的作用

办公室作为企业和单位的执行机构,同样也是企业和单位进行决策商议、工作讨论、提供创意的重要部门,办公室的办公效率以及办公质量对企业和单位的发展起到决定性的作用。对办公室内部工作的监督也是促进企业单位进步的必要环节。由于办公室也是对外服务的窗口,会接到群众和顾客的来访和咨询,要求办公人员引导来访者到制定的办公区域进行访谈或咨询。办公室作为一个承上启下的工作部门,是衔接上级领导与顾客群众之间的纽带。这就要求办公室在处理顾客投诉和群众纠纷等时事件当中,缓和矛盾,寻找问题的根源,及时有效的处理问题,给予顾客和群众满意的答复,减少给企业单位带来不必要的损失。企业和单位要对办公室工作内容进行监督,发现办公室在工作中出现的问题,进行指导和调节。

1.2企业办公室的任务

办公室的监督职能是保证办公室内部协调工作的重要手段。企业或单位对办公室的日常办公工作以及办公内部环境全方位的进行监管,有利于办公质量以及办公环境的改善。监督职能在对办公室的管理中起到重要的作用。企业和单位要制定出一整套办公室监督的方针策略,并对办公室内部进行系统的贯彻。其中包括对公共区域、办公桌面以及办公室语言及行为规范的监督。从多方面对办公室进行监督,强化建设良好的办公环境,有利于树立健康的企业和单位形象。也能够在各个办公室的工作中发挥相互协调的作用。在一个企业单位团体中,要将制定的方针政策有效的落实,就要在各个办公室部门内开展督促检查的工作。领导者需要有自己的管理理念,并且有计划的将政策对办公室进行细致的传达和渗透。这就要求领导要加强对办公室的监督力度,认识到办公室监督职能的重要作用。将对办公室的监督工作落实到实处,严厉遏制办公室内不良的办公习惯。设立专门的督办查办部门,定期对各办公室的工作情况以及办公室内的工作环境和氛围进行检查,对出现问题的办公室,根据制定的办公室监督管理细则给予不同程度的批评或处分。要实施办公室责任制,提倡办公室内部的团结统一。各个部门的办公室之间也要相互监督,力争做到自觉维护办公环境,创造积极向上的办公氛围。

2办公室在企业发展中更好的发挥作用的办法

2.1明确定位,强化服务意识

办公室是各部门协调的纽带,也是联结领导和群众的桥梁。办公室人员要清楚自身的职责和办公室的作用,这样才能够更好树立服务意识,明确工作的重难点。办公室是机关信息、服务、指挥中心,承担着传达领导指示、对外交往和后勤服务等工作。办公室必须重视自身服务业务,这样才能使办公室具强劲的生命力。办公室作为领导集团的服务机构,工作要围绕领导意思开展。这要求办公室人员掌握工作规律,变被动为主动,从而提高工作效率。做好主动服务,要制定计划,合理安排,突出工作的重点。办公室人员要发挥主动性,提供合理建议,如实反映情况,为领导提供参考决策,有助于提高服务水平。办公室人员要处理服务和参谋的关系,即办公室人员要把服务工作和为领导出谋划策相结合。办公室是服务阶层,要听从领导的安排,要摆正自己的位置,认识到领导才是公司的决策阶层,这样才能做好为领导服务的工作。办公室人员要学会领悟领导意图,又要敢于提出意见,但是不能超越职权。办公室还要搜集下层对领导的意见和建议,客观地向领导反应情况,做好协调公司各部门的工作的职能。另外还要处理好坚持原则与变通处理的关系。在坚持原则的基础上,处理具体问题,要具体对待,从实际出发,做到协调公司上下层关系的工作。办公室要重视调研研究,做好信息宣传工作，办公室人员要全面反应工作中的问题,打破传统思维,采用调查研究的工作方法,为领导做好参谋的工作。由于办公室日常工作繁多,无法使工作人员有充足的精力进行调研,这样子无法提出切合实际的工作建议。作为办公室人员应该依据市场经济的发展情况,开展多渠道、全方位的调研,从而对工作中的重点和难点进行调研,详细和准确地掌握真实的资料。办公室人员还要以高度的责任心,做好各类信息的筛选和提炼,围绕主题,贴近社会和工作思路,找出具有价值的信息。在分析出问题之后,要及时向领导做好反馈工作,掌握工作的主动权。做好对工作实情的把握,才能提高办公室工作质量,所以要做好调研工作,把调研工作列入日程。调研要做到视点新,研究新情况,解决新问题;调研要深入研究、集中精力,做到找出根源;还要做到拓展调研深度,努力做到广泛了解问题,深度分析问题,提出有效的对策。

2.2加强信息,抓好督查

领导决策的基础和依据是信息,信息对于办公室来说也是十分重要的,它是办公室作为参谋的重要变现,因此,办公室应当将其作为重要工作来抓。首先是理清上级领导的重要指示信息;其次是要掌握基层信息,重点反映群众的热点以及难点来进行上报;再次要掌握本省的信息,掌握本级单位所要工作的信息;最后内外结合,上报总结信息。办公室在提高自身信息质量的同事还要能够紧紧把握住下面几点:一、寻求领导进行决策的规律,抓住主要信息进行反馈,将被动工作变成主动工作。二、提升综合处理信息的能力,将办公室由"收发室"向"加工厂"进行转变。三、将信息与实地调研进行结合,将信息由"资料"向"方案"进行转变。四、加强基础设施建设,促进长远发展,将信息由单渠道向多渠道转变。在抓好上面的工作的同时,还要加强队伍建设,培养出一支能够熟悉办公室上下行情,善于捕捉实时信息,能够无私奉献的骨干队伍。督查作为一项制度,是对领导层的决策落实情况进行督促和监督。我国政府十分重视督查工作。国家领袖江泽民指出:政策的制定只是其中的一小部分,重要的工作是监督执行。按照江总书记的这一要求,监督工作成为办公室的重要任务之一。办公室进行监督时应当做到以下几点:一、适时对监督工作放在首位;二、提醒所有工作人员要具备强的监督意识,抓好落实监督的日常工作;三、建立内部监督管理部门,制定专门的监督人员;四、进行网络监督,各级监督机构应当根据自身情况设立专职人员管理此项事物;五、完善监督制度,建立登记、跟踪、通报和奖罚等相关基本制度。通过以上几方面的完善,并进一步与定期检查、组织联查等形式结合起来,使监督工作落到实处,从而进一步完善办公室的监督管理职能。

结语：办公室工作繁多,复杂,面对这样的情景,我们需要从全局出发,将本级机构的基本工作作为重点,结合企业的重大职能,进行统筹兼顾,努力做到以调研为中心,协调领导指示,监督全体工作人员工作力度。只有这样办公室才能够将自身的工作重点明确,将上下级的信息整合,从而真正发挥出办公室作为"参谋"部门应当发挥的重要作用。

参考文献：

[1]郑重.浅谈如何做好企业办公室工作[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2009（05）.

[2]王倩.新时期企业办公室工作的职能定位与作用[J].胜利油田党校学报，2008（03）.