档案信息资源共享新机制建设研究

于婷1  崔驰2  王丽丽3  郭鸿廷 4   孟凡磊 5

一、档案信息资源共享的意义

人们越来越深刻地认识到信息正在成为人类经济活动、社会活动的一种战略资源，社会信息化在更大程度上满足了人们获取信息的愿望，提高了人们对信息的利用率，加深了对社会和自然的探索力度，从而在更大程度上促进了社会的全面发展。在大力推进国民经济和社会信息化、实现信息资源社会共享、促进社会进步与发展的历史进程中，档案资源的社会需求已开始呈现出诸多新的特点，档案资源正在发挥其独特的、无可替代的作用。档案信息资源共享的定义目前已有人提出，具有代表性的有以下两种：档案信息资源共享是信息技术与现代管理体制的融合，其本质是以网络为工具，以用户为中心，以利用为灵魂，以开发档案信息资源为公众提供实用的信息服务为目的档案管理模式。

目前，不少欧美国家在档案资源社会共享的问题上已取得了一定的进展。概言之，其档案资源社会共享是在优化传统档案服务工作的基础上依托网络来展开和实现的。例如，美国是世界上第一个通过档案信息网络实现档案资源共享的国家，美国档案与文件署（NARA）在1990年代组织建成了档案信息导航系统（NAIL）。

二、我国在档案信息资源共享方面的现状

随着社会信息化的不断发展，政务信息环境的形成，档案信息化建设的不断推进，国家相关法律规定的出台，数字化、网络化、传输方式等现代信息技术条件的逐步成熟，档案的信息资源属性与共享原则的适应等，使档案信息资源共享具备了基本的条件。

（一）社会基础

随着信息技术的高速发展，全球性计算机互联网热潮冲击着整个世界，人类社会正步入一个利用计算机和网络技术的信息化全新时代。信息时代是信息充分共享的时代，只有通过共享，信息这一战略资源才能得到最大限度的开发和利用。信息资源共享已成知识经济时代的基本要求。因此，实现档案信息资源在最大范围内的充分共享，成为当前信息环境下档案利用的新趋势。

（二）思想基础

社会公众信息知情权的日益觉醒。随着当代宪法理论上公民知情权原则与表达自由原则的进一步发展，政府信息公开已成为确保这两个原则得以实现的一项公开制度。公众迫切的需要大量的档案信息作为工作、学习、生活及各项活动的参考依据和凭证。作为政府公众服务机构之一的档案馆，面对众多的档案利用需求，有义务也有必要通过档案网站、电子出版物等平案室还保存有1.7亿卷（件）档案。

（三）馆藏基础

丰富的档案馆藏是档案资源社会共享的物质保障。我国档案数量众多，到2005年底，3070个各级国家档案馆中就保存有1.9亿卷（件）档案；20192个各级各类档案室还保存有1.7亿卷（件）档案。

（四）技术基础

随着国家网络基础设施的不断改善以及数字化技术、数据库技术、网络通讯技术、多媒体和超文本等技术的发展，为数据库的数据采集、异地查询和文献传递等提供了强有力的技术支持，克服了由于地域隔绝而导致的档案信息资源共享的时空障碍。

三、档案信息资源共享存在的问题

档案信息资源共享的组织管理方面，统一组织管理不够完善。地方县级以上各级档案行政管理部门在同级人民政府的领导下，主管本行政区域内的档案事业，对本行政区域内的档案工作实行监督和指导。但在实际管理过程中，由于区域差别大，经济发展不平衡等原因，统一领导更多的体现为一种宏观业务指导，不具有强制性。致使各个档案馆之间难以相互合作，在档案信息化建设中存在着重复建设、信息孤岛等现象，造成系统间资源布局不合理、难以共享。

档案信息资源共享的标准建立方面，标准体系比较混乱。档案资源共享的标准体系主要包括四个方面：一是总体标准，它主要包括档案资源共享的总体框架、术语标准和其他综合标准；二是技术标准，主要包括网络基础设施标准、数据库建设标准（如数字对象标识、通信标准、字符集标准、置标语言标准、元数据、对象数据等）、档案信息安全标准等。

档案信息资源共享的网络基础设施方面，网络建设薄弱。互联互通的信息网络是电子政务环境下档案信息资源共享的基础条件，离开了网络，共享就无从谈起。具体来讲，其所需的网络主要包括两个部分，一个是档案管理机构内部的计算机网，一个是外部的高速宽带公共通信网络。对于外部高速公共通信网络，我国已具相当规模，但对于档案馆内部的计算机网络（局域网），目前情况并不乐观，就全国范围来看，真正建立了内部局域网的档案馆为数还不多，特别是大量市县一级的档案馆，由于经费等多方面的原因，建网工作进展十分缓慢。

四、国外档案信息资源共享的特点和启示

统一规划和管理。与国外相比较，受我国“档案工作实行统一领导、分级管理的原则”和“各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划”的影响，我国政府对档案信息资源的开发缺乏强有力的整体的规划和投入，这也正是我国档案信息资源共享迟迟不能启动的原因所在。因此，在我国条块分割、各自为政，信息资源布局不平衡的状况下搞档案信息资源建设更离不开政府的大力支持。

五、研究构建我国优质档案信息资源共享新机制

为了保证档案息资源共享建设的顺利实施，将着眼于资源整合、技术应用、信息服务“三大模块”的建设来设计实施方案。这“三大模块”的建设彼此不是相互独立的，事实上在每一模块的实施中，都涉及到其他两个模块的建设。

（一）资源整合-面向资源的实施策略。加快档案馆原始档案信息资源的数字转换进程和电子档案的积累，保证可传输的数字档案信息资源数量，并不断补充、更新和完善是满足社会各界广泛利用需求、实现档案信息资源共享的基础环节。另外，从档案信息资源的布局来看，我国档案信息资源是按行政区域分级进行收集和保管的，具有分散性的特点。我国目前这种档案信息资源的分布状况，严重影响了它的综合利用和系统开发，因此有必要对其进行逻辑整合。

（二）技术应用-面向技术的实施策略。现代信息技术是档案信息资源共享实施过程中的催化剂，可以成倍地提高档案资源共享建设的进程和效率。所以，在档案信息资源共享的过程中，新技术运用是档案信息资源共享建设不可缺少的，并贯穿档案信息资源共享建设的全过程。在档案信息资源共享的过程中，要创造性地应用现代化信息技术。同时，共享技术基础设计要坚持国际标准和国家标准，保证全面的兼容与规范化，兼顾当前需要和长远发展，为未来发展预留空间。

（三）信息服务-面向用户的实施策略。档案信息资源共享建设的最终目的是为公众提供实用的档案信息服务。随着档案信息资源共享建设实践的逐步深入开展，档案信息服务将成为共享建设的关键和重点。在档案信息资源共享环境下，要向社会公众全方位地提供便捷、有效的档案信息服务，需要建立一个良好的档案信息服务系统，同时转变档案信息服务方式，要从传统的服务模式走向网络平台。