档案利用与档案保密探讨

骆恩春

摘要：科学技术是一个重大的驱动因素，同时也产生了许多珍贵的档案材料，它们既是对社会发展过程的“印证”，又是对科学技术前进过程的“铺路砖”。大数据环境下的科技档案不仅给科技档案的利用与展示带来了机遇，而且也给档案工作人员在收集、分类、归档、开发利用等方面带来了新的需求。为了保证科学文献的信息资源的保密性和安全性，必须对科学文献信息资源进行充分的保护。在此背景下，科学档案资源的高效、有序和安全利用已成为一个亟待解决的问题。

关键词：档案利用；档案保密；特点

引言

近几年，伴随着科技的快速发展和网络的快速流行，各种行业中的数据都出现了爆炸性的增加和大量的累积，这使得人们的日常生活发生了翻天覆地的变化。大数据技术正是在这种新形势下产生的，学术界对其进行了深入的探讨。大数据技术以其快速计算、高效传输、丰富的可视化功能和强大的存储和分析功能而著称。同时，互联网也改变了我们的生活，影响了我们对社会的理解，是促进产业发展和社会进步的重要动力。与国际先进水平相比，中国的大数据技术虽然刚刚开始，但是在政府层面上已经得到了广泛的关注。档案是一种记载历史、传播文化的载体，开展一次好的档案展，能够将“死档案”转化为“活资料”，使其成为“思想库”。但是，目前我国的档案展示活动还面临着许多问题，例如：互动少，参观者少，展示活动的服务范围小等等。

一、档案利用的特点

（一）提高工作效率

将档案以数字化的方式存储在电脑中，从最初的接收到最终的检索使用，与传统的纸质检索相比，电子化的检索更为方便，而且管理人员还可以在任何时候对档案进行调取、迁移以及整理归纳。截至2022年，该研究所已经将文书类、经营类等档案数字化扫描上传挂接到档案管理系统中，从而达到了对这些门类档案进行在线电子借阅的目的，从而降低了档案工作人员的工作量，同时也给员工进行查询借阅带来了方便，从而提升了档案管理工作的效率。它记载着一段历史，承载着一种文化。开展书画展，是我国档案馆开展书画工作的一个重大措施，通过书画，使馆内“死档案”变为“活资料”。

（二）对纸质档案进行有效的保密

高校图书馆的文献资料搜集、整理、鉴定、保存、统计、检索、利用和编辑研究是文献资料工作的基础。在对档案进行管理的时候，纸张版本的档案难免会被重复和重复利用，因为它的特殊的材料，很可能会因为时间的流逝，导致档案被污染，甚至是因为文字的模糊不清，难以识别，这就势必会导致档案的内容因为物质的自然衰老而发生扭曲，进而在某种意义上失去了档案信息的正确性。所以，使用数字化的档案，可以从根本上保证档案的正确性，将某些有价值的档案，在经过数字化之后，输入到瀚海档案管理系统，可以更好地进行保存，增强其收藏价值。在实现数字档案工作中，可以对纸质档案中的信息进行高效的备份，并建立相应的拷贝，以便在不同的地点保存和利用，从而实现对纸质档案的重复利用。其次，在数字化过程中，利用现代化的资讯科技，将档案资料最大限度地保存下来，使档案资料的真伪与完整得到最大限度地保存。

（三）提高档案的使用效率

伴随着档案数据量的持续增长和多元化，员工检索信息变得非常困难，如果仅仅依赖于纸面上的资料，工作效率也大打折扣。对海量的数据信息进行采集，并对其进行分类、总结，从而查找出有效的信息，这对于数字化档案的利用工作，也是一个巨大的考验。目前，我所采用的是瀚海文库管理系统，通过下载扫描档案，进行电子化检索，使我所做的工作更加方便，高效，快捷。档案能够及时归档、快速整理和快速利用，能够准确地反映当前档案状态，而且用户不受时间和空间限制，大大提高了档案利用的效率。

二、档案的保密性

（一）加强技术管理，确保科学文献资料的安全性

在大数据的环境下，大量的科学技术档案必须被储存在数据库的软件和共享的平台中，以达到科学技术档案的最大价值。目前，国家十分重视科技创新成果共享，并建立了区域性科技创新联盟，在科技创新联盟的支持下，更多的开放共享平台成为档案数据存在的主要载体。一方面，由于信息资源的不断丰富和开放，所生成的信息资源的数量不断增加；有利于不同产业、不同类型的科技创新进行融合，从而产生新的科技创新；同时，也要积极引入现代化的信息技术，以有效的方式来处理在开放共享平台上的科技档案的泄露，从而提高了科技档案的管理水平。

（二）构建高素质的人才团队，推动科学技术档案工作的发展

在我国的特殊历史条件下，科学技术在我国进入了一个新的历史阶段，越来越受到人们的关注，科学技术在我国的发展中起着举足轻重的作用。与此相对应的，对科技档案的工作也提出了更高的要求，这就需要档案管理机构把科技档案工作当作是档案工作的一个主要内容，主动以科技档案信息为中心，对科技档案的管理体制进行改革，强化对科技档案的人力资源的培养，对科技档案的信息化工作予以充分的重视，制定出一套具体的体制和配套的计划，从而使科技档案工作更加专业。建设一支高素质的专业技术人员队伍，是实现我国科学研究和技术进步的重要途径。在这一工作中，一是要对目前我国高校科技档案工作中存在的实际问题有足够的了解。

（三）提高技术档案的管理水平，改进技术档案的保密工作

对关键的科技档案进行全程的保密，这样就可以有效地保证科学技术的信息安全。在具体的执行过程中，要根据科技档案的特点，建立起一种更加科学、更加合理的技术档案的保密程序，以技术档案信息的收集、归档、整理、开发、利用、服务为核心，形成一套完善的技术档案的保密程序。降低技术档案的访问数量，保障技术档案的安全性。此外，还应成立一个特别的监管部门，全面地监管档案管理部门科技档案的保密工作，采用定期的检查和随机的方法，对档案管理部门科技档案的开发、管理、共享等各个过程展开监督，并对所出现的问题进行及时的提示，对可以马上补救的错误要及时改正。对于无法处理好的档案，要与有关部门协商，制定相应的处理办法，以保证档案的信息安全。

结语

最近几年，国家档案局对档案资源的开放使用工作有了很好的反映，大部分的档案馆都在使用自己的馆藏资料，以不同的形式举办了各种规模的档案展示活动，这极大地提高了人民群众的精神和文化生活。部分地方经济比较先进的档案馆利用自己的优势，利用高技术，开展了一系列高质量的展示活动，比如上海市档案馆和广东省档案馆，这些都成为全国档案馆展示活动的典范。然而，从整个国家的档案展览状况来看，仍然存在一些问题，比如：对展览的关注度不高，水平参差不齐，互动性不够，档案数据采集缺乏标准，创新性不足，对档案自身的保护工作还需要进一步强化，而其服务覆盖面还不够广泛，因此，整体的展示效果还不尽如人意，还需要进一步提高。如果将大数据技术运用到档案展示工作中，将会使档案馆能够方便高效地从海量的档案数据中抽取与各项工作有关的信息，并利用强大的挖掘和分析能力来进行处理，从而解决工作中遇到的问题和困难。

参考文献

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