新时期提升办公室工作水平的对策

于英俊 刘洋 马婧

摘要：办公室作为综合管理部门，担负着行政综合管理的重要任务，是一个企业信息、参谋和后勤的保障基地，必须积极适应企业改革发展的新形势，不断提高整体工作水平。针对石油企业办公室存在的问题，本文探讨了提高办公室管理水平和工作效能的对策，以适应新形势下油田企业快速发展的需求。

关键词：办公室  职能  问题  思考

办公室作为企业的“窗口”与“门面”，处于承上启下、协调左右、沟通内外的中枢位置，是各级信息的“处理中心”，更是领导决策的参谋助手。当前石油企业改革发展面临新的挑战和考验，企业经营理念、管理模式都在发生新的变化。围绕生产经营中心，把握方针政策，当好参谋助手，推进改革创新，成为新时期企业办公室工作的必然要求。

1. 办公室的基本职能

1.1 服务保障

为领导服务、为机关服务、为基层单位服务是办公室的基本职能。办公室工作就要紧紧围绕生产经营中心，服务发展，促进发展。善于做传情达意的“传话筒”，把上级精神传达到基层，把基层的问题向领导反映，实现上下信息的畅通。

1.2 综合协调

协调领导关系、协调上下级关系、协调部门间的关系是办公室的重要职能。作为企业信息交换的“中枢”，积极主动协调好各方关系，杜绝推诿扯皮现象发生，有助于帮助企业提高工作效能。

1.3 参谋助手

事前进行深入细致的调查研究，为领导决策提供第一手资料是办公室工作的关键。办公室必须深入领会政策，增强主动性与预见性，为领导出主意、想办法，使领导在比较和选择的基础上做出科学合理的决策。

1.4 督查督办

督查督办是领导政策得到有效落实的重要保证，更是办公室工作的重要内容。办公室必须不断提高督查督办工作的实效性，及时监督检查工作落实情况，协调解决工作中存在的问题，确保领导决策落得快、落得准、落得实。

2. 办公室工作存在的问题

2.1 整体素质仍需提升

办公室在企业运行中有举足轻重的地位，办公室工作人员必须具备过硬的政治素质和熟练的业务能力。但是，由于石油企业的特殊性，办公室工作人员多是从一线选调，未受过文秘专业科班教育，专业素养不高，又难有系统培训的机会，在一定程度上影响工效率。

2.2 深层次服务意识不强

作为一个综合协调部门，办公室工作范围广、内容多，纷繁复杂，整日忙碌于繁琐的事务性工作，反而忽视了对深层次信息的挖掘与收集，弱化了检查督办职能，对事物深层次了解不够，容易导致工作中找不到重点、产生迷茫。

2.3 制度化水平不高

办公室事务性、临时性工作多，复杂琐碎，临时性工作主要依靠办公室主任的指挥和员工的个人能力。一旦遇到突发情况，办公室主任很难做到面面俱到，容易出现纰漏。缺乏程式化的制度流程，更不利于办公室整体水平的提升。

3. 提升办公室工作水平的思考

3.1  立足岗位、博学多思，增强素质能力

3.1.1 忠诚坚定，提高政治素质

办公室岗位特殊，职责特别，必须把牢政治方向，严守政治纪律，持续不断加强政治理论学习，提升政治素养，时时刻刻做好政治坚定。要坚定不移的执行党和国家大政方针，认认真真落实上级要求部署，将理论与实践相统一，不断提高理论政策水平和辩证思维能力。

3.1.2 加强学习，提高业务能力

办公室涉及的业务知识广，工作范围宽，这就要求工作人员在专业上既要有广度又要有宽度。要进一步增强办公室人员学习的主动性和自觉性，形成浓厚的学习氛围，真正把学习当成一种工作、一项责任。要鼓励办公室工作人员多参加学习、交流、讨论活动，鼓励其经常与外界沟通学习，在工作实践与业务培训中不断提高办公室人员业务能力。

3.1.3 服务全局，提高综合素质

务实肯干是办公室人员的基本素质，要发扬无私奉献的精神，做到脑勤、眼勤、手勤、腿勤、嘴勤，将采油厂及各单位的工作职责、任务了然于胸，积极妥善解决好日常各项工作。要善于把握事情轻重缓急，掌握协调的艺术和方法，积极协调处理各方面的矛盾，处理好各方面的关系，努力实现政令畅通，确保工作正常运转。

3.2  完善制度、狠抓落实，促进合规管理

3.2.1梳理业务，完善工作流程

办公室工作庞杂、业务繁多，推动工作更多的依赖于部门负责人。要持续提升能力水平，关键要捋顺工作流程，建立健全制度体系。要对办公室日常工作进行梳理，收集、整理常见工作，并汇总列表，明确办文、办事、办会、接待、维稳等工作流程，并标出处理过程中的注意事项。采取“管理制度——考核制度——奖惩制度”的模式，创建“三位一体”的考核办法，同时，督促工作人员按照程式化的表格，推进各项工作。

3.2.2 明确职责，提升工作效率

结合工作需要，按照“严细、实用”的原则，梳理每个人的业务工作，明确业务流程，对每个人进行合理分工，把各项工作程序化、精细化、规范化，明确每个人的管理职责，明确办事的先后次序、具体步骤，使每个人都能知道自己应该干什么。同时，要做到分工不分家，遇到突发状况，要齐心协力，互相帮促，确保日常各项事务能够稳步推进。

3.2.3 以人为本，增强队伍凝聚力

强化以人为本，善于挖掘每个人的潜力，办公室主任将工作交办给员工，鼓励员工自己制定工作计划、排定实施方案。利用部门内部会议等机会，组织大家讨论方案，制定修改思路，让每一个人的能力都能得到锻炼与提升。而办公室主任只需按照工作安排，及时督促员工做好工作落实，既有助于提高办公室整体工作水平，又能够有效推进各项工作。

3.3  强化工作、精益求精，提升工作效率

3.3.1 着力提高谋划能力

服务决策是办公室工作的重中之重，也是集中体现工作水平的高端服务。要围绕油气生产重点工作，及时收集汇总重要信息，深入基层调查研究，深入实际摸清实情，全面、及时、准确收集基层苗头性、倾向性、预测性信息。要用朴实简洁的语言，辩证分析油气生产、投资成本、队伍管理等各方面存在的问题，多提推进发展、服务基层的好建议。要围绕石油企业特点，努力扩大信息来源，及时了解兄弟单位的变化与动态，真正发挥好智囊团、参谋库的作用。

3.3.2 着力提高办事能力

办公室工作多而杂，工作人员必须有很强的办事能力。要会协调，有战略眼光和大局意识，该牵头抓的要坚决抓到位，该配合抓的要充分调动各部门的积极性。既坚持原则又谦虚谨慎。要加强办公室同上级部门、相关科室及基层单位的联系沟通，及时汇聚各方面信息，确保协调工作能够游刃有余；要能督办，抓住关键所在，增强工作的预见性，创新督办方式，探索检查与督查相结合的方式，不断提升督办效果；要善表达，说话内容条理要清晰，张弛有度，对经手的每项工作一定要问明白，问准确，传达清楚，汇报清楚。

3.3.3 着力提高创新能力

面对企业发展改革的大形势，要坚决摒弃落后思想，变习惯性思维为超前性思维，适应油田不断变化发展的新形势，把每一个问题想得早一点、全一点，实现参谋服务工作的创造性、超前性。要善于捕捉问题、把握问题、剖析问题，积极拓展思维广度、挖掘思维深度，冲破思维定式，不断改进工作方法，提高服务质量，利用新手段，提出新思路，解决新问题。要快速接受新精神、领会新经验、引进新做法，把别人好的经验转化成自己的工作思路，做到每一项工作走一步想三步，确保件件工作有计划、有落实，努力让领导满意、让同级满意、让员工满意。

1