事业单位档案管理优化之策

王晓波

摘要：我国迈入信息技术快速发展的新时代，档案管理工作成为每个事业单位一项重要的、不可或缺的基础性工作。事业单位的档案主要产生于所属的业务部门，承载了事业单位的成长与发展轨迹。为保障档案管理工作能够有效并持续稳定发展，事业单位理应优化该项工作，提高档案精准服务水平。

关键词：事业单位；档案；管理；优化

引言

在事业单位档案管理深化转型的背景下，不仅需要发挥档案管理在服务领域的积极作用，更要建立完善的档案信息资源质量保障体系，切实提高档案的精准性，降低档案信息使用风险，提高档案服务工作的效率。

1新时代事业单位档案管理创新的重要意义

事业单位加快档案管理工作改革，有助于提升档案服务水平，构建智能化、多元化、个性化档案服务体系，在减轻档案员常规工作压力同时，满足用户档案信息的使用需求，彰显事业单位的公益属性，适应时代要求的同时加快事业单位自身发展建设。转变固有的档案服务方式方法，可以形成良好的档案文化氛围，发挥档案在事业单位改革建设中的基础性支持作用。事业单位加快信息技术的引进，可以提高档案管理与服务的整体性，实现各方面数据的交互融通，构建了更完善的档案管理体系。

2事业单位档案管理优化之策

2.1坚持“以我为主”思想，重点突出主体地位

从档案管理规范化标准化的目的来看，提升档案管理工作质量、效率，保护档案文件资金的完整性、真实性、可用性，同时提高档案查阅、利用的便捷性，规范化标准化具有多目标性。为了实现以上目标，在规范化标准化中可着重强调“以我为主”思想，体现事业单位在档案管理工作中的主体地位与主体作用，突显档案的内容特色。一是以全宗为基础，准确划分归档范围与档案保管期限，保持档案之间的有机联系，优化档案结构，实现档案管理的化繁为简；二是提升档案管理工作的时效性，在事业单位工作活动及文件资料完成现行的任务后，及时收集所有相关的文件资料，并整理归档，有效防范文件资料的丢失问题。针对没有完成现行阶段文件任务的，无需收集归档，建立良好的立卷归档工作秩序；三是按照以我为主的档案管理原则及思想的要求，以完整齐全归档为导向，准确合理的界定事业单位文件材料的归档价值，准确地识别具有保护、利用价值的文件资料，明确管理工作的重点，以保证管理工作的有的放矢。

2.2优化档案信息化管理制度

事业单位要围绕档案资源的服务利用这一中心开展档案信息化建设工作，并围绕这一目标加快优化与改进现有的档案管理制度。第一，可成立档案信息化建设工作小组，制定专门的工作程序，并划分好各自的职责，确保档案信息化管理工作的有序推进。第二，围绕单位自身情况对现有档案管理制度加以补充与改进，为档案信息化建设提供可靠的制度保障。第三，要将档案信息化管理的相关标准加以明确，确保工作程序更加规范。要推出更有针对性的管理标准机制，将相关资源有机整合，使档案资源得到更好地保管与利用。针对不同需要将电子档案的管理架构、存储格式以及对应技术加以分析整理，改进现行的管理流程，确保档案存储与移交的同步性。第四，加大监督力度，严格问责。监管是否有力直接决定了信息化建设推进的效果好坏。事业单位领导应给予严厉的监督与管理，做好相关协调组织工作，进一步提升档案管理的安全性与利用率。针对发现的漏洞与问题要及时指出，并要求相关部门与人员限期整改。

2.3优化档案专职与兼职人员的融合

目前，事业单位的档案管理大部分是由专职、兼职人员共同负责的。要明确专职档案管理人员的作用，发挥专职档案管理人员在统筹、协调、指导、示范方面的作用。为充分发挥兼职档案工作者的最基层作用，要做到措施到位：一是人员到位。准确掌握兼职档案人员变动情况的特点，向领导反映，及时补缺，保障档案工作体系的完整性。二是业务培训到位。组织兼职档案人员要积极参加上级档案馆举办的各类档案业务培训活动，强化档案管理意识和依法利用意识，发挥积极作用。三是指导监督到位。要加强对各部门兼职档案人员的指导监督，指导兼职档案人员掌握档案预立卷工作方法，从源头上确保档案归档的完整性、规范性和准确性。四是交流学习到位。要组织兼职档案人员到机关、企业等档案管理成绩突出单位开展实地交流和学习，找出差距，改进工作。五是工作制度到位。要定期召开档案工作例会，组织专、兼职档案人员就工作中遇到问题开展讨论，分析问题，寻找对策，促进工作。

2.4提高档案信息化水平

未来的事业单位档案管理质量保障工作更多地依靠计算机来代替人工操作，强调以智能化、超前化、科学化和规范化的方式提高档案质量保障的整体水平。为此，事业单位应当大力完善档案管理软硬件，重视开展档案质量保障技术，基于技术升级解决档案管理的具体问题。首先，大力申请专项资金用于档案管理软硬件的升级工作，持续性进行技术设备更新，保证以持续的技术装备更新来支持档案管理在复杂环境下的运转。其次，加强相关单位档案技术建设交流，积极参与本行业或主管局主持开展的档案技术交流活动，或由兄弟单位共同开发用于档案信息交流的信息共享软件平台等，基于技术合力攻克事业单位档案质量保障存在的问题。再次，在档案信息共享服务需求日益增加的背景下，不仅要由事业单位自身主导进行档案质量保障体系建设工作，还要广泛征求服务对象或相关单位的意见建议，从推动事业单位档案信息高效共享的角度找准档案管理质量保障升级的技术改革要求，确定具体的技术升级课题，以切实提高档案质量保障的有效性。最后，积极进行安全技术的研究和开发工作，探索构建自动化档案管理技术更新及完善升级机制，把档案信息安全作为又一重点，积极提出复杂档案信息交互环境下的档案质量保障任务，解决档案质量保障过程中存在的风险隐患。

2.5构建自动化服务平台

为了提高事业单位档案管理工作的效率，发挥各种档案信息资源的实用价值，减少档案服务与利用中的成本，满足用户智慧化和个性化的档案获得需求，把工作的重心放在建立档案服务平台上。例如，建立具有大数据、云存储特征的数字化档案服务平台，加强现有档案管理平台的保密工作，重点弥补现有档案服务平台的漏洞，以智慧化的档案服务和统一的标准进行档案管理，满足文本、数据、图片和视频档案信息的交互需求等。为了提高事业单位档案共享平台的实用性，还要保证该平台预留更多接口，实现与兄弟单位档案数据的共享交流。该平台还需满足用户的多元化访问需求，并针对用户的需求进行个性化的档案编研，提高档案信息的利用率，达到提升档案服务整体水平的管理创新目标。该平台应当基于统一数据技术架构，丰富功能模块，满足人机交互需求，及时提供实时化、个性化和多元化档案供给，发挥平台的一站式服务作用。

结语

综上所述，本文从大数据的视角出发，探讨了如何在事业单位利用大数据技术提高档案管理效率的策略分析。大数据技术可以为事业单位档案管理提供更加精细、高效的管理手段，实现档案信息化和数字化管理，提高档案管理的效率和可靠性。在具体实践中，还需要不断总结和分析，不断提高档案管理的质量和效率。

参考文献

[1]施林林.大数据视域下提升事业单位档案管理效率的策略分析[J].中国新通信，2023，25（03）：65-67.

[2]李凤荣.浅谈大数据背景下机关事业单位档案管理效率的提升策略[J].黑龙江档案，2022（05）：56-58.